BasWare präsentiert neue Version seiner e-Business-Lösung „Rechnungsverarbeitung“ auf der DMS (Halle 3, Stand 3612)

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DMS EXPO 2003 vom 16. bis 18. September 2003 in Essen

Die BasWare Rechnungsverarbeitung ist seit 1997 am Markt verfügbar. Über 500 Anwenderorganisationen aus der freien Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung nutzen bereits das System, um ihre eingehenden Rechnungen damit komplett elektronisch zu verarbeiten. Der unnötige und zeitaufwändige Umlauf von Dokumenten in Papierform gehört der Vergangenheit an. Die Bearbeitungskosten werden deutlich gesenkt. Nach Angaben von BasWare amortisiert sich das System – abhängig vom Rechnungsaufkommen – innerhalb von sechs bis zwölf Monaten.

Kernzielgruppe von BasWare sind branchenübergreifend alle Unternehmen ab 300 Mitarbeitern mit mehr als 10.000 Rechnungen pro Jahr. Die Einsparungen ergeben sich durch die weitgehend automatische Erfassung der Rechnungsdaten bereits beim Einscannen der Rechnungen sowie durch den schnelleren Rechnungsumlauf, den Wegfall von Verzugszinsen für verspätete Zahlungen und die bessere Ausschöpfung von Skontomöglichkeiten. Schließlich spart die automatische Buchung der Rechnungen über Schnittstellen zum jeweiligen ERP- bzw. Finanzbuchhaltungs-System ebenfalls Zeit und Geld. Darüber hinaus hat das Unternehmen jederzeit einen Überblick über seine Kosten und die daraus resultierende Liquiditätsplanung. In der BasWare Lösung sind dafür entsprechende Standardberichte integriert; auch individuell definierte Reports sind möglich.

Mehr-Mandantenfähigkeit für verzweigte Unternehmensstrukturen.
Zu den weitreichenden Neuheiten der aktuellen Version 3.0 der BasWare Rechnungsverarbeitung zählt die jetzt integrierte Mehr-Mandantenfähigkeit. Insbesondere Konzerne mit Tochtergesellschaften profitieren von dieser Erweiterung. Sie können die Software dann innerhalb ihrer gesamten Konzernstruktur – auch mit unterschiedlichen Benutzersprachen - einsetzen. Dabei können für unterschiedliche Buchungskreise separate Listen mit Basisdaten für die einzelnen Unternehmensteile hinterlegt werden. Die Basisdatenlisten beziehen sich auf die Rechnungsarten, Zahlungsmodalitäten, Währungen, Steuernummer sowie weitere kundenspezifische Stammdaten, die automatisch über Schnittstellen aus dem jeweiligen ERP- bzw. Finanzbuchhaltungs-System übernommen werden. Weiterhin können für jeden Buchungskreis individuelle Buchhaltungswährungen, Buchungsmasken, Belegnummernkreise und besondere Rechnungsumläufe festgelegt werden. Die Auswertungen erfolgen ebenfalls für jedes Unternehmen separat.

Erweiterte Workflow-Funktionalitäten
In der neuen Version seiner Rechnungsverarbeitung unterscheidet BasWare zwischen verschiedenen Workfloweinstellungen wie „fest“, „informativ“ und „automatisch“: Feste Rechnungsumläufe sind solche, die sich ständig wiederholen. Dies ist beispielsweise bei der Verarbeitung von Rechnungen eines bestimmten Lieferanten der Fall. Sobald eine entsprechende Rechnung im Unternehmen digital vorliegt, wird die Verarbeitung nach den fest voreingestellten Regeln ausgewählt und die Rechnung durchläuft automatisch die einzelnen Verarbeitungsstationen. Bei einem informativen Vorgang können Rechnungen aus jedem Bearbeitungsstatus heraus zu Informationszwecken an verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen weitergeleitet werden; dies wird auch protokolliert. Dabei lassen sich Kommentare und Anhänge hinzufügen.

Erweiterte back-up-Funktionen
Mit der neuen Version von BasWare Rechnungsverarbeitung kann der Anwender nun auch verschiedene Stellvertreterprozesse definieren, die während unterschiedlicher Zeiträume bzw. in einer festgelegten Reihenfolge abgearbeitet werden. Mit Hilfe einer Erinnerungsfunktion wird der Stellvertreter aufgefordert, die Rechnung zu bearbeiten. Auch Informationen zur Stellvertreter-Bearbeitung einer Rechnung werden im persönlichen Archiv gespeichert.

Weitere Neuheiten
Zu den weiteren Neuheiten der Version 3.0 der BasWare Rechnungsverarbeitung zählen unter anderem das Festlegen von Sprachen der jeweiligen Anwender, erweiterte Scan-Funktionen sowie zusätzliche Möglichkeiten in der Definition von Rechnungslisten und eine Face lift sämtlicher Unteranwendungen. Ein Zugriff auf externe LANs ist über http und SSL möglich.

