Elektronische Aktenführung im DMS implementieren und rechtskonform umsetzen

Die Digitalisierung des öffentlichen Dienstes stellt Länder und Kommunen vor erhebliche technische und rechtliche Herausforderungen. Die Einführung der E-Akte gemäß der E-Government-Gesetze erfordert weitreichende Reformen zur Modernisierung der Verwaltungsarbeit. Dies beinhaltet insbesondere die Ablösung der traditionellen papierbasierten Verwaltung durch die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Öffentliche Einrichtungen stehen vor der Aufgabe, ihre Geschäftsprozesse mithilfe moderner Technologien zu optimieren, um eine effizientere und benutzerfreundlichere Organisation für Bürger und Bürgerinnen sowie Mitarbeitende zu gewährleisten. In diesem eintägigen Praxisseminar werden die Teilnehmenden darauf vorbereitet, effektive Digitalisierungsvorhaben umzusetzen. Dabei werden Strategien zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erläutert und praxisnahe Ansätze zur Vermeidung von Fehlern, beispielsweise bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung, vermittelt. Darüber hinaus werden Themen wie elektronische Aktenbearbeitung und -führung behandelt sowie Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten und die Erstellung entsprechender Verfahrensdokumentationen erläutert. Zum Abschluss des Seminars werden die Teilnehmenden über die relevanten rechtlichen Grundlagen im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung und der Digitalisierung von Papier informiert. 

Inhaltsübersicht: 

• Ablauf eines effizienten Digitalisierungsvorhabens: die "Digitalisierungskette”
• Herausforderungen durch das Wachstumschancengesetz
• Dokumentenmanagementsystem (DMS) und praktische Vorgehensweise bei der Umstellung
• Anforderungen & interne Einflussfaktoren
• Die Einführung des DMS im Arbeitsalltag
• Praktische Vorgehensweise bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung und die Vermeidung von Fehlerquellen
• Ausblick: von der digitalen Akte zum vollständig transparenten Arbeitsprozess
• E-Akte: Elektronische Aktenbearbeitung und Aktenführung
• IT-Umgebung
• Das E-Archiv
• Die digitale Archivierung
• Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Rechnungen und Belegen
• Erstellung einer Verfahrensdokumentation und deren Inhalte
• Rechtliche Grundlagen der elektronischen Aktenführung
• Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung im digitalen Zeitalter
• Der Beweis mit elektronischen Dokumenten
• Digitalisierung von Papier aus rechtlicher Sicht
• Begriffsbestimmungen / Scanstrategien
• Folgen des Scannings für das Beweisrecht (§ 371b ZPO) 
• Anwendung der TR RESISCAN
• Formulierung eines Scanverfahrens 

Referenten: 

Patrick Bardenhagen
Dipl. Kfm., MoS. Betriebswirtschaft
Amtsleiter
Kirchenamt in Stade

Prof. Dr. Henning Müller
Direktor Sozialgericht Darmstadt