Sparpotenziale durch Internet-Telefonie

Stuttgart - Die Konvergenz von Sprach- und Datennetzen wird seit mehreren Jahren intensiv diskutiert, doch wissen selbst versierte IT-Fachleute in Unternehmen selten, worin der praktische und wirtschaftliche Nutzen dieses Phänomens liegt. Die Technologiekonvergenz, meist mit den Schlagwörtern "Voice-over-IP" oder "IP-Telefonie" betitelt, soll den Betrieb von unternehmensinternen Netzwerken und Telefonanlagen vereinfachen und vor allem Geld sparen. Dem gegenüber stehen oft Befürchtungen wegen angeblich hoher Investitionen, komplizierter und langwieriger Umstellungsphasen. Das Kürzel IP steht für "Internet Protocol" und bezeichnet den Übertragungsstandard für Daten über das Internet. Mit "Voice-over-IP" (kurz VoIP) bezeichnet man die Technologie der Sprachkommunikation mittels Internet Protocol. Dabei wird Sprache in Datenpakete aufgeteilt und ganz wie im Internet beim Empfänger wieder zusammengesetzt und wiedergegeben. Da bei VoIP Sprache und Daten eine einzige gemeinsame Leitung nutzen, kann die herkömmliche Telefonanlage samt ihrer Leitungen eingespart werden. So jung die IP-Telefonie als Technologie noch sei, so sehr habe sie sich doch bereits zu einem ernsthaften Konkurrenten für herkömmliche Nebenstellenanlagen entwickelt. Der ursprüngliche Ansatz unter dem Begriff "Internet Telefonie" zielte darauf ab, Telefongespräche als IP-Pakete über Datennetze zu transportieren, um Netzkapazitäten und Kosten gegenüber der klassischen Leitungsvermittlung zu sparen. Der rapide Verfall der Preise für klassische Telefongespräche seit 1998 raubte aber der Internet-Telefonie ihren Charme. Statt dessen hat die IP-Telefonie ihren Einsatz in unternehmensinternen Netzen gefunden - hier ersetzt sie Standleitungen und ganze Nebenstellenanlagen. IP-Telefonie wird dabei transparent eingesetzt: Der Benutzer hat ein normales Telefon auf dem Schreibtisch und merkt nichts von der IP-Übertragung. Auf 16 Kilobit Bandbreite komprimiert wird eine gute Sprachqualität erreicht und gleichzeitig wenig Bandbreite auf den sonst für Datenverbindungen genutzten Leitungen benötigt. Werden in Unternehmensnetzwerken Bandbreiten von mindestens zwei Megabit für die Festverbindungen eingesetzt, lassen sich dort einige Sprachkanäle mit übertragen, ohne dass sich ein Qualitätsverlust für die Datenverbindungen bemerkbar macht. Die Einsparung an Standleitungen für Telefonie oder an Kosten für Wählverbindungen ist aber nicht der Hauptvorteil der IP-Telefonie. Kostenvorteile kann man bei den TK-Anlagen selbst erzielen. Werden kleinere Büros und Filialen über IP-Telefonie an die Zentrale angeschlossen, können die Nebenstellenanlagen in den Filialen wegfallen. Damit reduzieren sich Anschaffungs-, Service- und Administrationskosten. "Einsparungen und Vorteile ergeben sich vor allem auf der Administrationsseite. Bei praktisch allen Herstellern von TK-Anlagen sind die Administrationstools wie auch die Leistungsmerkmale der großen Systeme für die Zentralen und der kleinen Systeme für die Filialen nicht homogen. Werden die Nebenstellen in den Filialen transparent auf die Anlage der Zentrale geschaltet, muss nur ein System gewartet und nur eine Benutzerverwaltung gepflegt werden, und alle Leistungsmerkmale des zentralen Systems stehen den Filialen zur Verfügung", sagt Robert Willebrand, Geschäftsführer von