Neustadt/Wied, Hamburg, 08.09.2003. Drei Anforderungen, eine Lösung: Vereinfachte Kreditoren-Buchhaltung, wirtschaftlichere Arbeitsabläufe, tagesaktueller Überblick über die Gesamtverbindlichkeiten diese Ziele erreicht British American Tobacco (BAT) Deutschland mit dem SER InvoiceMaster. Die SER-Lösung für automatisierte Rechnungsprüfung und -eingangsbearbeitung erhöht die Wirtschaftlichkeit der Arbeitsprozesse, unterstützt die Wahrung von Skontofristen und verbessert die Liquiditätsplanung.
Die Investition in den SER InvoiceMaster rechnet sich für uns bereits innerhalb eines Jahres, freut sich Karsten Weber, European Treasurer bei BAT. Die erhöhte Transparenz in der Kreditoren-Buchhaltung unterstützt die konsequente Ausnutzung von Skonto und verbessert die Liquidität. Die Arbeitsabläufe in der Kreditoren-Buchhaltung und den Fachbereichen sind dadurch effizienter und effektiver, fasst Karsten Weber die positiven Erfahrungen der letzten Monate zusammen. Nachdem die Bearbeitungszeiten der deutschen Eingangsrechnungen bereits deutlich verkürzt werden konnten, planen wir nun, die Kreditoren-Buchhaltung konzernweit als Shared Service Center anzubieten und mit dem SER InvoiceMaster abzuwickeln. Mit der SER-Lösung haben wir ein tragfähiges Konzept entwickelt, das wir der BAT-Gruppe als neuen Standard für die Rechnungseingangsbearbeitung empfehlen werden, um effektivere Arbeitsprozesse zu erzielen.
120.000 Eingangsrechnungen pro Jahr bearbeitet der Zentralbereich Treasury in Hamburg. Aufgrund der teilweise dezentralen Prüfung der Belege durch die jeweiligen Fachbereiche der BAT-Gesellschaften sowie Standorte, konnten die Eingangsrechnungen bisher nur mit Verzögerungen in SAP erfasst werden. Der Ausweis der Verbindlichkeiten war innerhalb eines Kalenderjahres nur mit hohem Arbeitsaufwand möglich. Um die Wirtschaftlichkeit der Arbeitsabläufe in der Kreditoren-Buchhaltung zu verbessern und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, entschied sich BAT für die Einführung einer Software-Lösung von SER zur elektronischen Bearbeitung des Rechnungseingangs und eines anschließenden elektronischen Genehmigungsverfahrens sowie optischer Archivierung der eingescannten Originalbelege.
Zeit und Geld sparen mit dem selbstlernenden SER InvoiceMaster
Vier konkrete Anforderungen stellte BAT an das neue System:
1. Automatische Vorerfassung und ggf. Buchung der automatisch vorerfassten Rechnungsdaten in SAP, um den hohen manuellen Arbeitsaufwand zu verringern
2. Gewährleistung der Vollständigkeit aller Belege trotz dezentraler Prüfung in verschiedenen BAT-Gesellschaften
3. Zeitnaher Ausweis aller Verbindlichkeiten in SAP R/3
4. Optische Archivierung und schneller Zugriff auf die archivierten Belege
Um die Rechnungserfassung in SAP R/3 zu beschleunigen, wurde die Belegerfassung mit dem selbstlernenden SER InvoiceMaster automatisiert. Anstatt die Eingangsrechnungen wie bisher erst nach ihrer Prüfung in SAP zu erfassen, werden sie heute bei einem Dienstleister eingescannt und zur weiteren Bearbeitung elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Belege werden nach Lieferanten klassifiziert; mehr als 1000 Lieferanten werden bereits automatisch erkannt. Durch den Selbstlernmechanismus können neue Lieferanten während der Verarbeitung schnell von autorisierten Sachbearbeitern hinzugefügt werden. Anschließend werden die buchungsrelevanten Daten Kopf- und Tabellendaten automatisch aus den Belegen ausgelesen und in SAP R/3 vorerfasst oder falls möglich automatisch verbucht. Nur Rechnungen ohne Bestellbezug werden zur Prüfung und Freigabe an die zuständige Fachabteilung, über einen mit SAP integrierten Lotus Notes-Workflow, versandt und bearbeitet.
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