Burghaus - Dokumenten Management für jede Unternehmensgröße!

Aus Interesse an stetigen Prozessoptimierungen beschäftigte sich Burghaus bereits 2002 mit den Vorteilen eines Dokumenten Management Systems und war damit manchem Großunternehmen und Mittelständler weit voraus. Die Entscheidung fiel auf MultiArchive, da die Lösung auf einer IBM iSeries lauffähig ist und ein modulares System bietet, mit dem Burghaus nach Bedarf wachsen kann. Weiterhin überzeugten die einfache Implementierung und die intuitive Bedienung, wichtige Punkte für Burghaus, da die Einführung und Anpassung von MultiArchive weitgehend mit dem Know How im eigenen Hause erfolgen sollte. Die Integration in die Finanzbuchhaltung DKS und die eigenentwickelte Warenwirtschaft auf der iSeries, war durch die über 140 offenen Schnittstellen von MultiArchive leicht und ohne nennenswerten Zeitaufwand umsetzbar. Gestartet wurde zunächst klassisch mit der logischen Verwaltung der iSeries-Druckausgaben und aller elektronischen Objekte, wie Word, PDF und Excel im Archiv. Im nächsten Schritt, auch hier dem Trend voraus, wurde die Emailarchivierung bei Burghaus realisiert. Die aus Outlook archivierten Emails werden ohne Zeitverzug gefunden, können wiederhergestellt und wieder versendet werden. Später folgte das prozessorientierte Arbeiten über den MultiArchive Webclient und damit verbunden, die elektronische Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Das Arbeiten mit gescannten Dokumenten ist transparent, schnell und protokolliert. Die webbasierenden Workflows, schaffen wichtige Freiräume in der Verwaltung und sorgen für unkomplizierte und reibungslose Abläufe. Der elektronische Posteingangskorb ersetzt jetzt die Verteilung der Papierdokumente im Unternehmen, erinnert an Fälligkeiten und ermöglich stets einen Überblick, wo und mit welchem Status sich das zu bearbeitende Dokumente befindet. „Mit der frühen Entscheidung für ein DMS wie MultiArchive hat die Firma Burghaus die internen Verwaltungsprozesse wesentlich verbessert. Unsere Flexibilität wird erhöht und wir entlasten unsere Mitarbeiter zugunsten von Aufgaben mit einem höheren Mehrwert. Langwieriges Suchen entfällt, auf Knopfdruck stehen uns und damit auch unseren Kunden und Lieferanten die benötigen Informationen und Dokumente zur Verfügung. Auch kleinere Unternehmen wie wir profitieren durch den schnell erreichten ROI. “ erklärt Herr Andreas Burghaus, das „A.“ bei der J. & A. Burghaus GmbH. Multi-Support Das Softwarehaus Multi-Support ist mit seiner Lösung MultiArchive seit über 20 Jahren auf „Intelligente Dokumenten-Management-Lösungen“ (IDM) spezialisiert. Als Full-Service-Anbieter gewährleistet das Unternehmen die Bereiche Entwicklung, Herstellung, Beratung, Realisierung und laufende Kundenbetreuung aus einer Hand. Kunden profitieren von schnelleren und transparenten Abläufen, geringeren Kosten und einer höheren Produktivität. Weltweit zählen über 3.000 Unternehmen und öffentliche Einrichtungen zum Kundenkreis der Multi-Support-Gruppe. In Deutschland sind dies unter anderem Altenloh, Brinck & Co, Daihatsu Deutschland, die Erdinger Weißbräu GmbH, das Heidekreisklinikum, der Rheinische Sparkassen- und Giroverband sowie die Stadtverwaltung Herne. MultiArchive MultiArchive ermöglicht umfassendes Dokumenten-Management inklusive Prozess-Steuerung mit Anbindung an die zuverlässige IBM i-Plattform. Das Produkt beinhaltet dazu sämtliche Funktionen wie revisionssicheres Archivieren, Scannen, Recherche, COLD, E-Mail-Management und die Anbindung externer Speichersysteme. Kernelement ist ein regelbasierter Posteingangskorb, der mit einem beliebigen Standard-Web-Browser bedienbar ist. Über Plug-Ins bzw. zertifizierte Schnittstellen fügt sich MultiArchive nahtlos in vorhandene IT-Systeme ein und ermöglicht eine direkte Datenübernahme aus ERP-Systemen und Collaboration-Plattformen, z. B. Lotus Notes und Office-Programmen. Themenlösungen wie automatische Belegerkennung, digitale Rechnungsbearbeitung, elektronische Personalakte oder Vertragsmanagement runden das Leistungsspektrum ab. Eine schnelle Integration in bestehende IT-Umgebungen, die einfache Bedienbarkeit in einer gewohnten Arbeitsumgebung sowie der geringe Einarbeitungsaufwand beschleunigen den Return on Invest.