Kaufmännische Assistenz (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

Über uns

bitop ist ein wachstumsstarkes, international agierendes und eigentümergeführtes Biotech-Unternehmen. Unsere Mission: mit unseren Produkten und Marken das Leben gesünder, glücklicher und schöner machen. Mittels nachhaltiger Biotechnologie produzieren wir einzigartige Wirkstoffe – allen voran Ectoin® . Damit beliefern wir weltweit führende Kosmetik- und Pharmazeutik Hersteller mit hochreinen Molekülen und entwickeln parallel innovative OTC-Medizin- und Pflegeprodukte. Unser Go-to-Market ist zweigleisig: B2B als White-Label-Konzepte für namhafte Partner aus Pharma und Consumer Healthcare sowie D2C über unsere Marken bitopEQUI® (Tierpflege) und ectocare® (OTC).

Unser Unternehmenserfolg basiert auf tiefem Marktverständnis, starker Innovationskraft und der Verpflichtung gegenüber Kunden und Mitarbeitern, was uns zum Marktführer auf unserem Gebiet gemacht hat.

Wir sind eine spannende Mischung aus knapp 70 Kaufleuten, Naturwissenschaftlern, Ingenieuren und vielen weiteren Multitalenten, die alle eine Leidenschaft für Extremolyte und unternehmerisches Denken teilen. Bist Du auch bald ein Teil unseres Teams?

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit · Dortmund
30.000 - 40.000 € pro Jahr

WAS WIR SUCHEN

Zahlen im Griff, Termine im Blick?
Dann sind Sie genau die Unterstützung, die wir brauchen! Als innovatives Biotech-Unternehmen mit internationalen Aktivitäten sucht die bitop eine kaufmännische Assistenz (m/w/d) – eine strukturierte Generalistin mit einem Faible für Buchhaltung, Organisation und einen reibungslosen Büroalltag.
Ob Buchhaltung, Verwaltung, Empfang oder Unterstützung unserer Marke bitopEqui – bei uns ist Ihre Vielseitigkeit gefragt. Sie sind gerne erste Anlaufstelle, behalten im Backoffice den Überblick und sorgen mit Ihrer Sorgfalt dafür, dass intern alles läuft?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

WAS SIE BEI UNS ERWARTET

• Allgemeine Assistenz: Sie unterstützen verschiedene Teams der bitop im Tagesgeschäft – z. B. bei Projektarbeit, in der Dokumentenorganisation, Korrespondenz und Ablage.
• Buchhaltungsnahe Aufgaben: Sie bereiten Belege vor, koordinieren Rechnungen und unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung.
• Administrative Organisation: Sie strukturieren Abläufe, erstellen Übersichten und sorgen für Ordnung im digitalen und physischen Büroalltag.
• Support für bitopEqui: Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit unserer Tierpflege-Marke – z. B. Versand oder Kundenkommunikation.
• Empfang & Kommunikation: Im Vertretungsfall sind Sie erste Kontaktperson für unsere Gäste, Telefonate und Post – freundlich, professionell und verbindlich.

WAS SIE AUSMACHT

• Ausbildung & Erfahrung: Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich – idealerweise mit Buchhaltungsbezug.
• Arbeitsweise: Sie arbeiten strukturiert, sehr zuverlässig und behalten auch bei parallelen Aufgaben die Kontrolle und den Überblick.
• Hard Skills: Sie arbeiten sicher mit den gängigen Microsoft Office Programmen
• Soft Skills: Organisationstalent, Sorgfalt und Eigeninitiative zeichnen Sie aus – Sie mögen klare Abläufe, können aber auch flexibel agieren.
• Sprachen: Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und haben solide Englischkenntnisse (mindestens B1).
• Verfügbarkeit vor Ort: Sie sind an mindestens drei Tagen pro Woche in unserem Dortmunder Büro präsent.

WAS WIR IHNEN BIETEN

• Ein Job mit Sinn und Spielraum: Sie werden Teil eines innovativen Biotech-Unternehmens mit wachsenden „Start-ups im Unternehmen“ – mit viel Raum für eigene Ideen, Verantwortung und kreative Freiheit. Wir wollen unsere Marktführerschaft weiter ausbauen – gemeinsam mit Ihnen.
• Arbeiten, wo andere spazieren gehen: Unser Büro liegt im schönen Dortmund-Hörde, direkt zwischen Naturschutzgebiet und dem Industriedenkmal Phoenix West. Home-Office ist bis zu zwei Tage pro Woche möglich – und gut erzogene Bürohunde sind bei uns ausdrücklich willkommen.
• Ein echtes Teamgefühl: Freuen Sie sich auf ein motiviertes, herzliches Team – auf zwei und manchmal auch vier Beinen – das Sie mit offenen Armen aufnimmt und gemeinsam mit Ihnen an einem Ziel arbeitet: Extremolytes for life.
• Kurze Wege, schnelle Entscheidungen: Wir leben flache Hierarchien, arbeiten auf Augenhöhe und feiern gute Ideen – unabhängig davon, von wem sie kommen.
• Wachstum? Selbstverständlich: Ob fachlich oder persönlich – wir fördern die Entwicklung engagierter Teammitglieder mit regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten und echter Unterstützung.
• Fair bezahlt & gut abgesichert: Neben einem leistungsgerechten Gehalt erhalten Sie eine attraktive Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gemeinsame Erlebnisse: Freuen Sie sich auf regelmäßige Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teambuilding-Veranstaltungen sowie sportliche Aktivitäten – zum Beispiel unsere eigene Padel-Liga oder die Teilnahme am Firmenlauf.
• Rundum gut versorgt: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie JobRad, JobTicket, Hansefit, einer subventionierten Betriebskantine sowie kostenloser Verpflegung im Büro – inklusive Obst, Wasser, Kaffee, Eis und regelmäßiger gemeinsamer Essensbestellung.

NOCH FRAGEN?

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Formular – Bewerbungen per E-Mail können wir leider nicht berücksichtigen.
Sie haben Fragen zur Stelle oder technische Schwierigkeiten bei der Bewerbung? Dann wenden Sie sich gerne an Tina Paß-Arning aus unserem HR-Team: hr@bitop.de
Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!

Kontakt

Tina Paß-Arning
hr@bitop.de

Standort

Dortmund

bitop AG
Carlo-Schmid-Allee 5
44263 Dortmund
Deutschland
www.bitop.de