Mitarbeiter/-in (m/w/d) Fachverfahrenskoordination Zeitwirtschaft

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Bereich Personalsoftware und Stellen, Arbeitsgruppe Personalsoftware, zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/eine

Kennziffer: 533.200.11

Ihre Aufgaben

Absichern des Funktionsbetriebs des Fachverfahrens (außerhalb der Module Lohn/Reisekosten)

• Entwickeln von Arbeitsanweisungen zum Einsatz der Software sowie Anleiten der Mitarbeitenden
• Unterstützen bei der Konfiguration der Oberfläche des Portals (z. B. Rollen, Rechte, Parameter Masken, Menüs)
• Betreuen der Anwenderinnen und Anwender zu technischen Fragen im Umgang mit den Modulen/Programmen inklusive Ermitteln von Lösungen und Einbeziehung des Software-dienstleisters
• Organisieren von Hotline-Diensten für den Fachbereich Personal und die Gesamtverwaltung (Fehlerbehebung, Havarien, Störungen usw.) und Betreuen im Rahmen des First Level Supports

Konzipieren und Implementieren einer IT-gestützten Personal- und Organisationsarbeit

• Unterstützen bei der Einführung und Fortentwicklung von Softwaremodulen der Personalsoftware LogaHR, wie bspw. der elektronischen Zeiterfassung
• Bestimmen von Zielen, Programmen, Maßnahmen und Terminen zur Einführung und Entwicklung der digitalisierten Personalsachbearbeitung in Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Führungskräften im Fachbereich Personal
• Fortschreitendes Entwickeln von Workflows im Verfahren und Implementieren neuer Prozesse für die Fachverfahren
• Aufnehmen und Abgleichen der organisatorischen Leistungsprozesse mit den Funktionen der Personalsoftware für eine elektronische Vorgangsbearbeitung

Umsetzen der Leistungsprozesse im Fachverfahren

• Konfiguration, Funktionskontrollen und Plausibilitätsprüfungen der elektronischen Arbeitsprozesse
• in Zusammenarbeit mit den zuständigen Sachbearbeitenden im Fachbereich Personal
• Erarbeiten, Einführen und Weiterentwickeln von Formularen und Belegen
• Erstellen von Auswertungen nach den Anforderungen der User (u.a. Reports, Analysen und Personalstatistiken) sowie Zuarbeiten für Statistiken
• Pflegen der elektronischen Rechte-/Nutzerverwaltung in Zusammenarbeit mit der Fachverfahrens-koordination
• Überwachen der Funktionalität der Module und Programme
• Analysieren von Fehlern und Veranlassen der Behebung dieser
• Betreuen des Ticketsystems

Bearbeiten der Zeitwirtschaft und von personalrechtlichen Ansprüchen

• Berechnen und Hinterlegen von Zeiterfassungsmodellen sowie Schichtplanungen in der Software LogaHR sowie Entwickeln und Begleiten von neuen Arbeitszeitmodellen
• Überwachen der Zeiterfassung und Fehltageverwaltung
• Beraten der dienstplan- bzw. arbeitszeitverantwortlichen Mitarbeitenden/Führungskräften
• Ermitteln von Urlaubsansprüchen für Tarifbeschäftigte sowie von Beamtinnen und Beamten
• Überwachen und Informieren der Beschäftigten und Beamtenschaft über die Neuermittlung oder Änderung des Urlaubsanspruchs sowie Verjährungsfristen durch unterschiedliche Ereignisse (z.B. Neueinstellung, Beendigung, Elternzeit, Langzeitkrank, etc.)
• Pflegen und Überwachen der Urlaubsansparkonten der Beamtenschaft
• Überwachen der Zusatzurlaubsansprüche nach SGB IX
• Begleiten und Anwenden von digitalisierten Prozessen über die Software (z.B. Serienbrieferstellung)
• Regelmäßige Plausibilitäts- und Korrekturprüfungen der Zeitbuchungen

Ihr Profil

• Bachelor-/FH-Abschluss in Verwaltungs-/Wirtschaftsinformatik, Öffentliche Verwaltung, Verwaltungsfachwirt/-in oder vergleichbar
• Einschlägige Berufserfahrung im öffentlichen Bereich
• Hohe Medienkompetenz insbesondere im Umgang mit Standardsoftware
• Kenntnisse in einer Personal-/HR-Software wünschenswert
• Sehr gutes IT-Basiswissen und fundierte Kenntnisse zum Aufbau und zur Funktionsweise von IT-Infrastruktur und Fachsoftware sowie Kenntnisse u.a. auf den Gebieten BDSG, DSGVO, BbgDSG, BSIG, OZG, EGovG, BbgEGovG
• Hohe Fachkompetenz im Bereich Zeitwirtschaft (bspw. Urlaubs-/Resturlaubsanspruch) sowie der Personaleinsatzplanung
• Sehr hohe Konfliktfähigkeit und Belastbarkeit, Kommunikations- und Kooperationskompetenz und eine hohe Dienstleistungsorientierung

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 9b mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.676,89 € - 4.562,79 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• Ein vielfältiges Aufgabengebiet sowie ein attraktives Arbeitsumfeld
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Bis zu 50 % Mobile Work
• Team-Tage und weitere Events
• Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 09.01.2026 über unser Karriereportal.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.