Salzwedel. Unternehmen aus Salzwedel und Umgebung können jegliche Art von Dokumenten, wie Belege, Schriftverkehr oder Bilanzen, platzsparend auf CD archivieren. Die Firma MSH Computer übernimmt als offizielle Scanpoint-Niederlassung sämtliche Arbeiten, die dafür notwendig sind von der Abholung über das Einscannen bis hin zur Aushändigung der CD oder der Bereitstellung der Dokumente in einem geschützten Bereich im Internet. Kunden profitieren von diesem Service, indem sie nicht länger in meterlangen Aktenregalen nach Schriftstücken suchen müssen, sondern ihnen diese per Knopfdruck angezeigt werden. Gleichzeitig können Unternehmen ihre kaufmännischen Belege, die sie laut Gesetz mehrere Jahre vorhalten müssen, platzsparender und zudem noch sicherer archivieren.
Dokumente, die digital vorliegen, haben gegenüber der auf Papier vorliegenden Variante Vorteile. Insbesondere der schnellere Zugriff und die platzsparende Archivierung auf CD-ROM sind Hauptargumente, die für die Digitalisierung von Rechnungen, Verträgen und sonstigen Schriftstücken sprechen. So fand beispielsweise ein renommiertes Marktforschungsinstitut heraus, dass durchschnittlich 50 Prozent der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht werden. Trotzdem scheuen sich vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen, Dokumente, Belege und andere Schriftstücke digital vorzuhalten, da ihnen dafür das notwendige Equipment und auch das Personal fehlen. Hier bietet nun die MSH Computer Unterstützung an. Das Unternehmen übernimmt den kompletten Digitalisierungsprozess und stellt die digitalen Dokumente anschließend über Internet oder auf CD-ROM zur Verfügung.
Der Weg vom Papier zum digitalen Dokument
Ein hauseigener Kurierdienst holt die Akten und Dokumente beim Kunden ab. Dabei werden sie mit Hilfe von Barcodes gekennzeichnet. Ein Barcode-Handleser registriert dann die vergebenen Barcodes und speichert diese in eine Protokolldatei auf einen Datenträger. Die Akten werden anhand der Protokolldatei bei MSH Computer eingecheckt. Es erfolgt der Digitalisierungsprozess. Die Original-Dokumente werden danach dem Kunden wieder zur Verfügung gestellt oder auch auf Wunsch vernichtet. Handelt es sich um Dokumente, die archiviert werden sollen, erhält der Kunde zum Abschluss die CD-ROMs mit den Dateien.
Zugriff auf digitalisierte Dokumente über WebArchiv.de
Wenn das Unternehmen auf die Dokumente noch täglich zugreifen muss, werden ihm diese im Internet in einem geschützten Bereich zur Verfügung gestellt. Hier kann der Anwender mit einer flexiblen und anpassungsfähigen Suchmaschine auf seine Dokumente zugreifen. Somit entsteht kein administrativer Aufwand für Installation, Konfiguration und Wartung von Recherchearbeitsplätzen.
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Scanpoint Salzwedel
MSH Computer
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29410 - Salzwedel
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Telefax: 0390/3295194;
E-Mail: info@scanpoint.de
Web: www.scanpoint.de
Über Scanpoint:
Scanpoint-Partner sind Franchise-Nehmer der Mikromatic GmbH und Ansprechpartner für die moderne elektronische Archivierung, Daten- und Dokumentenverwaltung. Der Scanpoint-Archivierungsservice unterstützt Kunden von der Indizierung und Digitalisierung aller, auch großformatiger, Papierbelege bis zur revisionssicheren Archivierung auf Mikrofilm, CD oder DVD. Anhand einer intelligenten Rückgriffsmaske wird ein schnelles und einfaches Auffinden der zuvor digitalisierten und nach Kundenwünschen indizierten Unterlagen möglich. Bearbeitungszeiten werden verkürzt, Dokumente schneller gefunden und elektronisch bearbeitet. Mit den Scandienstleistungen werden nicht nur Engpässe bei Auftraggebern überbrückt, sondern es können auch ganze Archive zur Digitalisierung übergeben und ausgelagert werden.
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