Vorstandsassistenz (m/w/d)

In Hamburg leben rund 1,9 Millionen Menschen unterschiedlichster kultureller Herkunft. Die Bücherhallen Hamburg bieten ihnen eines der größten und leistungsstärksten Bibliothekssysteme Deutschlands mit einem aktuellen Medienangebot, attraktiver Ausstattung und einem vielfältigen Veranstaltungsprogramm. 35 Standorte verteilen sich über das Stadtgebiet und sind wichtige Bausteine in der Kulturlandschaft der Hansestadt.

Als größte öffentliche Kultureinrichtung der Stadt Hamburg heißen die Bücherhallen alle Menschen willkommen. Gäste nutzen die Räume zum Lernen und Arbeiten sowie zum aktiven Austausch über Medien und aktuelle Themen – engagierte Mitarbeitende stehen ihnen dabei mit freundlichem Service zur Seite und bieten darüber hinaus Veranstaltungen und Workshops für alle Altersgruppen an.

Wir suchen zum 1. Februar 2026 eine Vorstandsassistenz (m/w/d) in Teilzeit mit mind. 30 Std./W. oder Vollzeit, EG 9b TV-AVH.

Die Vorstandsassistenz arbeitet eng mit dem Vorstandsreferenten und dem aus zwei Personen bestehenden Vorstand zusammen. Sie hat sowohl organisatorische wie inhaltliche Aufgaben.

Ihre Aufgaben:

• Aktive Mitgestaltung strategischer Initiativen und interner Projekte im Vorstandsbereich – insbesondere im Rahmen organisationsweiter Transformations-, Digitalisierungs- und Strukturprojekte. Sie übernehmen dabei Verantwortung für Teilprojekte, koordinieren Stakeholder und begleiten Veränderungsprozesse gemeinsam mit dem Vorstandsreferenten und dem Vorstand.
• Selbständige inhaltliche Zuarbeit zu strategischen Fragestellungen durch eigenverantwortliche Recherche, Analyse komplexer Informationen und deren strukturierte, adressatengerechte Aufbereitung als Entscheidungsgrundlage für den Vorstand.
• Übernahme zentraler organisatorischer Aufgaben , inklusive effizienten Büromanagements sowie der eigenständigen Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Vorstandsformaten und Geschäftsreisen – stets mit Blick auf optimale Prozesse und kontinuierliche Verbesserung.
• Erstellung aussagekräftiger Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen , inklusive der Entwicklung klarer Visualisierungen, Kennzahlen und Analysen für laufende Projekte und strategische Themen.
• Funktion als kommunikative Schnittstelle zwischen Vorstand, internen Bereichen und externen Partner*innen. Sie sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss, unterstützen das Stakeholder-Management und vertreten den Vorstandsbereich in projektbezogenen Abstimmungen.

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Verwaltung oder vergleichbar
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute diversitätssensible Kommunikationsfähigkeit
• Selbständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Serviceorientierung
• Sehr gute Fähigkeiten zum schnellen Fokuswechsel zwischen mehreren, unterschiedlichen Aufgaben und deren Priorisierung bei wechselnden Anforderungen
• Sehr guter Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
• Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere bei kurzfristigen Anforderungen
• Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten Ihnen:

• ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Raum für Verantwortung, Ideen und Kreativität in einem modernen Bibliothekssystem in der lebenswerten Großstadt Hamburg
• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Anspruch auf Bildungsurlaub
• eine tarifliche Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Zulagen nach TV-AVH
• 30 Tage Urlaubsanspruch gemäß TV-AVH (bei Vollzeit-Tätigkeit) zuzüglicher arbeitsfreier Tage an Heiligabend und Silvester
• eine Betriebsrente nach dem Hamburgischen Zusatzversorgungsgesetz (HmbZVG)
• Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen
• Angebot zur Gesundheitsförderung, Zugang zu einem deutschlandweiten Fitness- und Wellnessnetzwerk zu einem stark vergünstigten Preis sowie die Möglichkeit zum JobRad-Leasing
• stabile Arbeitsbedingungen dank Tarifbindung (TV-AVH) in der meistbesuchten Kultureinrichtung Hamburgs
• einen abwechslungsreichen und sinnstiftenden Arbeitsplatz mit sehr guter ÖPNV-Anbindung im Stadtzentrum

Willkommen sind bei uns alle Menschen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Bücherhallen Hamburg verfolgen ein umfassendes Kinderschutzkonzept und setzen sich nachhaltig für das Wohl von Kindern ein.

Für Fragen und weitere Informationen steht Ihnen Anne Kurzweil unter der Telefonnummer (+49 40 42606-4109) gern zur Verfügung. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an personalabteilung@buecherhallen.de

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins bis zum 18.01.2026.