Information Builders: Die vier größten Fehler beim Einsatz von BI-Tools

Business-Intelligence (BI)-Software entstand als Antwort auf das Bedürfnis nach genauer und zeitnaher Information zur Unterstützung fundierter Geschäftsentscheidungen. Die Ursprünge von BI gehen zurück auf COBOL-basierte Berichte in den 70er und 80er Jahren. Bei COBOL waren die Anwender auf die IT-Abteilung angewiesen, die manchmal Monate benötigte, um einzelne Reports zu erstellen. Bei den heutigen Lösungen wird davon ausgegangen, dass die Anwender in den Fachabteilungen selbst die Reports erstellen und anpassen können. Richtig ist: BI-Tools und -Anwendungen haben großes Potenzial, um Unternehmen zu helfen, schnell auf entscheidungsrelevante Informationen zugreifen zu können. Aber wie bei jeder Technologie spielen die Implementierung, das Rollout und die Art der Nutzung die entscheidende Rolle für den Erfolg. Auch wenn es spürbare Fortschritte gibt, haben noch immer viele Unternehmen den Eindruck, dass ihre Informations- und Reporting-Anforderungen nicht erfüllt werden. Wenn man die mittelmäßigen Ergebnisse oder sogar Misserfolge bei der Implementierung von BI-Tools im Verlauf der Jahre betrachtet, zeigen sich immer wieder die gleichen Fehler. Die vier größten Irrtümer auf einen Blick und wie sie sich vermeiden lassen: 1. Der durchschnittliche Fachanwender hat das Know-how und die Zeit, BI-Tools zu verwenden: BI-Tools bieten zwar die Möglichkeit, Informationen zugänglich und verwertbar zu machen, sind aber für die Mehrzahl der Fachanwender einfach zu komplex. Auch wenn die Benutzeroberfläche einfach gestaltet ist, kommt die Komplexität von der Datenseite. Selbst ein einfaches Data Warehouse hat oft eine große Zahl von Spalten mit Daten. „Wo fange ich an?“ ist häufig die erste Frage, gefolgt von „ich habe dafür keine Zeit“ bis „ich gebe auf“. Die Lösung: Fachanwender benötigen keine BI-Tools, sondern BI-Applikationen. Sie sind auf sofort verfügbare, weiter verwendbare Informationen angewiesen, die fundierte Entscheidungen unterstützen. Gefragt sind Lösungen für ein bestimmtes Einsatzgebiet oder konkrete Geschäftsprozesse. Eine BI-Anwendung nutzt Technologien zur Reporterstellung und enthält Funktionen, um Informationen für Fachanwender einfach zugänglich zu machen. 2. Excel wird zur BI-Standardplattform: Zweifelsohne zählt Excel zu den am häufigsten verwendeten BI-Tools. Dabei war es nie als BI-Tool gedacht. Viele der Daten in Excel-Tabellen sind durch manuelle, fehleranfällige Prozesse entstanden. Die individuelle Nutzung von Excel hat gravierende Auswirkungen auf die Qualität und Konsistenz der Daten; die Folgen sind inkonsistente Datensets, was bei BI nie der Fall sein darf. BI-Anwendungen sollten nur Daten aus zuverlässigen, vertrauenswürdigen Quellen nutzen. Die Lösung: Anwender lassen sich kaum davon abhalten, Excel einzusetzen. Eine Möglichkeit, die durch Excel verursachten Fehler zu begrenzen, besteht darin, Excel zu einem BI-Viewer zu machen. Werden exakte, vorformatierte und vorberechnete Daten in Excel-Anwendungen importiert, hat der Benutzer nur wenig oder keine Arbeit, um die Ergebnisse zu erhalten, die er benötigt. Geht dies automatisch, bleiben die Daten beispielsweise in einem ERP-System oder einer Datenbank und werden nur auf Anforderung in Excel eingefügt. 