Willebrand & Partner Kommunikationsberatungs GmbH http://www.wp-consult.com/. Weitere Vorteile ergeben sich dadurch, dass Zusatzsysteme, etwa für medienübergreifende Nachrichtensysteme (Unified Messaging), nur für das Zentralsystem angeschafft werden müssen. Nach Auffassung von Willebrand profitieren von der IP-Telefonie gerade Organisationen mit einer großen Zentrale und vielen kleineren Filiale, wie Sparkassen und andere lokale Finanzinstitute. Der Stuttgarter IT-Dienstleister NextiraOne http://www.nextiraone.de/ hat das am Beispiel einer mittelgroßen Sparkasse im ländlichen Gebiet dokumentiert. Die Sparkasse besteht aus einer Hauptstelle mit rund 200 Mitarbeitern und 35 Geschäftsstellen mit je zwei bis fünf Mitarbeitern. Jede dieser Geschäftsstellen ist mit einer Nebenstellenanlage für die Telefonie ausgestattet, die insgesamt zwischen 275 und 375 Arbeitsplätzen mit einem Telefonanschluss versorgen. Pro Monat und Geschäftsstelle verursachen die Telefonanlagen zwischen 50 und 100 Euro Wartungskosten, im Jahr ein fünfstelliger Betrag. Ähnlich deutlich schlagen die Telefongebühren für Gespräche der 36 Geschäftsstellen untereinander zu Buche: zwischen 1.500 und 2.000 Euro im Monat sind gängig. "Die Gesamtkosten für hausinternen Betrieb und Unterhalt der Telefonanlagen belaufen sich also schnell auf mehr als 50.000 Euro im Jahr", so die Erfahrungen von Hermann Bockstette, Vertriebsleiter Sparkassen und Genossenschaftsbanken bei NextiraOne. Wie jede Bank verfügt auch die Sparkasse über ein hauseigenes Datennetz, über das der gesamte interne Datenverkehr abgewickelt wird. Und weil dieses Netzwerk das Rückgrat der täglichen Arbeit bildet, werden hier beträchtliche Mittel in den Betrieb und die ständige Wartung gesteckt. "VoIP-Technologie ermöglicht jetzt die Zusammenführung beider Netze und setzt durch den Wegfall der herkömmlichen Telefonanlagen beträchtliche Mittel frei. Bei einem Investitionsvolumen von etwa 100.000 Euro in unserem Beispiel rechnet sich die Umstellung auf VoIP schon nach rund drei Jahren", betont Bockstette. Weil sämtliche Telefonfunktionen auf einem Server durch spezielle Software gesteuert werden, sind Modifikationen und Erweiterungen des Telefonsystems zentral mit wenigen Mausklicks zu bewerkstelligen. Für den Anwender ändert sich in der Praxis nichts - Rückfragen, Makeln, Gespräche verbinden, alles funktioniert wie zuvor. "Ein weiteres Komfort-Plus ist die 'Telefonnummer zum Mitnehmen': Ein Mitarbeiter, der tageweise in einer anderen Filiale aushilft, kann sich an jedem beliebigen Telefon mit einer PIN-Nummer anmelden, und ist fortan für Kunden und Kollegen unter der gewohnten Durchwahl erreichbar. Die Programmierbarkeit der IP-Telefone ermöglicht zudem neuartige Anwendungen. So bringen die Spezialisten des Systemintegrators NextiraOne von zentralen Adressverzeichnissen über firmeninterne Geburtstagserinnerungen bis zum Speiseplan der Sparkassenkantine nahezu jede Sonderfunktion auf den Bildschirm eines IP-Telefons. Das Telefon wird zum Infoterminal mit stets aktuellen Daten", sagt Bockstette. Die Planung und Installation eines solchen Vorhabens sollte nach Ansicht von Bockstette von einem Systemintegrator übernommen werden, dessen Spezialisten in beiden Welten - Sprache und Daten - zu Hause sind. Außerdem sollte der Dienstleister für störungsfreien Betrieb rund um die Uhr sorgen