Organisationsuntersuchung in der kommunalen Werkstatt in Karlsruhe

Karlsruhe, April 2025 - Mit einem klaren Ziel vor Augen und in enger Zusammenarbeit zwischen Werkstattleitung, Verwaltung und externer Beratung haben die Stadtwerke Karlsruhe (Team Sauberes Karlsruhe) innerhalb von nur drei Monaten eine umfassende Organisationsuntersuchung ihrer internen Werkstatt durchgeführt - und erfolgreich abgeschlossen. Die Analyse deckte Schwachstellen auf, das Team entwickelte praktikable Lösungen, und erste Maßnahmen wurden direkt umgesetzt.
Michael Quack, Inhaber der Quack Unternehmensberatung und verantwortlich für die Analyse:
"Die Werkstatt des TSK war bereits solide aufgestellt. Unser Ziel war es, vorhandene Potenziale zu heben - nicht zu revolutionieren. Dabei stand die direkte Umsetzbarkeit im Fokus."

Ergebnisse mit Mehrwert
Die Untersuchung machte zentrale Optimierungspotenziale sichtbar: fehlende Prozessstandards, unvollständige Datensätze im Werkstattmanagementsystem COSWARE, Kommunikationsbrüche sowie ein hoher Anteil an Fremdvergaben.

In enger Zusammenarbeit mit dem Team vor Ort wurden pragmatische Lösungen entwickelt:
• Kernprozesse modelliert und visualisiert
Die Abläufe für Reparatur und Wartung wurden gemeinsam definiert und in Form von Posterübersichten in der Werkstatt sichtbar gemacht.

• Software gezielt weiterentwickelt
COSWARE wird künftig als zentrales Steuerungstool genutzt und um Module für Termin- und Personalplanung erweitert. Das Tool"ENAIO" unterstützt die Wissenssicherung.

• Kommunikation verbessert
Ein digitaler Bildschirm schafft Transparenz zu aktuellen Aufgaben und Personaleinsatz. Zudem entwickelte das Team eine eigene Vision/Mission als Leitlinie für die Werkstatt.

• Controlling etabliert
Ein neues Kennzahlensystem ermöglicht die Bewertung von Reparaturdauer, Fremdvergabequote und Prozesstreue. Künftig erfolgt ein monatliches Reporting.

Positive Rückmeldungen aus dem Team
Die Projektverantwortlichen bei den Stadtwerken Karlsruhe bewerten das Projekt nicht nur inhaltlich, sondern auch methodisch als vollen Erfolg.
Projektleiter Mobilität bemerkte:
"Die Zusammenarbeit war zielorientiert, offen und auf Augenhöhe. Besonders wertvoll war, dass alle Mitarbeitenden von Anfang an einbezogen wurden. So konnten die Veränderungen schnell akzeptiert und direkt im Alltag umgesetzt werden."

In einer internen Bewertung wurde insbesondere der Praxisbezug, die Zuverlässigkeit, Flexibilität, eingehaltene Zeitschiene, Präsenz vor Ort, Kommunikation und Lösungsorientierung hervorgehoben. Auf die Frage, wie die Zusammenarbeit in einem Satz beschrieben werden kann, fiel die Antwort eindeutig aus: "Ein erfolgreiches Projekt mit unheimlichem Mehrwert."

Übertragbarkeit auf andere Kommunen
Viele kommunale Werkstätten sehen sich mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert: veraltete Infrastruktur, wachsender Digitalisierungsdruck, hoher Aufwand durch Fremdvergaben und Generationenwechsel im Personal. Die Stadtwerke Karlsruhe zeigen mit diesem Projekt, wie durch gezielte Organisationsentwicklung praxisnahe und schnell wirksame Lösungen entstehen können.

Michael Quack fasst zusammen:
"Dieses Projekt kann eine Blaupause für andere kommunale Werkstätten sein. Wichtig ist dabei der offene Dialog mit dem Team - und der Mut, Dinge anzupacken, bevor sie zum Problem werden."

Nächste Schritte
Um die nachhaltige Wirkung zu sichern, sind für Juni, September und November 2025 weitere Folgetermine vereinbart. So wird sichergestellt, dass die neuen Strukturen im Alltag weiter gelebt und bei Bedarf angepasst werden können.