Eine manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist zeitaufwändig und teuer
Nach Einschätzungen von BasWare werden allein in Europa jährlich 14 bis 15 Milliarden Business-to-Business-Rechnungen ausgestellt. Sie werden nach wie vor zum Großteil papier-basiert verarbeitet. Die Rechnungen durchlaufen händisch die einzelnen Abteilungen und unterliegen keiner ganzheitlichen Kontrolle. Diese Vorgehensweise hat zur Folge, dass das Management von Unternehmen sich nur schwer einen Überblick über die jeweils aktuelle Kostensituation verschaffen kann. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Rechnungen im Bearbeitungsstapel eines Mitarbeiters liegen bleiben und bis zur ersten Mahnung in Vergessenheit geraten. Die von den Lieferanten angebotenen Skontomöglichkeiten können aufgrund des zeitaufwändigen Verarbeitungsprozesses oft nicht mehr genutzt werden.

Rechnungs-Workflow unter Kontrolle
Anders sieht der Workflow aus, wenn die BasWare Rechnungsverarbeitung genutzt wird: Bereits unmittelbar nach dem Posteingang gelangen die Rechnungen in das System. Dafür werden Rechnungen in Papierform zunächst eingescannt. Eine in dem System integrierte OCR-Funktion erkennt die verarbeitungsrelevanten Daten wie z. B. Lieferanten- und Kundennummer, Rechnungsbetrag und -nummer. Die Rechnungen werden anschließend mit den Lieferantendaten aus der Kreditorenbuchhaltung verknüpft. Danach gelangen sie per E-Mail zur Prüfung an den verantwortlichen Mitarbeiter. Automatisch ausgelöste Erinnerungs-Mails sorgen dafür, dass kein Vorgang zu lange liegen bleibt. Nachdem der Mitarbeiter die Rechnung geprüft, genehmigt und kontiert hat, wandert diese zur Abschlusskontrolle an die Kreditorenbuchhaltung und von dort direkt an das Buchhaltungssystem. BasWare verfügt über entsprechende Schnittstellen zu gängigen Warenwirtschafts- und ERP-Systemen wie SAP R/2, SAP R/3, BaaN, Oracle Financials oder Navision. Die Schnittstelle zu R/3 ist selbstverständlich von der SAP AG zertifiziert.

Die BasWare Produktfamilie im Überblick
Zur BasWare e-Business-Produktfamilie gehören neben der Rechnungsverarbeitung das Beschaffungs-Management, die Dokumenten Archivierung sowie Business Transactions, der elektronische Fakturierungsdienst. Insgesamt begleitet das Produktportfolio des finnischen Softwareherstellers den gesamten Beschaffungsprozess in Organisationen – angefangen von der Einkaufsanforderung über die Verarbeitung der Eingangsrechnungen bis hin zur elektronischen Archivierung.

Über die BasWare Corporation (www.basware.com):
Die BasWare Corporation mit Hauptsitz in Espoo, Finnland, wurde 1985 gegründet und ist seit 2000 an der Börse von Helsinki notiert (HEX: BAS). Das Unternehmen hat in den vergangenen sechs Jahren ein jährliches Wachstum von über 50 % erzielt. 2002 erzielte das Softwarehaus einen Netto-Umsatz von insgesamt 20,3 Millionen Euro. Es beschäftigt derzeit über 250 Mitarbeiter weltweit. Niederlassungen gibt es in Deutschland, Schweden, Dänemark, Großbritannien, Frankreich, den Niederlanden und den USA. Zu den namhaften Referenzkunden zählen unter anderem CIBA Vision, Danzas, ASG Eurocargo, Ericsson, YTONG, Fortum sowie die Stadt Helsinki und der Flughafen in Oslo. Weltweit setzen bereits mehr als 1.000 Anwenderorganisationen mit insgesamt über 100.000 Endbenutzern BasWare-Produkte ein, um ihre Prozesse zu optimieren.

Über die BasWare GmbH (www.basware.de):
Die BasWare GmbH wurde als Tochtergesellschaft der BasWare Corporation in Düsseldorf gegründet und ist für das deutschsprachige Europa zuständig. Geschäftsführer ist Olli Oksanen. Zu den Referenzkunden in Deutschland zählen unter anderem der Armaturenhersteller Hansgrohe AG, der Dienstleistungsanbieter ISS Deutschland GmbH, der Druckmaschinenhersteller Koenig & Bauer AG, das Privatbankhaus Sal. Oppenheim jr. & Cie. KGaA und der Automobilzulieferer GDX Automotive GmbH & Co. KG. BasWare ist SAP Software-Partner und Mitglied des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.).

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Nicole Körber, verantwortlich.