Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) im Büro des Präsidenten

Präsidium – Präsident

Vollzeitbeschäftigung (Teilzeitbeschäftigung möglich)
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Kennung: 2026-P4

Zur Vervollständigung unseres internationalen Teams suchen wir Sie für unser in Doppelbesetzung geführtes Sekretariat des Präsidenten der Freien Universität Berlin, den Sie mit Organisations- und Kommunikationstalent unterstützen. Wir bieten Ihnen einen attraktiven, dynamischen Arbeitsplatz im Zentrum einer Exzellenzuniversität im grünen Südwesten Berlins. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland und ist national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin. Sie wird von einem Präsidium unter dem Vorsitz des Präsidenten geleitet. Der Präsident vertritt die Hochschule und ist des Weiteren insbesondere für die strategische Planung (Forschungsschwerpunkte, Entwicklungsplanung, Berufungspolitik, Evaluation, Qualitätsmanagement, Exzellenzstrategie etc.) zuständig.

Das erwartet Sie bei uns:

Sie unterstützen den Präsidenten und sein Team im engen Austausch mit einer weiteren Teamassistentin an zentraler Schnittstelle in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Dazu gehören insbesondere:

• schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache
• umfangreiche E-Mail-Bearbeitung
• Terminmanagement des Präsidenten mit Microsoft Outlook
• Lektorat und Layout von Texten/Redemanuskripten
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen inkl. Sitzungsunterlagen
• Veranstaltungsorganisation (Kommunikation, Raumorganisation, Catering etc.)
• Gästebetreuung
• weitere Sekretariatsaufgaben wie Postein- und -ausgangsbearbeitung, Verwaltung von Sitzungsräumen sowie Koordinierung des Fahrers des Präsidiums
• Kontinuierlicher Informationsaustausch und Koordinationsaufgaben innerhalb des Präsidenten-Teams und des Präsidiums
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen)
• Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP
• themenbezogene Recherchen und Datenauswertungen (Informationsmanagement)
• Akten- und Dokumentenmanagement (Ablage, Archivierung, etc.)

Das bringen Sie mit:

Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachensekretär*in/-assistent*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen, sehr gute Englischkenntnisse sowie gute Kenntnisse in einer romanischen Sprache in Wort und Schrift; Nachweis über die Fremdsprachenkenntnisse

(Berufs-)Erfahrung:

Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position.

Das wünschen wir uns von Ihnen:

• Hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• sehr gute EDV-Kenntnisse inkl. MS Office, insbesondere geübte Handhabung von Outlook
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie sehr gutes Ausdrucksvermögen
• Loyalität und Diskretion
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie Verhandlungsgeschick
• gute Kenntnisse universitärer Strukturen und (Verwaltungs-)Prozesse
• freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten

Weitere Informationen erteilt Herr Tomaz Cebasek (tomaz.cebasek@fu-berlin.de / (030)838-73101).

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 16.03.2026 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Tomaz Cebasek: tomaz.cebasek@fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin
Präsidium
Präsident
Herrn Tomaz Cebasek
Kaiserswerther Str. 16-18
14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden.
Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.