DMS-Vorbericht der daa: scanview®: mehr Funktionalität, mehr Komfort (Stand H 040)

Das prozessorientierte Archiv- und Dokumenten-Management-System scanview® der daa archiviert sämtliche Unternehmensdokumente, von der CAD-Zeichnung über Office-Dateien, E-Mails bis zur gescannten A0-Zeichnung in einem zentralen Speicher. Mit dem in scanview® integrierten Viewer kann der Anwender die Dokumente trotz ihrer unterschiedlichen Formate betrachten, ohne die Anwendungssoftware installiert zu haben, mit der die Datei erstellt wurde. Zur DMS 2006 präsentiert die daa verschiedene Neuerungen und Erweiterungen, die ein noch flexibleres und komfortableres Arbeiten mit dem System ermöglichen: Neue Postkorblösung mit und ohne Workflow Die neue Postkorblösung bietet vielfältige Nutzungsmöglichkeiten: Die Postkörbe lassen sich in Einzel- und Gruppenpostkörbe gliedern und außerdem hierarchisch anordnen. Die Rechteprofile werden automatisiert erstellt und sorgen so für minimalen Administrationsaufwand. Optional stehen individuell gestaltbare Bearbeitungsmasken zur Verfügung. So können Unternehmen spezielle Anforderungen unproblematisch umsetzen. Die Postkorblösung kann optional mit oder ohne Workflowfunktionalität zur automatisierten Weiterleitung und Verarbeitung des Posteingangs erworben werden. Workflow-gesteuerte Vorgänge einfach realisiert Durch die stark erweiterte Workflow-Engine ist eine reibungslose Verarbeitung der Prozesse möglich. Mittels eines einfach und intuitiv zu bedienenden grafischen Workflow-Designers können Bearbeitungs- und Genehmigungshierarchien aller Art schnell und effizient gestaltet werden. Die Einsatzbereiche reichen dabei vom Urlaubsantrag und der Reisekostenabrechnung bis hin zur vollautomatischen Verbuchung von Eingangsrechnungen (so genannte Dunkelverarbeitung). Ermöglicht wird dies durch den Datenaustausch mit anderen Applikationen wie zum Beispiel dem ERP-System. Komplexe Workflows lassen sich in leichter zu überschauende Module zerlegen. Neu sind eine Wiedervorlage-Funktion sowie die Einrichtung paralleler Sub-Workflows. Auch die temporäre Delegation einer Workflow-Aufgabe ist möglich. Durch das ausgefeilte Stellvertreterkonzept und das integrierte mehrstufige Eskalationsmanagement bleibt die Prozesskette auch bei Urlaub, Krankheit oder Unfall eines Mitarbeiters durchgängig. Dieses flexibel angelegte Rollenkonzept erlaubt dadurch die Abbildung vielfältiger Konstellationen – auch beim Aufruf externer Anwendungen. Die Prozesse sind stabil und bieten eine hohe Performance, was erreicht wird durch eine eigene Workflow-Datenbank mit integrierten Admin-Tools zur Überwachung und Steuerung der Workflows. Weitere Neuerungen Auch bei der Kontierung von Eingangsrechnungen hat sich einiges getan: Für Komfort sorgt die neue automatisierte Mitarbeitersuche, Vorgabewerte und Rechenfelder innerhalb der Positionsdaten und der Differenzabgleich mit den Summenwerten aus den Kopfdaten. Die optionale Kompetenzprüfung erleichtert die Einhaltung der internen Regelungen und die Import- und Exportfunktionen von und zu ERP-Systemen sorgen für nahtlose Übergänge. Von dieser erweiterten Funktionalität profitieren insbesondere Unternehmen, die bei der Bearbeitung ihrer Eingangsrechnungen auf eine kostenintensive OCR-Lösung mit Abgleich der Lieferanten- und Bestelldaten verzichten wollen. Statt dessen erhalten sie bei der Erfassung der Rechnung viel Komfort und Zugriff auf ihre ERP-Daten. Eine weitere Zielgruppe besteht in Organisationen, die ihren Prüfungs- und Freigabeprozess optimieren möchten. Sind täglich viele Rechnungen zu bearbeiten und von mehreren Abteilungen zu prüfen, benötigen sie Rechtestrukturen auf Positionsebene. Dies ist mit der neuen Funktionalität von scanview® ab sofort möglich. Jetzt kann außerdem die Aktenverwaltung mit beliebig