Teamassistent/in (w/m/d) Mediendienste

Das FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gemeinnützige GmbH ist ein Unternehmen der Bundesländer. Wir erbringen Mediendienstleistungen zum Auf- und Ausbau schulischer, landeseigener und länderübergreifender Bildungsmedieninfrastrukturen. Dazu gehört die Entwicklung webbasierter Angebote und die Distribution von digitalen Bildungsmedien für den Unterricht. Bei der Umsetzung des DigitalPakt Schule unterstützen wir die Bundesländer in Projekten. Daneben produzieren wir lehrplanzentrale Medien für den Schulunterricht und realisieren pro Jahr ca. 60 neue Titel (interaktive Onlinemedien). Wir beschäftigen ca. 85 Mitarbeiter/innen.

Für unsere Abteilung „Mediendienste“ suchen wir baldmöglichst eine/n

In dieser Rolle unterstützen Sie die Abteilung organisatorisch und administrativ bei den zentralen Aufgaben (bilaterale Mediendienste mit den Bundesländern, länderübergreifende Vorhaben im Rahmen des DigitalPakt sowie Aufbau und Betrieb einer Bildungsmedieninfrastruktur)

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Abteilungsleitung, der Projektleiter/innen und aller Mitarbeiter/innen der Abteilung
• Termin- und Reisemanagement unter Einhaltung der Reiserichtlinien
• Vorbereitung von Auslagenabrechnungen
• Auftrags- und Rechnungseingabe bzw. -prüfung mit dem Rechnungsprüfungsprogramm enaio
• Organisation und Koordinierung von Meetings, Messen und Events einschließlich Catering
• Protokollführung und strukturierte Dokumentation von Ländersitzungen
• Kommunikation mit externen Stellen (z.B. Ansprechpartner/innen in den Bundesländern, externen Dienstleistern)
• Pflege und Weiterentwicklung der Projektmanagement-Standards, Templates und Vorlagen
• Sicherstellung der Verfügbarkeit und Auffindbarkeit aller PM-Dokumente und -Vorlagen für Projektmanager und Projektleiter durch strukturierte Ablage und klare Dokumentation
• Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben (u.a. Korrespondenz, Dokumentation/Archivierung, Terminplanung, Zusammenstellen von Unterlagen)
• Administrationsaufgaben bei FWU-ebooks

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Office-Management
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, Video-Konferenz-Systemen und Projektmanagement-Tools (bevorzugt: Jira und Confluence)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 des Europäischen Referenzrahmens für Sprachen), inkl. Kenntnisse der Fachterminologie, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Gute kommunikative Fähigkeiten (mündlich und schriftlich), freundliches und offenes Auftreten
• Organisationstalent und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Hohes Maß an Diskretion, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit

Wir bieten:

• Eine sinnstiftende und zukunftsorientierte Aufgabe bei der Digitalisierung von Schulen
• Ein krisenfestes Arbeitsverhältnis bei einem öffentlichen Unternehmen
• Vergütung je nach persönlicher Qualifikation und Erfahrung in Anlehnung an den TVöD Bund
• Unbefristete Teilzeittätigkeit (ca. 20 – 30 Stunden wöchentlich)
• Job Ticket, Firmenfitness mit „Wellpass“
• Betriebliche Altersversorgung
• Attraktiver Medienstandort in München-Grünwald (öffentliche Verkehrsmittel, kostenfreie Parkplätze)
• Flexible Arbeitszeiten, Arbeitszeiterfassung. Mobiles Arbeiten bis zu 2 Tage/Woche möglich

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen an Herrn Rüdiger Nill: bewerbung@fwu.de. Für Rückfragen steht er Ihnen unter 089 / 64 97 -340 zur Verfügung.

FWU gGmbH, Bavariafilmplatz 3, 82031 Grünwald; https://www.fwu.de