Personalassistent/in / Personalsachbearbeiter/in (w/m/d)

Das FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gemeinnützige GmbH ist ein Unternehmen der Bundesländer. Wir erbringen Mediendienstleistungen zum Auf- und Ausbau schulischer, landeseigener und länderübergreifender Bildungsmedieninfrastrukturen. Dazu gehört die Entwicklung webbasierter Angebote und die Distribution von digitalen Bildungsmedien für den Unterricht. Bei der Umsetzung des DigitalPakt Schule unterstützen wir die Bundesländer in Projekten. Daneben produzieren wir lehrplanzentrale Medien für den Schulunterricht und realisieren pro Jahr ca. 60 neue Titel (interaktive Onlinemedien). Wir beschäftigen ca. 85 Mitarbeiter/innen.

Für unsere Abteilung „Verwaltung“ suchen wir baldmöglichst eine/n

Die Stelle ist vorgesehen zur Unterstützung sämtlicher anfallender Personalaufgaben bei der Personaladministration, -betreuung, Zeiterfassung, Bewerbungsadministration, Gehaltsabrechnung sowie für Vertretungsaufgaben im Bereich Assistenz der Geschäftsführung.

Ihre Aufgaben:

• Personaladministration: Einleitung von Onboarding-Prozessen, Verwaltung von Austritten, Vorbereitung von Einstellungsunterlagen, Vorbereitung der Zeugniserstellung, Betriebsratsbeteiligungen
• Pflege des Zeiterfassungssystems (Zeus) u.a. Korrekturbuchungen, Fehlzeitenüberwachung und Arbeitsunfähigkeitsmeldungen; Zeitkontenüberwachung, Hinterlegung von Arbeitszeiten/Verteilung Arbeitszeit, Abrechnung von Dienstreisen nach dem Bundesreisekostengesetz, Führen der P-Akte
• Personalbetreuung: Ansprechpartner/in für Mitarbeiter/innen bei Fragen zu Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit, Zusatzversorgung (VBL) oder Sozialversicherungen
• Bewerbungsadministration: Stellenausschreibungen vorbereiten (intern und extern), Korrespondenz mit Bewerbern und Organisation von Vorstellungsgesprächen/Schnuppertage
• Gehaltsabrechnungen: Vorbereitung und Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit der AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern)
• Abstimmung von Personalkonten mit der Buchhaltung
• Mitwirkung bei der Erstellung von Listen wie z.B. Stellenplänen, Personalkostenbe- und -hochrechnungen, Personalstatistiken, Berechnung der Personalrückstellungen (u.a. Urlaub und Gleitzeit) für den Jahresabschluss, Schwerbehindertenmeldungen
• Vertretung der Assistentin der Geschäftsführung (u.a. Vorbereitung und Abwicklung von Gremiensitzungen, Reiseplanung, Gebäudeverwaltung, Mietverträge)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung möglichst mit personalfachlicher Vertiefung/Weiterbildung
• Praktische Berufserfahrung im Personalwesen und Office-Bereich
• Grundlegende Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht
• Kenntnisse im Tarifwerk TVöD (oder alternativ: TV-L) und im Zusatzversorgungsrecht (VBL) sind von Vorteil
• Gute PC-Anwenderkenntnisse (v.a. MS Word und EXCEL),
• Erfahrungen mit Gehaltsabrechnungssoftware, Personalinformationssystemen oder Zeiterfassungsprogrammen sind von Vorteil
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 des Europäischen Referenzrahmens für Sprachen), inkl. Kenntnisse der Fachterminologie
• Freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten
• Teamfähigkeit, Diskretion, Detailgenauigkeit, Kommunikationsstärke und Flexibilität

Wir bieten:

• Eine sinnstiftende und zukunftsorientierte Aufgabe bei der Digitalisierung von Schulen
• Ein krisenfestes Arbeitsverhältnis bei einem öffentlichen Unternehmen
• Vergütung je nach persönlicher Qualifikation und Erfahrung in Anlehnung an den TVöD Bund
• Unbefristete Teilzeittätigkeit (ca. 15 – 30 Stunden wöchentlich)
• Job Ticket, Firmenfitness mit „Wellpass“
• Betriebliche Altersversorgung
• Attraktiver Medienstandort in München-Grünwald (öffentliche Verkehrsmittel, kostenfreie Parkplätze)
• Flexible Arbeitszeiten, Arbeitszeiterfassung. Mobiles Arbeiten in beschränktem Umfang

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen an Herrn Rüdiger Nill: bewerbung@fwu.de. Für Rückfragen steht er Ihnen unter 089 / 64 97 -340 zur Verfügung.

FWU gGmbH, Bavariafilmplatz 3, 82031 Grünwald; https://www.fwu.de