Intranet-Portale: Ganzheitliches Content Management mit InterRed PE

Die fortschreitende Globalisierung der Märkte bringt nicht nur enorme Chancen, sondern auch komplexe Wettbewerbssituationen mit sich. Noch nie zuvor war die Innovationsdynamik bei der Entwicklung und Vermarktung so hoch wie heute. Unternehmen, die am Markt bestehen wollen, müssen schnell, flexibel und innovativ sein. +++ Intranet – warum? +++ Herkömmliche Strategien zur unternehmensinternen Informationsbeschaffung und -verteilung, zu Aufbau und Kommunikation von Know-how können mit dieser Geschwindigkeit oft nicht mehr mithalten. Neue Informations- und Kommunikationstechnologien wie vernetzte Informationssysteme, hierarchieübergreifender Informationsaustausch und ständige Verfügbarkeit, meist unter den Begriffen „Intranet“ oder „Intranet-Portal“ zusammengefasst, gewinnen daher an Bedeutung. Moderne Intranets bieten Unternehmen einen enormen Mehrwert. Studien, welche die Akzeptanz und den Nutzen von Intranets in Unternehmen analysieren, kommen zu interessanten Ergebnissen. So kann durch den Einsatz und den Betrieb eines Intranets der Informationsfluss, die allgemeinen Prozesse und die Arbeitsabläufe in Unternehmen deutlich verbessert werden. +++ Intranet – wie? +++ Einer der wesentlichen Aspekte eines Portals ist die Informationsvermittlung. Die strategisch wichtige, dezentrale Informationsgewinnung aus allen Unternehmensteilen setzt eine sehr einfache und intuitive Benutzerführung voraus. Zur Verwaltung und Bereitstellung solch vielfältiger Informationen und Prozesse kommen seit einigen Jahren verstärkt Content Management Systeme (CMS) zum Einsatz, die, aufgrund ihrer höheren Flexibilität und integrativen Funktionen in diesem Segment, zunehmend die herkömmlichen Dokumenten Management Systeme (DMS) ergänzen oder ablösen. Aber auch die grundlegenden CMS-Funktionen allein können die steigenden Anforderungen und die Komplexität von umfangreichen Intranets nur teilweise erfüllen. Besonders Kommunikationsmöglichkeiten, Wissensmanagement und Auswertungstools müssen in CM-Systeme integriert werden, damit ein effizientes Content Management möglich ist. +++ InterRed PE – die Lösung +++ Die Portal Edition von InterRed ist speziell auf die Bedürfnisse von Intranet- und Extranet-Portalen zugeschnitten. Seit über sieben Jahren ist sie erfolgreich im Markt vertreten und enthält alle Funktionen, um Intranets beliebiger Größe zu verwalten. Den „proof of technology“, also den Nachweis der Funktionsfähigkeit im täglichen Einsatz hat sie bereits vielfach bewiesen, unter anderem in konzernweiten, standortübergreifenden, mehrsprachigen Intranets mit über 7500 Mitarbeitern. Zahlreiche Schnittstellen, stufenlose Skalierbarkeit und hohe Stabilität machen InterRed PE zur optimalen Lösung eines professionellen Intranets. +++ Anforderungen an ein modernes Intranet +++ Zu den bekanntesten elektronischen Werkzeugen gehören Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Der Anspruch der Benutzer, diese Tools auch im Rahmen eines Intra- oder Extranets zur Contentbearbeitung nutzen zu können, liegt daher nahe. Der Vorteil, in gewohnter Umgebung arbeiten zu können, ist ein kostensenkendes und dabei produktivitätssteigerndes Argument. Die Inhalte werden dabei medienneutral von InterRed PE in der CMS-eigenen Datenbank gespeichert und verwaltet. „Medienneutral“ bedeutet in diesem Zusammenhang die strikte Trennung von Content und Layout. Nur so können alle Ausgabeformate der Gegenwart und der Zukunft unterstützt werden. Durch die integrierte Versionierung ist sowohl eine Versionssicherheit als auch die Gewissheit gegeben, dass ein Dokument nicht unbeabsichtigt zeitgleich von mehreren Mitarbeitern bearbeitet