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08.12.2020: Prozessdokumentationen haben sich in Unternehmen als Vorbereitung für die reibungslose Gestaltung wiederkehrender Standardabläufe, deren Optimierung sowie deren Automatisierung bewährt. Auch im betrieblichen Rechnungswesen haben die Automatisierung und die Digitalisierung von Bearbeitungsprozessen längst Einzug gehalten und die Analyse und Dokumentation entsprechender Abläufe sind unumgänglich. Vollständige und gleichzeitig aussagekräftige Prozessdokumentationen zu erstellen, ist jedoch wegen des Tagesgeschäftes im Rechnungswesen häufig kaum möglich. Die Lösung bieten vorkonfigurie... | Weiterlesen

10.10.2019: Es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.       Es geht noch schlimmer   Alle Daten sind noch da, nur für den Anwender nicht lesbar, weil sie in eine... | Weiterlesen

02.10.2019: Mit dem Begriff Dokumentenmanagementsoftware, kurz DMS, wird ein Werkzeug beschrieben, dessen Funktionalität weit über den Kern der Sache hinausgeht. Der ursprüngliche Ansatz, die logische Archivierung digitaler Daten auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwerken, zieht fast schon zwangsweise weitere Funktionen nach sich.   Es ist ja auch nur als vernünftig zu betrachten, statt vieler verschiedener Programme nur eines zu verwenden, dass sich der Verwaltung von Daten widmet. Vor allem dann, wenn dieses Programm so ausgestattet ist, dass es sich über entsprechend zugehörige Schnittstellen m... | Weiterlesen

PaperOffice DMS – Revolution in der Spedition

Dokumentenverwaltungsprogramm für Speditionsunternehmen
30.09.2019:   Das „papierlose Büro“ hat Fortschritte gemacht. Fraglos auch ein Verdienst von Software-Anbietern wie PaperOffice und ihrem Dokumentenverwaltungsprogramm, das viele früher analoge Vorgänge in das digitale Zeitalter überführt.     Doch das reale Papier, aus Holz mit viel Energieaufwand hergestellt, wird trotzdem auf lange Zeit ein Begleiter des Büroalltags bleiben. Wie hoch jedoch der Anteil analoger Dokumente ist, hängt von der jeweiligen Branche ab. In einem der wichtigsten wirtschaftlichen Bereiche ist dieser Anteil gezwungenermaßen besonders hoch. Allein in Deutschland s... | Weiterlesen

19.09.2019: Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem, bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens. Im Internet finden sich verschiedene Anbieter von Speicherplatz in einer Cloud. Diese zu Nutzen, besitzt Vorteile, aber auch Nachteile. Der größte Nachteil ist fraglos die Übergabe der Daten in dritte, in fremde Hände. Auch wenn versprochen wird, dass die hinterlegten Dokumente ... | Weiterlesen

02.09.2019: In der Wirtschaft, aber auch im privaten Bereich, bestehen vielfältige Normen, die die Arbeit und das Leben enorm erleichtern. Allein die Vorstellung, dass zum Beispiel Schrauben keine Norm besäßen, macht deutlich, welche Innovation hinter Normierungen steckt. Dabei ist die erste internationale Normierung von Schraubgewinden gerade einmal 80 Jahre alt.   Normen haben sich seitdem überall durchgesetzt und keineswegs nur in der produzierenden Industrie. Ebenso bestehen in der Verwaltung und Administration unterschiedliche Normen. So etwa Standards, wie zum Beispiel ein Geschäftsbrief abzu... | Weiterlesen

