Fit für die Langzeitarchivierung: teamwork und windream präsentieren umfassende Lösung für die E-Mail-Archivierung

E-Mails sind seit langem fester Bestandteil der täglichen Firmenkorrespondenz und inzwischen durch die Einführung des Signaturgesetzes rechtlich dem Papierdokument gleichgestellt. Schätzungen zufolge sind schon nahezu 35 Prozent der geschäftskritischen Informationen, also Vereinbarungen, Kundendaten, Bestellungen oder Vertragsabsprachen, in E-Mail-Applikationen gespeichert. Aufgrund rechtlicher Bestimmungen ist der Unternehmer verpflichtet, die elektronisch übermittelten Dokumente sicher aufzubewahren und jederzeit zugriffsbereit zu halten. Mit den gängigen E-Mail-Systeme ist das allerdings nicht möglich. Durch teamwork Archiv-Gateway für Lotus Notes/Domino und dem DMS und Archivsystem windream erhalten Unternehmen eine Archiv-Lösung, mit der sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen können. Archivieren von E-Mails Unter der gewohnten Lotus-Notes-Oberfläche kann der Anwender die ausgewählten E-Mails „per Knopfdruck“ über eine zusätzliche Schaltfläche in der Menüleiste in das DMS und Archivsystem windream übertragen. Dabei hat der Anwender die Möglichkeit, die E-Mail entweder komplett zu archivieren oder nur deren Datei-Anhang. Nutzt der Anwender die erste Variante, so wird das Dokument aus der Lotus-Notes-Mail-Ansicht entfernt. Wird lediglich das Attachement archiviert, bleibt die E-Mail an ihrem aktuellen Ablageort bestehen, in der Mail-Ansicht wird nun das Symbol für archivierte Anhänge angezeigt. Zur Absicherung wird zugleich im Hintergrund die komplette E-Mail in das DMS und Archivsystem windream geschrieben. Dadurch kann bei einem versehentlichen Löschen der E-Mail der Anhang trotzdem wiedergefunden und zurückgeholt werden. Wiederfinden und Zurückholen von E-Mails und Anhängen Über die Archiv-Ansicht „Suchen“ kann der Anwender nach der Archivierung der E-Mails erneut auf diese zugreifen. Er hat nun die Möglichkeit, seine archivierten E-Mails unter bestimmten Kriterien oder über die Lotus-Notes-Volltextsuche wiederzufinden. Die gesuchte E-Mail kann er sich im Original anzeigen lassen und diese anschließend mit den bekannten Funktionalitäten von Lotus Notes Mail weiterverarbeiten. Gleichzeitig werden zurückgeholte E-Mails in der Archiv-Ansicht „Zurückgeholt“ angezeigt. Dies ist allerdings nur eine Kopie der in windream archivierten E-Mail. Einmal archivierte Dokumente bleiben unverändert im DMS und Archivsystem windream stehen. Damit ist gewährleistet, dass die digitalen Dokumente nach der Archivierung unveränderbar bleiben. Darüber hinaus kann der Anwender zurückgeholte E Mails vorbehaltlos aus der Lotus-Notes-Mail-Datenbank wieder löschen. Wurde nur der Datei-Anhang archiviert, so kann der Anwender über die jeweilige E-Mail das Dokument aufrufen. Sofern die E-Mail nur einen Anhang enthält, kann der Anwender direkt darauf zugreifen. Befinden sich mehrere Anhänge in der E-Mail, wird dem Benutzer eine Auswahlliste angezeigt, aus der er den gesuchten Anhang auswählen kann. Sicherheit Lotus Notes/Domino bietet zahlreiche Mechanismen wie Kennwörter oder Zugriffslisten mit Gruppen und Rollen, die den Zugriff auf Lotus-Notes-Dokumente sichern. Jede archivierte Lotus Notes E-Mail ist mit einem Archiv-User-Namen und einem Passwort versehen, so dass Anwender nicht unerlaubt auf das DMS und Archivsystem windream zugreifen können. Über die teamwork GmbH Die teamwork Software und Consulting GmbH mit Hauptsitz in Paderborn und einer Niederlassung in Hamburg ist als Lösungsanbieter spezialisiert auf Workflow- und Collaboration-Management auf Basis der IBM Collaboration-Plattformen Lotus Notes/Domino und Workplace sowie der IBM e-Business Plattform WebSphere. Als IBM Premier Partner und IBM Beta-Partner für neue, innovative Software-Produkte beansprucht die teamwork GmbH hier eine führende Rolle. Ihre Kerngeschäftsfelder sind Consulting und Services sowie der Vertrieb von Produkten für Workflow- und Collaboration-Management. So werden den Kunden Lösungen für die elektronische Zusammenarbeit und Abbildung von Geschäftsprozessen angeboten, die Unternehmen, Kunden und Geschäftspartner in den Rahmen durchgängiger Geschäftsaktivitäten und übergreifender Kommunikation einbinden, diese verbessern und die Produktivität steigern. Mit Hilfe von Workflow- und Collaboration-Lösungen auf Basis der IBM Plattform-Technologien können die Kosten für Geschäftsprozesse deutlich reduziert werden. Kunden der teamwork Software und Consulting GmbH sind Banken, Versicherungen, Industrie- und Dienstleistungsunternehmen. Ihr Redaktionskontakt zur teamwork GmbH: teamwork Software und Consulting GmbH Jörn Borgstädt Am Hoppenhof 32 D-33104 Paderborn Telefon +49 5251 5201-211 Telefax +49 5251 5201-830 jborgstaedt@teamwork.de http://www.teamwork.de Über die windream GmbH Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit rund 40 Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Partner- und Kundensupport, Vertrieb sowie Marketing und verfügt über ein weltweites Partnernetz von ca. 200 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Südamerika sowie in Australien und Neuseeland. Zum Kundenkreis zählen renommierte und auch international operierende Unternehmen wie zum Beispiel ThyssenKrupp, der Landwirtschaftsmaschinen-Hersteller John Deere, die Deutz AG, die Dürr AG, die Bayer AG, die Koenig & Bauer AG sowie die Deutsche Bundesbank. Gesellschafter der windream GmbH sind Roger David (geschäftsführender Gesellschafter) und die Hanseatische Venture Capital GmbH (HVC), Bremen. Über das Dokumenten-Management- und Archivsystem windream windream, seit 2003 auch weltweit patentgeschützt, gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente sowohl im Office-Bereich als auch im SAP-Umfeld. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein DMS vollständig in ein Betriebssystem integriert. windream wird sowohl in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen als auch in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt. Zahlreiche Integrationen, u.a. in ERP- und Workflow-Systeme, ergänzen das Produktportfolio. windream erzielte 2005 als Teilnehmer an der BARC-Studie "Dokumenten-Management" ein überragendes Ergebnis in allen Testdisziplinen. Ihre Redaktionskontakte: windream GmbH Sabine Schönewald Leiterin Marketing Wasserstraße 219 D-44799 Bochum Telefon +49 234 9734-549 Telefax +49 234 9734-520 s.schoenewald@windream.com http://www.windream.de Good News! GmbH Nicole Körber Geschäftsführerin Kolberger Str. 36 D-23617 Stockelsdorf Telefon:+49 451 88199-12 Telefax: +49 451 88199-29 nicole@goodnews.de http://www.goodnews.de