vielen vordefinierbaren Aktenstrukturen und Rechteprofilen realisiert werden. Dadurch wird ein noch größeres Maß an Flexibilität erreicht. Zusätzlich entsteht ein Plus an Sicherheit: Dadurch, dass neben den Dokumentenklassen noch eine weitere vordefinierte Ablagestruktur zur Verfügung steht, kann die Ablage umfangreicher Vorgänge wesentlicher einfacher und sicherer gestaltet werden. Ein neuer Viewer für 3D-Objekte im CAD-Bereich vereinfacht die Arbeit mit technischen Dokumenten. Anwender können somit jetzt auch die komplexen 3D-Dokumente einsehen. Branchenlösung Beispiel Pharmaindustrie Die Pharmaindustrie mit ihren extrem dokumentlastigen Prozessen ist prädestiniert für die Nutzung von Archiv- und Dokumenten-Management-Systemen. Insbesondere bei der Beantragung einer neuen Arzneimittelzulassung laufen komplexe Prozesse ab. Sie sind extrem langwierig, regulativ und kostenintensiv. Verzögerungen bei der Zulassung eines Arzneimittels haben nicht selten Umsatzeinbußen in zweistelliger Millionenhöhe zur Folge. Jeder Zulassungsantrag besteht aus einer Vielzahl von Dokumenten, die in streng festgelegten Formaten zu erstellen sind. Der gesamte Zulassungsprozess unterliegt derzeit durch die Einführung des Electronic Common Technical Document (eCTD)-Formats einem Wandel. Alte Dokumentbestände müssen in das neue Format überführt und dann verwaltet werden. Die Lösung der daa unterstützt Pharmaunternehmen in der Umsetzung und Wahrung der eCTD-Anforderungen. Über die daa Systemhaus AG Die daa Systemhaus AG, gegründet 1989, ist Anbieter von prozessorientierten Archiv- und Dokumenten-Management-Systemen. Auf Basis der Softwarelösung scanview® adressiert die daa insbesondere Unternehmen, die über ein heterogenes Dokumentengut verfügen. Dazu zählen beispielsweise Industrieunternehmen, Ingenieurbüros, Handelsunternehmen oder Energieversorger. Darüber hinaus unterstützt die daa ihre Kunden mit umfassenden Consulting-Dienstleistungen rund um die Bereiche Prozessoptimierung, technische und betriebswirtschaftliche Analysen, Beratung und Planung, individuelle Software-Anpassungen sowie Trainingsmaßnahmen. Der Firmensitz der daa Systemhaus AG befindet sich mit dem Entwicklungszentrum in Baden-Baden. Die Projektleitung sowie die zentrale Verwaltung sind in München-Ismaning angesiedelt. Vertriebliche Aktivitäten werden über die Standorte München und Nürnberg abgewickelt. Mit Gründung von CompetenceCentern in Nürnberg, Frankfurt, Düsseldorf, Bremen, Wien und Mailand sowie zahlreichen nationalen und internationalen Partnerschaften bietet das Unternehmen kompetenten globalen Service vor Ort. Zum strategischen Partnernetz gehören u.a. Global Player wie SAP, Oracle, Microsoft, EMC², Dicom etc. Über scanview® scanview® ist eine modular aufgebaute, prozessorientierte Archiv- und Dokumenten-Management-Lösung. Das frei skalierbare Produkt basiert auf standardisierten Techniken und ist durch seine offene Architektur in vorhandene IT-Strukturen nahtlos integrierbar. Es archiviert unterschiedliche Arten von Dokumenten in einem zentralen Speicher und stellt sie somit sämtlichen Abteilungen zur Verfügung. Alle in einem Unternehmen vorkommenden Dokumente von der CAD-Zeichnung über Office-Dateien und E-Mails bis zur gescannten A0-Zeichnung sind im direkten Zugriff verfügbar. Connectoren für die Bereiche ERP, CAD, E-Mail oder Office-Anwendungen ermöglichen einen direkten Austausch mit allen im Unternehmen vorhandenen Applikationen im kaufmännischen und technischen Umfeld. Ihre Redaktionskontakte: daa Systemhaus AG Jürgen Wüst Thumenberger Weg 89 D-90491 Nürnberg Telefon +49 911 999599-11 Telefax +49 911 999599-95 E-Mail: j.wuest@daa.de good news! GmbH Nicole Körber Kolberger Str. 36 D-23617 Stockelsdorf Telefon +49 451 88199-12 Telefax +49 451 88199-29 E-Mail: nicole@goodnews.de