Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.800 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Mobilität und technische Infrastruktur zur befristeten Anstellung nach § 14 Abs. 1 TzBfG vom 08.07.2026 bis zum 14.10.2026 mit Option auf Verlängerung für die Elternzeit in Vollzeit einen/eine

Kennziffer: 470.000.02

Ihre Aufgaben

Büromanagement

• Bearbeiten und Weiterleiten des Postein- und Postausgangs
• Schreibarbeiten und Korrespondenzen, zweckbezogenes Formulieren und Gestalten von Schriftstücken
• Terminplanung, -vorbereitung und -kontrolle
• Fachgerechtes, wirtschaftliches und umweltgerechtes Einsetzen von Organisations- und Arbeitsmitteln
• Führen von Karteien, Registraturen und Datenbanken
• Erstellen von Protokollen
• Recherchetätigkeiten

Bürokommunikation

• Telefondienst und professionelles Empfangen und Betreuen von Besuchenden
• Bereitstellen von Unterlagen, Erteilen von Auskünften an Mitarbeitende sowie Bürger und Bürgerinnen
• Aufbereiten und Weitergeben dienstlicher Informationen, Informationsorganisation und Organisation der Bürokommunikation von externen Partnern
• Erfassen, Verarbeiten, Aufbereiten und Verwenden von Fachbereichsinformationen

Teilsachbearbeitung

• Vorbereitendes Zusammenstellen von fallbezogenen Vorgängen
• Erteilen von Auskünften

Vorbereitung der Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung (SVV), der Ortsbeiräte (OBR) und Fachausschüsse für den Fachbereichsleitenden

• Erfassen, Verteilen und Kontrollieren der Beantwortung von Anfragen und Anträgen aus der SVV und den OBR
• Einholen schriftlicher Stellungnahmen der Bereiche zu Vorlagen in Zuständigkeit des Fachbereiches, einschließlich der Fristkontrolle und Vollständigkeitsprüfung
• Aufbereiten der Unterlagen und der Tagesordnung politischer Gremien für den Fachbereichsleiter
• Erfassen sowie Organisation der Teilnahme an den Fachausschüssen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf (bspw. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder Verwaltungsfachangestellte/r)
• Einschlägige Berufserfahrung im Aufgabengebiet
• Routinierte Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit sowie gutes wirtschaftliches Denken und Handeln
• Sehr gutes Büromanagement und Organisationsfähigkeit mit einer selbständigen und strukturierten Arbeitsweise
• Sehr gute Medienkompetenz mit der Standardsoftware sowie gute Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware, wie Geoportal und GIS
• Erste Ausschuss- und Gremienkenntnisse
• Kommunikativ gewandte und sehr dienstleistungsorienteierte Persönlichkeit mit einem sicheren Informationsverhalten

Sie möchten als erfahrenes Organisationstalent in einer dem Gemeinwohl verpflichteten Verwaltung im Team der Fachbereichsleitung Mobilität und technische Infrastruktur tätig sein? Ihre Persönlichkeit hilft Ihnen, die verschiedenen Perspektiven unseres großen Verwaltungsapparates zu verstehen und diesen dienstleistungsorientiert zu begegnen? Gleichzeitig gelingt es Ihnen auch, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 6 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.240,30 € - 3.719,22 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote
• Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 05.06.2026 über unser Karriereportal.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Lange aus dem Team Personalgewinnung per Tel. 0331-289-1320 als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.