wird. Die Ressource „Zeit“ lässt sich im operativen und projektorientierten Umfeld mittlerweile mit professionellen Werkzeugen managen. InterRed PE bietet eine integrierte Termin-, Ressourcen- und Projektverwaltung mit Schnittstellen zu MS Outlook ® und Palm ® an, welche eine unternehmensweite Koordinierung aller Ressourcen und Management aller Projekte inklusive Reisekostenerfassung und -abrechnung, ermöglicht. +++ Innovatives Prozessmanagement, dynamische Zugriffsrechte+++ In modernen Unternehmen sind Prozesse hochkomplex. Deshalb ist ein Business Process Management zur Abbildung von Abläufen und Optionen für Störfälle unerlässlich. Die integrierte Business Process Engine von InterRed PE unterstützt Unternehmen auf diesem Sektor. Eskalations- und Vertreterregelungen gehören ebenso zum Funktionsumfang wie Schnittstellen zu ERP- oder CRM-Systemen. Nicht alle Informationen richten sich an alle Mitarbeiter. Bestimmte Inhalte dürfen nur einer bestimmten Benutzergruppe zugänglich sein. Aus diesem Grund ist es für ein Intranetportal eine Grundvoraussetzung, einem Mitarbeiter personalisierte und seinen Rechten entsprechende Informationen anzubieten. Mit Hilfe der DynaTree-Technologie von InterRed wird die Navigation im Intranet dynamisch anhand der Rechtestruktur des jeweiligen Mitarbeiters aufgebaut. So ist gewährleistet, dass nur Bereiche angezeigt werden, für die ein Mitarbeiter auch entsprechende Rechte besitzt. Komplettiert und abgerundet wird die Rechteverwaltung mit Schnittstellen zu gängigen Verzeichnisdiensten (wie LDAP, MS-Domain oder Novell). +++ Professionelle Erweiterungen für ganzheitliches Content Management +++ Projektgespräche, Abstimmungen und Diskussionen zu relevanten Informationen müssen nicht immer synchron per Telefon oder Meeting stattfinden. Denn so wichtig die synchrone Abstimmung ist, sie ist und bleibt eine Kostenfalle wenn Mitarbeiter anreisen müssen. Sind mehrere Mitarbeiter involviert, ist es zudem oft schwierig einen gemeinsamen termin zu finden, so dass wichtige Entscheidungen oft unnötig lang liegen bleiben. Mit professioneller Community Software wie der brainwire Community können diese Kostenfallen umgangen werden. Diskussionen können direkt am Content stattfinden, moderierte Chats durchgeführt oder Instant Messaging eingesetzt werden. So lassen sich Projekt- oder Expertenrunden bilden. Kurze Reaktionszeiten sind die erfreuliche Folge einer stark genutzten Community. Um das komplette Unternehmenswissen nutzen zu können, ist der Einsatz von Wissensmanagement unumgänglich. Laut einer Studie des Bundesministeriums für Wirtschaft verbringen Angestellte eines Unternehmens rund 35% ihrer Arbeitszeit damit, nach passenden Informationen zu suchen. Einen innovativen Ausweg bieten die InterRed Content Agents. Mit ihrer Hilfe können zielgenau Informationen zu einem bestimmten Thema ermittelt werden. +++ Ganzheitliches Content Management im Intranet – Mit InterRed PE keine Utopie +++ InterRed PE ist als Content Management System für Intranets und Enterprise Portale seit vielen Jahren erfolgreich im Einsatz. Die Funktionsvielfalt reicht weit über die skizzierten Anforderungen hinaus und wird durch die integrierten Produkte der InterRed-Familie in den Bereichen Wissensmanagement (InterRed Content Agents), Live Reporting (RhoLive) und Community (brainwire) nochmals erweitert und abgerundet. Die sich daraus ergebende Fülle an Möglichkeiten erlauben es, beliebige Intranetportale mit einem überschaubaren Aufwand zu realisieren und den Mitarbeitern ein innovatives Werkzeug an die Hand zu geben. Der Mehrwert liegt auf der Hand: Prozesse werden optimiert, Kosten reduziert und die Arbeitseffektivität kann deutlich gesteigert werden.