Deutschlands größtes PC-Software- und Zubehör-Versandhaus verwaltet Dokumente mit windream

Automatische Erfassung von Ausgangsrechnungen mit spezialisierten windream-Lösungen Bei der automatisierten Erfassung von Ausgangsrechnungen kommen speziell für windream entwickelte DMS-Backend-Lösungen wie zum Beispiel das PCL COLD-Modul und der XML ImportManager zum Einsatz. Diese Tools ermöglichen es, elektronisch erstellte Rechnungen und die in den Rechnungen enthaltenen Daten wie zum Beispiel Rechnungs- oder Kundennummern an windream zu übergeben. Die ausgelesenen Daten werden dabei vom System zur automatischen Dokument-Indizierung genutzt. Die Dokumente selber werden als PDF-Dateien in windream gespeichert und im Langzeitarchiv dauerhaft abgelegt. Der gesamte Erfassungs- und Importprozess läuft automatisch und ohne weitere manuelle Eingriffe ab. Nach der Datenübergabe an windream lassen sich alle erfassten Belege effizient verwalten, recherchieren und archivieren. Verwaltung der Eingangsrechnungen mit FibuNet und windream Eingehende Rechnungen werden zunächst in FibuNet gebucht. Jede neu erfasste Rechnung wird mit einem Barcode-Etikett ausgestattet, die eine eindeutige Beleg-Identifizierungsnummer enthält. Die erfassten Belege werden anschließend als gescannte TIF-Dateien an windream übergeben und dort gespeichert. Zusätzlich erfasst das System die Buchungsdaten aus FibuNet und verwendet sie als Indizes in windream. Die jedem Beleg zugeordnete Barcode-Nummer ermöglicht es den Mitarbeitern bei PEARL Agency, Rechnungen sowohl in windream als auch in FibuNet eindeutig zu identifizieren. Archivierung im Langzeitarchiv Zur Langzeitarchivierung setzt PEARL Agency eine leistungsfähige Jukebox ein, die über mehr als 100 Slots verfügt. Dokumente werden im Archiv auf WORM-Medien gespeichert. PEARL Agency verwaltet zur Zeit bereits einen Datenbestand von rund 18 Gigabyte im Langzeitarchiv. Alle archivierten Dokumente lassen sich mit den üblichen windream DMS-Funktionen einfach und schnell recherchieren. Weitere Planungen: PEARL Agency plant, das elektronische Dokumentenmanagement mit windream nicht allein auf die Verwaltung von Rechnungen zu beschränken. So ist unter anderem vorgesehen, auch Vertragsunterlagen und weitere Dokumentarten in den automatisierten DMS-Prozess einzubeziehen. Über die PEARL-Firmengruppe: Die PEARL-Firmengruppe ist ein Zusammenschluß erfolgreicher Unternehmen mit den Schwerpunkten Handel, Marketing und Verlagsgeschäft. Die Aktivitäten aller Niederlassungen (Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich, Russland, USA und China) sind vorwiegend auf den EDV-Markt ausgerichtet. Durch die offene Struktur innerhalb der Gruppe ist es jedem Unternehmen möglich, sich optimal auf die nationalen Besonderheiten seines Landes einzustellen, flexibel innerhalb seines speziellen Tätigkeitsfeldes zu agieren und dennoch die vielfältigen Synergien eines großen Verbundes zu nutzen. Die extrem kurzen Entscheidungswege innerhalb der einzelnen Firmen und das weitgehend eigenverantwortliche und engagierte Handeln sämtlicher Mitarbeiter machen PEARL zu einem außergewöhnlich flexiblen, agilen und schlanken Firmenverbund. Zahlreiche Preise und Auszeichnungen durch die Fachpresse für Produkte sowie Serviceleistungen zeugen von höchster Qualität und einer erfolgreichen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Mit jährlich rund 16 Mio. europaweit erscheinenden Software-Magazinen stehen eine Vielzahl von neuen Vertriebswegen und weiteren Synergiemöglichkeiten zur Verfügung. Über PEARL Deutschland: PEARL Agency Deutschland ist der europäische Hauptsitz der PEARL-Gruppe. Als Deutschlands größtes PC-Software- und Zubehör-Versandhaus informiert PEARL Agency mit u.a. jährlich über 20 Mio. Katalogen mehr als 15 Millionen Personen. Das breite Produktspektrum spricht viele Zielgruppen an: Endkunden, Großverbraucher, öffentliche Institutionen sowie Großhandel und Distributoren. Das Sortiment umfaßt über 6.500 Artikel der Bereiche PC-Hardware, Software und PC-Zubehör, darunter auch viele Produktneuheiten, Exklusivprodukte, und Postenware. Jedes Produkt wird in den Katalogen ausführlich beschrieben und mit Abbildungen illustriert. PEARL Agency bietet seinen Kunden 24 Stunden/Tag und 365 Tage im Jahr persönlichen