29.08.2019: Wenn auch eine Vielzahl an Normen dafür sorgt, dass in der Wirtschaft, aber auch im privaten Leben alles sehr viel einfacher geht, so gibt es nach wie vor Unterschiede. Jede Branche besitzt so ihre Eigenheiten, die sich in der Dokumentation und im Schriftverkehr bemerkbar macht. Das summiert sich, denn allein in Deutschland sind 497 Branchen verzeichnet. Branchentypische Merkmale zeigen sich zum Beispiel im Schriftverkehr, wobei dies bis zur digitalen Revolution eine eher untergeordnete Rolle spielte, denn die branchenübergreifende Norm der Rechtschreibung erlaubte es, dass jedes Schriftstü... | Weiterlesen

31.07.2019: Schon in den ersten Hochkulturen der Menschheitsgeschichte, die über eine Schriftsprache verfügten, gab es Dokumentenarchive. So etwa bei den Sumerern, ein Volk, das im Zweistromland zwischen dem heutige Bagdad und dem persischen Golf siedelte. Sie hatten sich schon vor 5000 Jahren von einer Agrar-Gesellschaft zu einer Handel treibenden Gemeinschaft entwickelt. Archäologen fanden bei Ausgrabungen zahlreiche Tontafeln mit Keilschriften, die nicht etwa schöne Gedichte ferner Zeiten enthielten, sondern ganz nüchtern Rechnungen, Frachtaufstellungen oder Geschäftskorrespondenz. Dazu besaß je... | Weiterlesen

28.07.2019: Analoge Archive und das menschliche Gedächtnis sind mit den heutigen Methoden der Informationsaufbereitung nicht einmal mehr annähernd zu vergleichen, obwohl die Pfade der Erkenntnis im Grunde dieselben geblieben sind. Die Verarbeitung und Aufbereitung von Informationen ist ein ganz besonderes Feld, nicht nur in der Wirtschaft. Die Inhalte von Dokumenten, sonstigen Schriftstücken, aber auch von Bild-, Video- und Tondateien sind auf den ersten Blick einfach nur Daten, deren Sinn und Zweck vordergründig klar zu erkennen ist. Tatsächlich lassen Daten jedoch Rückschlüsse zu und sie lassen s... | Weiterlesen

16.07.2019: Daniel Schönland stellte sich zusammen mit seinem Team die Frage, wie ein bestimmter Vorgang innerhalb von PaperOffice automatisiert werden kann?  Als vor nun rund 40 Jahren die ersten PC die Büros eroberten, waren sich zumindest die Fachleute darüber klar, dass dies erst der Anfang ist. Jedoch hätten sich vermutlich selbst die größten Optimisten nicht träumen lassen, welch rasante Entwicklung die IT von da an nehmen würde. Der Computer hat sich von der „Schreibmaschine“, auf der auch Ping-Pong gespielt werden konnte, zum absoluten Allrounder gemausert und heute wird darüber nac... | Weiterlesen

30.05.2019: Es ist ein keineswegs geringes Problem. Personen- und firmenbezogene Daten werden heute automatisch im Internet abgespeichert. Das ist einerseits notwendig, um etwa die Kommunikation zu beschleunigen, andrerseits sind sowohl der gläserne Mensch wie auch die gläserne Firma längst Realität. Daten sind das moderne Gold, nachdem unzählige darauf spezialisierte Unternehmen schürfen. Auf diese Weise werden im Business, gleich in welcher Branche, Wettbewerbsvorteile egalisiert, Ideen schlicht gestohlen oder geradezu mörderische Kämpfe um Kunden und Märkte entfesselt. Es ist folglich k... | Weiterlesen

Dokumentenmanagement PaperOffice

PaperOffice Erfahrungen – klüger arbeiten
18.04.2019:   Ohne eine Dokumentenmanagement Software den Überblick zu behalten ist oft verteufelt schwer. Buchhaltung, Kundenpflege, Bestandsoptimierung, Bestellwesen, Steuer, Mitbewerber, Personal und so weiter und so fort. Alles ist mit Schriftverkehr verbunden und dies sowohl in analoger wie digitaler Form. Vor der Dokumentenmanagement Ära und seit dem Aufbruch der Menschheit in das digitale Zeitalter vor ungefähr dreißig Jahren kämpfen Unternehmen, Behörden und Privatpersonen mit der Problematik, die beiden Welten zu vereinen. Es ist zwar abzusehen, dass in der näheren oder vielleicht auch ... | Weiterlesen

