Bid Manager / Angebotsmanager mit KI-Skills (m/w/d)

IT meets ENERGY

Die VIVAVIS AG steht für die digitale Zukunft der Versorgungswirtschaft. Als IT-Systemhaus bieten wir eine einzigartige Verbindung aus Software- und Hardwarelösungen. Dabei richten wir uns konsequent an gesetzlichen Vorgaben und individuellen Anforderungen aus – in Deutschland und international. Unsere rund 800 Mitarbeitenden arbeiten täglich daran, Versorgungsnetze effizienter, resilienter und nachhaltiger zu machen. Im Fokus stehen dabei Anforderungen wie Künstliche Intelligenz, IT-Sicherheit und Cloud-Technologien, die wir gezielt in unsere Lösungen integrieren – für eine intelligente Steuerung komplexer Systeme und eine sichere, zukunftsfähige Infrastruktur.

Für unser Team im Geschäftsbereich Sales Operations am Standort Ettlingen suchen wir dich als

Vollzeit | unbefristet

So schaffst du bei uns Mehrwert:

Neben der Haupttätigkeit als Bid Manager gestaltest du unsere Angebotsprozesse aktiv neu – mit einem klaren Fokus auf den strategischen Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Du verbindest fachliche Angebotskompetenz mit datengetriebenem Arbeiten und hebst Effizienz, Qualität und Geschwindigkeit unserer Angebote auf das nächste Level.

Angebotserstellung:

• Bearbeitung der Angebotsanfragen.
• Technische Ausarbeitung von Angeboten und Klärungen mit den Fachabteilungen.
• Rücksprache mit dem Außendienst und kommerzielle Ausarbeitung des Angebots.

KI-gestütztes Angebotsmanagement:

• Aktive Nutzung von KI-Tools (z. B. Copilot, generative KI, Text- und Analysemodelle) zur Erstellung, Optimierung und Qualitätssicherung von Angeboten.
• Entwicklung und Pflege von Prompt-Standards, Textbausteinen und Angebotslogiken für KI-gestützte Angebotsprozesse.
• Einsatz von KI zur Analyse von Ausschreibungen, Ableitung von Chancen/Risiken und Strukturierung komplexer Anforderungen.

Prozess- & Effizienzsteigerung:

• Automatisierung wiederkehrender Angebotsaufgaben (z. B. Textentwürfe, Kalkulationsvorbereitung, Compliance-Checks).
• Weiterentwicklung der Angebotsprozesse unter Nutzung von Daten, KPIs und KI-Insights.
• Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Technik und Produktmanagement zur optimalen Nutzung von KI im Angebotsprozess.

Qualität & Steuerung:

• Sicherstellung von Angebotsqualität, Konsistenz und Termintreue – unterstützt durch KI-basierte Prüfmechanismen.
• Analyse von Angebots-Erfolgsquoten und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen mithilfe von KI-gestützten Auswertungen.

Das zeichnet dich aus:

• Ausbildung/Studium: Erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftliches, technisches oder vergleichbares Studium – alternativ relevante Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung.
• Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung im Angebotsmanagement, Bid Management, Projektmanagement oder technischen Vertrieb (B2B) – idealerweise im IT-/Energiewirtschaftsumfeld.
• Kenntnisse: Erfahrung im Umgang mit Angebotskalkulation und Projektmanagementmethoden sowie sehr gutes Verständnis komplexer Leistungsbeschreibungen und kaufmännischer Zusammenhänge.
• Arbeitsweise: Strukturierte, analytische und prozessaffine Arbeitsweise mit hoher Qualitätsorientierung.
• KI- & Digital-Kompetenz: Ausgeprägte Affinität zu KI-Anwendungen und digitalen Arbeitsweisen sowie erste praktische Erfahrungen mit generativer KI (z.B. Copilot, ChatGPT o.ä.) im beruflichen Kontext.
• Tools: Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. M365, CRM, Angebots- oder DMS-Systeme).
• Kommunikationsstärke: Sicheres Auftreten, Überzeugungskraft und Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit.
• Persönlichkeit: Innovationsfreunde und Lust, neue Technologien produktiv einzusetzen.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil.

Darum wirst du dich bei uns wohlfühlen:

• Onboarding-Programm: Wir stellen dir in den ersten sechs Monaten einen persönlichen Mentor oder eine persönliche Mentorin zur Seite, der/die dich bei deinem Einstieg begleitet und unterstützt.
• Langfristige Perspektiven: Wir bieten dir einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem etablierten Unternehmen der Energieversorgung, das auch in Zukunft relevant sein wird.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Dank Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung kannst du deine Arbeitszeit flexibel gestalten und geleistete Mehrarbeit stunden- oder tageweise durch Freizeit ausgleichen.
• Mobiles Arbeiten: Wir bieten dir die Möglichkeit, an bis zu zwei Tagen pro Woche mobil zu arbeiten – abgestimmt auf deine Aufgaben und dein Team.
• Arbeiten, wie-s ins Leben passt: Ob Familie, Weiterbildung oder andere Gründe – mit individuellen Teilzeitlösungen kannst du deine Stunden flexibel anpassen.
• Gesundheitsförderung: Wir bieten regelmäßig wechselnde, kostenlose Gesundheitsangebote – darunter Vorsorgeuntersuchungen, Online-Kochkurse und Vorträge zur mentalen Gesundheit.
• Bike-Leasing: Nutze die Möglichkeit, bis zu zwei Fahrräder mit Versicherung zu leasen.
• Gezielte Weiterbildung: Wir bieten dir vielfältige Schulungen, Online-Kurse und externe Weiterbildungsangebote, die individuell auf deine Bedürfnisse und Entwicklungsziele abgestimmt sind.
• Betriebliche Altersvorsorge: Wir bezuschussen deine Beiträge in die betriebliche Altersvorsorge über die gesetzliche Verpflichtung hinaus mit 20 %.
• Urlaub: Neben 30 Urlaubstagen im Jahr kannst du dich über zwei arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. freuen, sofern diese auf einen Werktag fallen.

Bei uns zählt nicht nur, was du tust – sondern auch, wofür du es tust.

Dein Einstieg bei VIVAVIS macht unsere Energieversorgung intelligenter, sicherer und nachhaltiger. Bei uns zählen Persönlichkeit, Lernbereitschaft und Teamgeist genauso wie fachliche Qualifikation. Als wachsendes Unternehmen im Mittelstand agieren wir in 9 Ländern weltweit. Bei uns erlebst du einen starken Teamzusammenhalt in einem multikulturellen Umfeld.

Klingt nach einem Ort, an dem du dich einbringen möchtest?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – auch ohne Anschreiben!

Deine Ansprechpartnerin
Katja Talaj, Recruiting

Bei Fragen kontaktiere uns gerne über: recruiting@vivavis.com

VIVAVIS AG
Nobelstraße 18 • 76275 Ettlingen
Besuchen Sie uns auch im Internet: www.vivavis.com