Baden-Baden. Für mittelständische Betriebe, die den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) erwägen, spielen insbesondere schnelle Einsatzfähigkeit, leichte Bedienung und die Integrationsfähigkeit der Software in die bestehende IT-Struktur eine herausragende Rolle bei der Systemauswahl. Mit ihrem Produkt scanview® der professionellen Plattform für die unternehmensweite Prozessoptimierung verfügt die daa Systemhaus AG, Baden-Baden, über eine breite Installationsbasis in den unterschiedlichsten Branchen des Mittelstandes und kennt die speziellen Anforderungen daher genau.
Die Firma NEFkom GmbH beispielsweise, ein regionaler Telekommunikations-Anbieter aus Nürnberg, nutzt für die effiziente Auftragsabwicklung seit 2001 ein scanview®-DMS. Ulrich Cimander, Leiter IT-Billing bei NEFkom: Unsere bisherige Ablage war klassisch, manuell und im Laufe der Jahre entsprechend gestiegen. Sie erwies sich den heutigen Anforderungen als nicht mehr gewachsen, zumal die Abteilungen der NEFkom mittlerweile über drei Gebäude verteilt sind. Das Unternehmen entschloss sich daher im Juli 2001 zur stufenweisen Einführung des DMS und Archivsystems scanview®.
Innerhalb kurzer Zeit konnte das Verfahren der Auftragsabwicklung damit deutlich optimiert werden: Durch Erhöhung der Zugriffsgeschwindigkeit auf alle Vertragsdokumente, das Abschaffen von Transporttätigkeiten, die Reduzierung der Abwicklungsdauer und die Vermeidung von Mehrfach-, Fehlablagen und Dokumentenverlusten. Der Kundenservice und Vertragsabwicklung konnten somit wesentlich verbessert werden. Die DMS-Software wurde von daa in das bestehende ERP-System Navision integriert. Die Mitarbeiter mussten sich nicht einmal umgewöhnen, Navision blieb die führende Anwendung, die Recherche von Dokumenten aus scanview® findet ausschließlich über die Navision-Oberfläche statt.
Auch das Mannheimer Textilunternehmen Engelhorn Mode GmbH nutzt bereits seit 1998 ein scanview® System zur Archivierung und Verwaltung klassischer Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Gutschriften etc. Zusätzlich beschleunigt das mittelständische Textilunternehmen mithilfe der Technologie inzwischen auch die Produktion seiner Kataloge. Beim neuen Einsatzszenario verwaltet Engelhorn seine Katalog-Bilder von der Erstellung bis hin zur Publikation mit dem DMS, zusätzlich wird der Freigabeprozess über mehrere Abteilungen damit koordiniert. Die externe Werbeagentur greift mit Hilfe eines Web-Connectors direkt auf die Katalog-Manuskripte zu und steuert so die Publikation.
Die gewünschten Katalog-Bilder werden mit einer Digitalkamera aufgenommen. Im DMS wird anschließend ein neues Dokument erstellt und automatisch verschlagwortet, in dem die Angaben zu Katalog, Seite und Beschreibung sowie das digitale Bild eingetragen werden. Das DMS startet anschließend einen Workflow und leitet das neue Manuskript automatisch an den nächsten Empfänger weiter, der einfach per Klick auf den Link in der E-Mail auf das neue Dokument zugreifen kann. Das Manuskript kann dann lokal gespeichert und verwendet werden, die externe Werbeagentur hat die Möglichkeit, den neuen Katalog mit allen relevanten Daten und Informationen dezentral via Web-Connector zu erstellen.
Dies sind nur einige Beispiele für den Einsatz des DMS scanview® in mittelständischen Betrieben. Durch seine Vielzahl an Connectoren zu ERP-Systemen wie z.B. Navision Baan, Sage KHK, SAP etc. und Groupware-Lösungen wie Outlook, Lotus Notes, Groupwise oder betriebseigener Software bietet scanview® das ideale Archiv- und Verwaltungs-System mit integrierten Workflow-Funktionen sowie Web-Zugriff.
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