Elektronische Aktenführung im DMS implementieren und rechtskonform umsetzen

Die Digitalisierung des öffentlichen Dienstes stellt Länder und Kommunen vor erhebliche technische und rechtliche Herausforderungen. Die Einführung der E-Akte gemäß der E-Government-Gesetze erfordert weitreichende Reformen zur Modernisierung der Verwaltungsarbeit. Dies beinhaltet insbesondere die Ablösung der traditionellen papierbasierten Verwaltung durch die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Öffentliche Einrichtungen stehen vor der Aufgabe, ihre Geschäftsprozesse mithilfe moderner Technologien zu optimieren, um eine effizientere und benutzerfreundlichere Organisation für Bürger und Bürgerinnen sowie Mitarbeitende zu gewährleisten.
In diesem eintägigen Praxisseminar werden die Teilnehmenden über die relevanten rechtlichen Grundlagen im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung und der Digitalisierung von Papier informiert.
Außerdem werden sie darauf vorbereitet, effektive Digitalisierungsvorhaben umzusetzen. Dabei werden Strategien zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erläutert und praxisnahe Ansätze zur Vermeidung von Fehlern, beispielsweise bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung, vermittelt. Darüber hinaus werden Themen wie elektronische Aktenbearbeitung und -führung behandelt sowie Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten und die Erstellung entsprechender Verfahrensdokumentationen erläutert.

Inhaltsübersicht: 

• Rechtliche Grundlagen der elektronischen Aktenführung
• Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung im digitalen Zeitalter
• Der Beweis mit elektronischen Dokumenten
• Digitalisierung von Papier aus rechtlicher Sicht
• Begriffsbestimmungen / Scanstrategien
• Folgen des Scannings für das Beweisrecht (§ 371b ZPO)
• Anwendung der TR RESISCAN
• Formulierung eines Scanverfahrens
• Ablauf eines effizienten Digitalisierungsvorhabens: die "Digitalisierungskette”
• Herausforderungen durch das Wachstumschancengesetz
• Dokumentenmanagementsystem (DMS) und praktische Vorgehensweise bei der Umstellung
• Anforderungen & interne Einflussfaktoren
• Die Einführung des DMS im Arbeitsalltag
• Praktische Vorgehensweise bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung
und die Vermeidung von Fehlerquellen
• Ausblick: von der digitalen Akte zum vollständig transparenten Arbeitsprozess
• E-Akte: Elektronische Aktenbearbeitung und Aktenführung
• IT-Umgebung
• Das E-Archiv
• Die digitale Archivierung
• Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Rechnungen und Belegen
• Erstellung einer Verfahrensdokumentation und deren Inhalte

Referenten: 

Prof. Dr. Henning Müller
Direktor
Sozialgericht Darmstadt

Patrick Bardenhagen
Dipl. Kfm., MoS. Betriebswirtschaft
Stellv. Amtsleiter
Kirchenamt in Stade