Service sowie eigene Support-Dienste und die PEARL-Produkt-Vollgarantie. Produktmanagement, Einkauf, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit erfolgen in eigener Regie. Alle Direktimporte aus Asien werden über PEARL Business Connect (PBC) abgewickelt. PEARL-Agency wurde im Jahre 1989 gegründet und hat sich im Zeitraum von rund zehn Jahren durch stetiges Wachstum vom mittelständischen Betrieb zu einer festen Größe im hart umkämpften EDV-Markt entwickelt. Ihr Redaktionskontakt: PEARL Agency Allgemeine Vermittlungsgesellschaft mbH Christian Allinger Pearl-Strasse 1-3 79426 Buggingen Telefon 07631 / 36 00 Telefax 07631 / 36 04 44 allinger@pearl.de http://www.pearl.de Über die FibuNet GmbH: Bereits 1984 traf das Unternehmen die Entscheidung, sich bei der Entwicklung von Finanzbuchhaltungs-systemen ausschließlich auf Betriebssystem-Plattformen von Microsoft zu konzentrieren. Inzwischen sind mehr als 15 Jahre Erfahrung in die aktuelle FibuNet-Version eingeflossen. FibuNet beschäftigt sich ausschließlich mit Software für Finanzbuchhaltung und Controlling. Das Unternehmen verfolgt einen konsequent buchhalterischen und controlling-orientierten Ansatz. FibuNet ist Integrationspartner der windream GmbH. Über das Finanzbuchhaltungs- und Controllingsystem FibuNet: FibuNet verfügt über ein uneingeschränktes GoBS-Testat und ist EURO-zertifiziert. Schnelligkeit bei Datenerfassung und Auswertungen sorgen für effektive Bedienung, Datenim- und export sind über eine leistungsfähige Schnittstelle garantiert. Die Offene-Posten-Verwaltung ermöglicht ein Debitoren- und Kreditoren-Management, daß den Anforderungen von Unternehmen exakt angepasst werden kann. Umfangreiche Plausibilitäten gewährleisten in FibuNet, dass nur gesicherte Daten in das System gelangen. Während der Erfassung wird z.B. abgeprüft, ob eine Belegnummer schon vorhanden ist, das Belegdatum in die Buchungsperiode passt oder der Lieferant, für den ein innergemeinschaftlicher Warenerwerb gebucht wird, mit den richtigen Parametern geschlüsselt ist. Damit erhalten Anwender nicht nur eine sachlich richtige Umsatzsteuervoranmeldung, sondern auch unterjährig stimmende Auswertungen. Grundsätzlich stehen betriebswirtschaftliche Aspekte bei der Leistungsfähigkeit im Vordergrund. So können z.B. das Wertstellungsdatum bei Bankbuchungen erfasst, Sachkonten als OP-Konten (OP = offene Posten) geführt, wiederkehrende Buchungen eingerichtet, konsolidiert, Konzernumsätze herausgefiltert, automatische Skontobriefe erzeugt, individuelle OP-Listen, auch auf rückwärtige Zeitpunkte generiert und während der Erfassung mandanten- und jahresübergreifend alles beauskunftet werden. FibuNet ist modular aufgebaut. Abgesehen von dem Basismodul sind zahlreiche weitere Module erhältlich, mit denen das System individuell erweitert werden kann. Die Funktionsvielfalt macht FibuNet zu einer der leistungsstärksten Lösungen für Finanzbuchhaltung und Controlling. Ihr Redaktionskontakt: FibuNet GmbH Doris Dreyer Geschäftsführende Gesellschafterin Pascalkehre 13 25451 Quickborn Telefon 04106 / 77430 Telefax 04106 / 77 52 17 dry@fibunet.de http://www.fibunet.de Über das Dokumentenmanagementsystem windream: windream gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein DMS vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert. Nach der anfänglichen Entwicklung einer Einzelplatzversion im Jahre 1998 und einer anschließenden netzwerkfähigen Mehrplatzversion ist windream seit Frühjahr 2003 in der aktuellen Version 3.5 erhältlich. Diese Version wird sowohl in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen als auch in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt. Über die windream GmbH: Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit rund 30 Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Partner- und Kundensupport, Vertrieb sowie Marketing und verfügt über ein europaweites Partnernetz von ca. 200 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern. Zum Kundenkreis zählen international operierende Unternehmen wie zum Beispiel ThyssenKrupp, der Landwirtschaftsmaschinenhersteller John Deere und die Deutz AG. Gesellschafter der windream GmbH sind Roger David (geschäftsführender Gesellschafter) und die Hanseatische Venture Capital GmbH (HVC), Bremen.