ortmund/Bielefeld, den 10. September 2009 - Controlling-Aufgaben werden von einer großen Mehrheit im Mittelstand dem Rechnungswesen zugeordnet, nur eine Minderheit verfügt über eine eigene Controlling-Abteilung. Eine Umsetzung entsprechender IT-Systeme scheitert aber in der Praxis meist am Personalmangel, den Kosten für Anschaffung und Betrieb sowie der fehlenden Integration der eingesetzten Softwaremodule. Das sind wesentliche Ergebnisse einer gemeinsamen Untersuchung der Fachhochschule Dortmund und der Diamant Software GmbH & Co. KG.
"Die Studie zeigt, dass Finanz- und Rechnungswesen sowie Controlling stärker zusammenwachsen und als gemeinsames Aufgabenbündel verstanden werden sollten. Deshalb muss die Software diese Aufgaben auch einheitlicher unterstützen als in der Vergangenheit", resümiert Studienleiter Professor Dietmar Schön vom Controlling-Labor der FH Dortmund.
Ziel der Studie war es herauszufinden, wie der Status Quo der Rechnungs- und Finanzwesens sowie des Controllings im Mittelstand aussieht und wo die größten Bedürfnisse und Entwicklungspotenziale liegen. Dafür wurden die Antworten von gut 400 KMU ausgewertet, die einen repräsentativen Mix verschiedenster Branchen und Größen darstellen. Die befragten Unternehmen bestanden jeweils zur Hälfte aus dem Kundenkreis von Diamant Software und zur Hälfte aus Anwendern anderer Lösungen.
Wichtigste Controlling-Aufgabe: Erfolgsplanung, -steuerung und -kontrolle
Die Bedeutung des Controllings für die Unternehmenssteuerung ist dem Mittelstand laut Studie eindrücklich bewusst: Rund 81 Prozent der Befragten schätzen die Wichtigkeit des Controllings als sehr hoch oder hoch ein. Die bedeutendsten Controlling-Aufgaben der Unternehmen im Zusammenhang mit dem Rechnungswesen sind dabei die laufende Erfolgsplanung, -steuerung und -kontrolle (über 84 Prozent), die Unterstützung bei Investitionsentscheidungen (rund 67) bzw. strategischen Entscheidungen (ca. 64). Befragt nach der Einordnung in die Organisation gab mit knapp 59 Prozent die große Mehrheit an, Controlling als Teilaufgabe des Rechnungswesens zu sehen. Eine eigene Controllingabteilung wird erst mit deutlichem Abstand (25,3 Prozent) angegeben.
Was die eingesetzten Softwarewerkzeuge anbelangt, werden Planungen und Auswertungen nach wie vor sehr häufig mit Excel unterstützt. Mit rund 52 Prozent erstellen mehr als die Hälfte ihrer Auswertungen mit der Tabellenkalkulation. Außerdem gaben gut 43 Prozent an, kein Standardberichtswesen voll- oder teilweise umgesetzt zu haben. Ein ähnliches Bild zeichnet die Untersuchung bei Mehrdimensionalen Auswertungen über Umsätze, Kosten- und Erfolgsbeiträge nach verschiedenen Ergebnisobjekten (44 Prozent). "Das deutet darauf hin, dass immer noch viele Ressourcen in zeitaufwändiges, manuelles Erfassen, Bereinigen und Aufbereiten von Berichten gesteckt werden, statt leistungsfähige integrative Systeme und Reportinglösungen einzusetzen", so Professor Dietmar Schön zu den Ergebnissen.
Mangelhafte Unterstützung bei Kennzahlen
Eine Deckungsbeitragsrechnung zur Erfolgssteuerung einzelner Produkte und Dienstleistungen haben gut 29 Prozent der Befragten vollständig und weitere 27 Prozent zumindest teilweise umgesetzt. Sie ermöglicht diesen Unternehmen flexible Entscheidungen und macht sie dadurch krisenfester. Schlecht ist es dagegen um die Unterstützung bei Kennzahlen bestellt: Über ein Drittel arbeitet hier noch manuell und nur knapp 18 Prozent haben ein standardisiertes Kennzahlensystem etabliert.