15.04.2019: Dokumentenmanagement Software PaperOffice beschäftigt sich seit dem Jahr 2002 in wachsender Zahl mit Lösungen für das Dokumentenmanagement in Unternehmen, Behörden und ebenso für den privaten Gebrauch. Die Verwaltung der Verwaltung, ein durchaus passendes Wortspiel, wird in jedem Bereich immer wichtiger. Gerade das Internet-Zeitalter macht es erforderlich, den berüchtigten „Papierkram“ auf dem Laufenden zu halten. Denn der Kunde, aber auch Ämter und Geschäftspartner kommunizieren längst auf digitalem Weg und das wird immer mehr. PaperOffice bietet hierzu direkt umsetzbare Lösun... | Weiterlesen

11.04.2019: Erfahrungsgemäß gibt es für fast jedes Unternehmen, das sich mit Produktion und Dienstleistung beschäftigt, ein Zauberwort, das über alles andere hinweg die größte Bedeutung besitzt. Dieses Zauberwort beinhaltet schlicht den Erfolg der jeweiligen Firma. Es geht um Kundenzufriedenheit. Der Grad der Kundenzufriedenheit steigt mit den positiven Erfahrungen, die der Anwender oder Nutzer eines Produktes oder einer Dienstleistung macht. Mit ihrer Dokumentenmanagementsoftware macht es sich das Team von PaperOffice nicht leicht, damit ihre Kunden es leicht haben und so über positive Erfahrunge... | Weiterlesen

24.05.2017: Gelassen in die Betriebsprüfung und Kassenbuchführung – GoBD-konformer Export von Kassendaten bestätigt Das Kassensystem von godesys ist nicht nur besonders anpassungsfähig und vielseitig. Es unterstützt Anwender in Einzel-, Groß- und Filialhandel auch nachweislich mit verlässlicher Gesetzeskonformität. Als offizieller Softwarelieferant der Finanzverwaltung hat Audicon die POS-Lösung des Mainzer Experten für Geschäftssoftware nun geprüft und für gut befunden: godesys wurde hinsichtlich des GoBD-konformen Exports von Kassendaten getestet. Anwender des godesys-Systems können sich... | Weiterlesen

21.02.2017: Alle Preis-Modelle zur Erstellung von Verfahrensdokumentation (GoBD) auf eine Blick. Einen Deckel für jeden Topf (GoBD)... bietet h-und-p-consulting.de in Sachen Verfahrensdokumentation. Vom do-it-yourself Best-Practice-Handbuch bis zur Mandanten- fähigen Server-oder Cloud-Lösung, von der Erstellung in Eigenregie über Kick-off Workshops und Coaching bis zum Konzerneinsatz. Fast 20 Jahre Erfahrung in der Erstellung der Verfahrensdokumen- tation, einst nach GoBS/ GDPdU und jetzt GoBD, finden ihren Niederschlag im Best-Practice-Handbuch, das sich eins-zu-eins im Editor für die Dokumente der ... | Weiterlesen

31.01.2017: Das übergreifend gültige, neue ZUGFeRD-Format ermöglicht es, den Inhalt elektronischer PDF-Rechnungen auf Knopfdruck so zu erstellen, dass alle buchungsrelevanten Daten auf Empfängerseite direkt ausgelesen und automatisiert in die Vorkontierung übernommen werden können. Die entsprechende Datenübernahme ist fehlerfrei, spart Zeit und ist eine entscheidende Voraussetzung dafür, die rechtlichen GoBD-Anforderungen einhalten zu können. Grundlage dafür ist allerdings, dass die ZUGFeRD-unterstützende Technologie sowohl auf der Seite des fakturierenden Lieferanten als auch auf der Seite des... | Weiterlesen

