EU- und Drittmittelkoordinator*in (m/w/d)

Die Max-Planck-Gesellschaft ist Deutschlands führende Forschungseinrichtung. Ihre 84 Institute betreiben weltweit führende Forschung in den Natur-, Lebens-, Sozial- und Geisteswissenschaften und dienen der Gesellschaft durch wissenschaftliche Exzellenz.

Das Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie (MPSD) befindet sich auf dem Wissenschaftscampus Hamburg-Bahrenfeld und erforscht künstliche Quantenzustände jenseits des makroskopischen Gleichgewichts von Materie. Die atomaren und elektronischen Dynamiken werden gezielt mit ultraschnellen Lichtimpulsen und räumlicher Kontrolle über atomare Positionen gestaltet, um neue funktionale optische und elektronische Eigenschaften zu erzeugen. Das MPSD ist ein hochgradig internationales und vielfältiges Institut, in dem Wissenschaftler*innen aus über 30 Ländern zusammenarbeiten. Es besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die experimentelle und theoretische Forschung verbinden, und bietet ein dynamisches, kooperatives Forschungsumfeld.

Derzeit werden 15 laufende Drittmittelprojekte koordiniert und mehr als 10 Fellows aus unterschiedlichen Programmen betreut. Die Projekte decken vielfältige thematische Schwerpunkte ab und werden zum Teil in Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnerinstitutionen umgesetzt. Darüber hinaus werden jährlich etwa 25 Förderanträge administrativ begleitet.

Vor dem Hintergrund des stetigen Wachstums unseres Forschungsinstituts suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

In dieser Position übernehmen Sie die zentrale Schnittstellenfunktion für die Unterstützung und Verwaltung von Drittmittelprojekten am Institut. Sie begleiten Fördervorhaben über den gesamten Projektzyklus hinweg – von der Planung bis zum erfolgreichen Abschluss.

Ihre Aufgaben

Beratung und Antragsbegleitung

• Beratung zu Förderprogrammen und Rahmenbedingungen (z. B. EU, DFG, Bund)
• Unterstützung von Wissenschaftler*innen bei der Planung und Erstellung von Drittmittelanträgen
• Qualitätssicherung der Antragsunterlagen und Koordination interner Prüfprozesse

Koordination der Drittmittelprozesse im Institut

• Ansprechpartner*in für strategische und grundsätzliche Fragen des Drittmittelmanagements
• Entwicklung, Abstimmung und Umsetzung effizienter Verwaltungsabläufe
• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorgaben

Projekt- und Finanzmanagement

• Betreuung Drittmittelprojekte ab Bewilligung bis Abschluss
• Finanzcontrolling
• Unterstützung bei personalbezogenen Prozessen (national und international)
• Fristgerechte Erstellung von Berichten und Dokumentationen für Fördergeber
• Betreuung von Fellows und Projektmitarbeitenden

Zusammenarbeit und Kommunikation

• Enge Abstimmung mit Forschenden, Fachabteilungen der Verwaltung und externen Partnern
• Vermittlung zwischen Wissenschaft, Administration und Förderinstitutionen
• Vertretung des Instituts bei den relevanten Arbeitskreisen und Netzwerken

Ihr Profil

• Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Master/Diplom) in Naturwissenschaften, Verwaltungswissenschaften, Recht oder Wirtschaft.
• Sie bringen erste Erfahrungen im Drittmittel- oder Forschungsmanagement mit – dies ist von Vorteil.
• Idealerweise kennen Sie nationale und europäische Förderprogramme – insbesondere EU-Formate.
• Sie verfügen über Kenntnisse in Budget- und Finanzprozessen sowie im Umgang mit Förder- und Drittmitteln, die zu Ihren Stärken zählen.
• Sie besitzen starke interkulturelle Kommunikations- und Beratungskompetenz.
• Sie arbeiten strukturiert und verlässlich und freuen sich auf eine serviceorientierte Zusammenarbeit mit Forschenden.
• Sie sprechen verhandlungssicher Englisch sowie sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind ein Plus.
• Sie haben die Fähigkeit, sich fehlende Kenntnisse in den genannten Aufgabenbereichen zügig anzueignen und erfolgreich anzuwenden.

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden interdisziplinär und international ausgerichteten Forschungsinstitut mit langfristiger Perspektive
• Ein angenehmes, kollegiales Arbeitsumfeld und ein moderner Arbeitsplatz in einem attraktiven Gebäude
• Ein breit gefächertes Angebot an individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten steht zur Verfügung
• Die Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik und wird von uns aktiv unterstützt
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Stelle mit der Option der Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Zuschuss zum Profiticket als Deutschland-Ticket
• Vergütung und Sozialleistungen je nach Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) sowie zusätzliche Altersversorgung (VBL)

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins. Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 31. Dezember 2025 ein.

Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrundes.

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Dr. Neda Lotfiomran telefonisch unter 040 8998-88001 oder per E-Mail unter neda.lotfiomran@mpsd.mpg.de zur Verfügung.

Weitere Informationen zum MPSD und den Zugang zum Online-Bewerbungsportal finden Sie auf unserer Homepage unter www.mpsd.mpg.de/karriere/jobs

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!