können. „Wir betreiben zu diesem Zweck eine eigene Service Factory in Berlin, die die meisten Störungen per Fernwartung beheben kann. Sollte dies einmal nicht gelingen, beseitigt ein Servicetechniker das Problem vor Ort - je nach Servicevertrag sogar innerhalb von vier Stunden bundesweit", führt der NextiraOne-Manager aus. "Die Konvergenz von Sprach- und Datennetzen birgt enormes Einsparpotenzial und bringt neben einer deutlich flexibleren Erweiterbarkeit und Systemverwaltung auch Zusatzfunktionen, die im täglichen Umgang mit dem Telefon Arbeitsabläufe beschleunigen und den Nutzerkomfort steigern können. Das Sparkassenbeispiel belegt, dass es gerade für Unternehmen dieser Größenordnung mit vielen Geschäftsstellen Sinn macht, eine Investition in IP-Telefonie in Betracht zu ziehen", so Bockstette. Nach Einschätzung von NextiraOne sei eine effiziente Kommunikationsinfrastruktur überlebenswichtig für die Geschäftswelt: "IT dient nicht nur dazu, um Informationen zu liefern, sondern ermöglicht auch eine schnelle Datennutzung und –auswertung. Mit dieser Entwicklung sind Kommunikationssysteme zu einer wichtigen Investition geworden, die zur Steigerung der Produktivität beitragen und den organisatorischen Wandel in den Unternehmen unterstützen", betont NextiraOne-Geschäftsführer Helmut Reisinger. Bei der IP-Telefonie sieht er dafür gute Perspektiven. So hat sich bei seinem Unternehmen der Auftragseingang für IP-Telefonie-Lösungen im ersten Halbjahr 2003 im Vergleich zum Vorjahreszeitraum verdoppelt. "Diesen Erfolg führen wir darauf zurück, dass wir individuelle Kundenlösungen anbieten - egal ob es sich um eine Migration hin zur IP-Telefonie handelt oder um eine Neuinstallation", so Reisinger. "Als herstellerunabhängiger Lösungsanbieter können wir außerdem Technologien von Alcatel oder Cisco einsetzen." Für Unternehmen werde es allerdings schwieriger, immer die neuesten und besten Technologien zeitnah an die bestehenden Systeme anzupassen und praktisch zu nutzen. Das gelte besonders für internetbasierte Dienstleistungen, LANs, WANs, Extranets und umfassende Telefonielösungen. "Das Ergebnis dieser rasanten Entwicklung ist eine Konvergenz der Netze, die zeitgleich zur Entwicklung der Technologie in den vergangenen Jahren stark zugenommen hat. Dabei ist Konvergenz nicht länger beschränkt auf die Verbindung von Telefonie- und Datentechnik, sondern erstreckt sich nunmehr auf alle Bereiche der Kommunikation im Geschäftsleben: Die Kommunikation zwischen Unternehmen, zwischen den Abteilungen eines Unternehmens, die Interaktion zwischen IT- und Kommunikationssystemen auf Basis von Middleware, die Interaktion zwischen unterschiedlichen Kommunikationstechnologien zur Steigerung der Leistungsfähigkeit von Unternehmen", sagt Reisinger. NextiraOne sieht in der aktuellen Marktsituation einen erheblichen Bedarf zur Vereinfachung von Kommunikationslösungen. "Bisher wählen Unternehmen ihre Kommunikationslösungen nach Funktionen aus. Eine hohe Bandbreite, Sprach- und Datenübertragung, CRM oder ERP-Anwendungen müssen gewährleistet sein. Dabei liefern verschiedene Anbieter spezialisierte Lösungen, die nicht immer miteinander integriert werden können. Der Bedarf an untereinander verbundenen Netzwerken wird indessen größer, besonders auf den Gebieten Management, Sicherheit und Mobilität", skizziert Reisinger die Entwicklung.