05.01.2017: Neue Grundregelungen zur digitalen BuchführungFreiburg, 5.1.2017 - Die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" - kurz GoBD - gelten bereits seit 2015. Zum 1. ... Freiburg, 5.1.2017 - Die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" - kurz GoBD - gelten bereits seit 2015. Zum 1. Januar endete die letzte Übergangsfrist, und ab jetzt ist Gefahr im Verzug! Denn: Bei Verstößen ge... | Weiterlesen

GoBD der Finanzverwaltung - Bürokratiemonster oder Chance für Unternehmen?

Die Finanzbehörden haben seit Anfang 2015 mit den "GoBD" erweiterten Zugriff auf Unternehmensdaten. Wie Unternehmen sich darauf vorbereiten schildern die KMU-Berater News 2016-02 des Bundesverband Die KMU-Berater.
21.06.2016: Die Finanzbehörden haben mit den GoBD seit Anfang 2015 die Anforderungen an das Dokumentenmanagement in Unternehmen stark ausgeweitet. Gleichzeitig haben die Außenprüfer der Finanzverwaltung mehr Möglichkeiten zum Zugriff auf interne Daten der Unternehmen erhalten. Wie sich Unternehmen darauf einstellen sollten, wird in den KMU-Berater News 2016-02 des Bundesverbandes Die KMU-Berater beschrieben. Die Finanzverwaltung des Bundes hat zum 1. Januar 2015 die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum... | Weiterlesen

Finanzverwaltung verschärft Anforderungen an die Buchführung

Neue Vorgaben der GoBD sind zukünftig umzusetzen - bei Nichtbeachtung drohen Sanktionen
09.07.2015: Neue Vorgaben der GoBD sind zukünftig umzusetzen - bei Nichtbeachtung drohen SanktionenAb dem 01. ... Ab dem 01. Januar 2015 gelten die vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie enthalten Anforderungen, welche zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit an die elektronische Buchführung zu stellen sind. Neben allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsvorgaben werden insb. neue Dokumentationspflichten eingeführt und bestehende verschär... | Weiterlesen

Audicon bestätigt Gastro-MIS die technische Validität der GoBD-Kassenschnittstelle

Audicon GmbH bestätigt Gastro-MIS die technische Validität der GoBD-Kassenschnittstelle des Systems Amadeus I/II
10.06.2015: Audicon GmbH bestätigt Gastro-MIS die technische Validität der GoBD-Kassenschnittstelle des Systems Amadeus I/ IIDüsseldorf 10. Juni 2015. Bereits im vergangenen Jahr hat die Audicon GmbH der Gastro-MIS GmbH die technische Korrektheit der GoBD-Kassenschnittstelle mit der Versionsnummer 1.2. ... Düsseldorf 10. Juni 2015. Bereits im vergangenen Jahr hat die Audicon GmbH der Gastro-MIS GmbH die technische Korrektheit der GoBD-Kassenschnittstelle mit der Versionsnummer 1.2.4 des Systems Amadeus I/ II bestätigt. Für die Kunden der Gastro-MIS GmbH stellt die Zertifizierung einen entscheidenden... | Weiterlesen

Neue Regeln für die elektronische Buchführung

Steuerberater Gembler & Grensemann informieren Selbstständige über die GoBD
29.04.2015: Steuerberater Gembler & Grensemann informieren Selbstständige über die GoBDAurich/ Ribnitz-Damgarten. ... Aurich/ Ribnitz-Damgarten. Mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) strenge Anforderungen für die elektronische Buchhaltung erlassen. Die GoBD gelten seit Januar 2015. Betroffen sind Selbstständige und Unternehmer. Werden die GoBD nicht beachtet, kann die Steuerbehörde an der Buchführung zweifeln. Die Steuerberate... | Weiterlesen