Elektronische Aktenführung im DMS implementieren und rechtskonform umsetzen

Die Digitalisierung des öffentlichen Dienstes stellt Länder und Kommunen vor erhebliche technische und rechtliche Herausforderungen. Die Einführung der E-Akte gemäß der E-Government-Gesetze erfordert weitreichende Reformen zur Modernisierung der Verwaltungsarbeit. Dies beinhaltet insbesondere die Ablösung der traditionellen papierbasierten Verwaltung durch die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Öffentliche Einrichtungen stehen vor der Aufgabe, ihre Geschäftsprozesse mithilfe moderner Technologien zu optimieren, um eine effizientere und benutzerfreundlichere Organisation für Bürger und Bürgerinnen sowie Mitarbeitende zu gewährleisten.

In diesem eintägigen Praxisseminar werden die Teilnehmenden darauf vorbereitet, effektive Digitalisierungsvorhaben umzusetzen. Dabei werden Strategien zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erläutert und praxisnahe Ansätze zur Vermeidung von Fehlern, beispielsweise bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung, vermittelt. Darüber hinaus werden Themen wie elektronische Aktenbearbeitung und -führung behandelt sowie Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten und die Erstellung entsprechender Verfahrensdokumentationen erläutert. Ein praxisnahes Beispiel zur digitalen Archivierung wird anhand des Landesarchivs in Berlin vorgestellt.

Zum Abschluss des Seminars werden die Teilnehmenden über die relevanten rechtlichen Grundlagen im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung und der Digitalisierung von Papier informiert.

Inhaltsübersicht: 

• Ablauf eines effizienten Digitalisierungsvorhabens: die "Digitalisierungskette” • Dokumentenmanagementsystem (DMS) und praktische Vorgehensweise bei der Umstellung
• Anforderungen & interne Einflussfaktoren
• Die Einführung des DMS im Arbeitsalltag
• Praktische Vorgehensweise bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung und die Vermeidung von Fehlerquellen
• E-Akte: Elektronische Aktenbearbeitung und Aktenführung
• Externe Einflussfaktoren
• IT-Umgebung
• Das E-Archiv
• Die digitale Archivierung
• Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Rechnungen und Belegen
• Erstellung einer Verfahrensdokumentation und deren Inhalte
• Praxisbeispiel Landesarchiv Berlin
• Rechtliche Grundlagen der elektronischen Aktenführung
• Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung im digitalen Zeitalter
• Der Beweis mit elektronischen Dokumenten
• Digitalisierung von Papier aus rechtlicher Sicht
• Begriffsbestimmungen / Scanstrategien
• Folgen des Scannings für das Beweisrecht (§ 371b ZPO)
• Anwendung der TR RESISCAN 

Referenten: 

Patrick Bardenhagen
Dipl. Kfm., MoS. Betriebswirtschaft
Amtsleiter Kirchenamt in Stade

Carmen Schwietzer
Stellvertretende Direktorin
Landesarchiv Berlin

Prof. Dr. Henning Müller
Direktor Sozialgericht Darmstadt