"Erfreulich ist der mit gut 33 Prozent hohe Anteil der Unternehmen, die eine Planung für kosten- und erfolgsrelevante Bereiche voll umgesetzt haben", sagt Professor Dietmar Schön. Dennoch sieht er auch hier ein großes Potenzial bei Unternehmen, die derzeit noch manuell planen bzw. Verbesserungen anstreben (knapp 37 Prozent). Auffällig: Im Vergleich zur Kosten- und Erfolgsplanung schneidet die Finanzplanung schlechter ab. Trotzt der Krise und damit einhergehenden Finanzierungsschwierigkeiten liegt die vollständige Umsetzungsquote nur bei gut 28 Prozent.
Bei der Frage nach den Hauptproblemen, die eine Verbesserung des Finanz- und Rechnungswesens sowie Controllings im Unternehmen behindern, wurden vor allem die geringe Personaldecke (37,6 Prozent), die Kosten für die Anschaffung und den laufenden Betrieb (32,6 Prozent) sowie die fehlende Integration der Softwaremodule (31,4 Prozent) genannt. Der Kostendruck zeigt sich hierbei auch in der niedrigen Personalausstattung. Knapp 85 Prozent der befragten KMU haben weniger als fünf Mitarbeiter im Rechnungswesen im Einsatz, gut 36 Prozent sogar weniger als zwei.
Fehlerquellen reduzieren und Ressourcen sparen
Was die Studie außerdem zutage fördert, ist ein klarer Trend zur Automatisierung bei der Belegverarbeitung. Ein großer Teil der Unternehmen reduziert damit bereits Fehlerquellen und spart Ressourcen. So haben gut 43 Prozent einen automatischen Rechnungsdurchlauf (Erfassung, Verarbeitung, Auswertung) entweder voll oder teilweise umgesetzt. Das Potenzial zu Verbesserungen ist aber fast genauso groß, denn bei knapp 40 Prozent erfolgt der Durchlauf noch weitestgehend manuell. Bei der elektronischen Weiterverarbeitung von Bankkontoauszügen liegt die Quote der voll- und teilumgesetzten Lösungen mit gut 43 Prozent ähnlich hoch. Knapp die Hälfte der Unternehmen arbeitet allerdings auch hier noch manuell.
Anders dagegen, wenn es darum geht, die Ausnutzung von Skontofristen elektronisch zu unterstützten. Fast 80 Prozent haben dies ganz oder zumindest teilweise umgesetzt. Eine ähnlich hohe Quote weist auch das Debitorenmanagement auf. Gut zwei Drittel haben für Mahnwesen, Inkasso und Kreditlimitüberwachung eine voll- oder teilumgesetzte Lösung etabliert. Gut 23 Prozent agieren immer noch weitestgehend manuell.
Rüdiger Müller, Kaufmännischer Geschäftsführer bei Diamant Software, erläutert die Beweggründe, die Studie der FH Dortmund in Auftrag zu geben: "Es ist unser Anspruch, dem Mittelstand konsequent beste Lösungen für Rechnungswesen und Controlling zu liefern. Zu wissen, wo unserer Zielgruppe der Schuh drückt, ist ein wesentliches Element unseres Erfolgs. Um den Vorsprung unserer Lösungen weiter auszubauen, arbeiten wir eng mit Kunden, Interessenten und auch mit Forschungseinrichtungen wie z.B. dem Controlling Labor der FH Dortmund zusammen. Gerade die aktuelle Studie bestätigt uns, dass wir den Trend zu vollintegrierten und vorkonfigurierten Rechungswesen- und Controlling-Lösungen richtig eingeschätzt haben."
Die komplette Untersuchung "Status Quo des Rechnungs- und Finanzwesens sowie Controllings im Mittelstand" kann heruntergeladen werden unter: www.diamant-software.de/studie