3. Ein Data Warehouse erfüllt alle Informationszugriffs- und Lieferungsanforderungen: Dies ist ein weit verbreiteter Mythos. Fakt ist: Nicht alle BI-Anwendungen benötigen ein Data Warehouse. Vielen BI-Applikationen ist besser mit Integrations- und Portaltechnologie gedient, die es ermöglicht, dass Daten dort bleiben, wo sie aktuell sind, und bei Bedarf abgefragt werden. Leider bewerten viele Unternehmen nicht im Voraus, ob ein Data Warehouse die richtige Lösung im Einzelfall ist. Die Lösung: Entscheidend ist es, zunächst einmal die am besten geeignete Datenzugriffsmethode für bestimmte Anforderungen zu identifizieren; nur wer alle Optionen kennt, kann sich für die richtige entscheiden. Am Anfang steht, den Integrationsbedarf und die Datenintegrationsoptionen zu bewerten, um zu sehen, was am besten passt. Denn es gibt viele Varianten, um Daten aus den unterschiedlichsten Quellen in eine BI-Applikation zu integrieren. Jede Business-Anforderung und jeder Geschäftsprozess sollte analysiert werden, um festzustellen, ob ein Data Warehouse oder der native Zugriff auf die verschiedenen Datenquellen die passende Variante ist. 4. Es wurde ein BI-Tool ohne einen konkreten geschäftlichen Bedarf angeschafft: Oft wurden in der Vergangenheit Produkte nach dem Motto angeschafft, „wir brauchen es, weil der Wettbewerber es auch hat“. Diese Herangehensweise ist bei vielen BI-Projekten Grund für das Scheitern. Es wurde etwas angeschafft, um es testen zu können, in einem Pilotprojekt zu installieren oder die Software liegt sogar noch verpackt im Schrank. Unter dem Strich sind erhebliche Ausgaben ohne greifbaren Nutzen angefallen. Die Lösung: Bei der Auswahl einer BI-Lösung sollte am Anfang die Identifizierung eines Projekts stehen, das ein spezifisches Problem durch zeitnahen Zugriff auf Informationen im richtigen Kontext löst. „Ein Problem lösen“ bedeutet, dass die Informationen einen langsamen Vorgang beschleunigen, einen Engpass beseitigen, die Kosten der Geschäftstätigkeit verringern oder sogar eine neue Einnahmequelle werden. „Fehler, die andere begangen haben, und schlechte Beispiele zeigen, wie man es nicht machen sollte. Wer dies berücksichtigt, hat bereits einen wichtigen Lernerfolg erzielt“, sagt Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders in Eschborn. „Einer der zentralen Punkte: Die Fachanwender müssen so früh wie möglich in den Auswahlprozess einbezogen werden, um sicherzustellen, dass eine Lösung implementiert wird, die von den Benutzern auch akzeptiert wird. Was hier unter anderem zählt, sind ein rascher Zugriff auf die benötigten Daten, komfortable Auswertungsmöglichkeiten und eine übersichtliche Darstellung der Ergebnisse.“ Weitere Informationen zu Business-Intelligence-Lösungen finden sich unter: http://www.informationbuilders.de/produkte/whitepapers.html. Diese Presseinformation kann unter www.pr-com.de abgerufen werden. Über Information Builders Information Builders ist einer der weltweit führenden Anbieter von Business-Intelligence (BI)-Lösungen und spielt seit über 30 Jahren eine technologisch herausragende Rolle. Die webbasierte BI-Plattform WebFOCUS zählt weltweit zu den am häufigsten verwendeten BI-Lösungen. Passend dazu bietet iWay Software fertige Integrationskomponenten, die alle SOA-Anforderungen erfüllen. Als einziger Anbieter verknüpft Information Builders BI- und Integrationstechnologien. Mit Hauptsitz in New York, 47 internationalen Niederlassungen sowie 26 Distributoren beschäftigt das Unternehmen rund 1.400 Mitarbeiter und kooperiert mit mehr als 350 Geschäftspartnern. Weitere Informationen: www.informationbuilders.de. Weitere Informationen: Anja Griebel Information Builders Marketing Manager Germany & Switzerland Frankfurter Straße 92 D-65760 Eschborn Tel. +49-6196-77576-30 Fax +49-6196-77576-66 anja_griebel@informationbuilders.com www.informationbuilders.de Susanne Koerber PR-COM GmbH Account Manager Nußbaumstraße 12 D-80336 München Tel. +49-89-59997-758 Fax +49-89-59997-999 susanne.koerber@pr-com.de www.pr-com.de