Learning by Doing statt Glamour: Die Realität hinter erfolgreichen Events

Viele verbinden Eventmanagement mit spektakulären Shows, außergewöhnlichen Locations und besonderen Momenten. Doch wie sieht der Berufsalltag tatsächlich aus? Und was sollten Berufseinsteiger wissen, bevor sie ihren ersten Job in einer Eventagentur antreten?

Darüber sprechen wir mit Leah Argow und Bernard Wieynk. Beide arbeiten seit rund fünf Jahren in der Eventbranche und sammelten bereits während ihres Studiums erste praktische Erfahrungen. Heute begleiten sie als Projektmanager bei der Berliner Eventagentur GPM LiveMarketing nationale und internationale Eventproduktionen unterschiedlichster Größenordnungen.

Im Interview geben sie ehrliche Einblicke in ihren Berufseinstieg, berichten von Herausforderungen der ersten Jahre und erklären, warum Erfahrung im Eventmanagement durch nichts zu ersetzen ist.

Viele verbinden Eventmanagement mit großen Shows, spannenden Locations und besonderen Momenten. Entspricht das der Realität?

_Leah:_ Teilweise. Die besonderen Momente gibt es definitiv, aber sie sind das Ergebnis monatelanger Vorbereitung. Der größte Teil unserer Arbeit findet lange vor dem eigentlichen Event statt: Wir entwickeln Konzepte, planen Budgets, erstellen Zeitpläne, koordinieren Dienstleister und stimmen unzählige Details aufeinander ab.

Das Event selbst ist letztlich nur die sichtbare Spitze des Eisbergs. Hier wird all das Realität, was über Monate oder manchmal sogar mehr als ein Jahr hinweg vorbereitet wurde. Wer ins Eventmanagement einsteigt, merkt schnell: Der eigentliche Erfolg entsteht nicht auf der Bühne, sondern lange davor.

Was macht den Beruf dann so anspruchsvoll?

_Bernard:_ Eventmanagement besteht vor allem aus Kommunikation, Organisation und vorausschauendem Denken. Unsere Aufgabe ist es, Menschen mit unterschiedlichen Interessen, Erwartungen und Prioritäten zusammenzubringen und dafür zu sorgen, dass am Ende alles reibungslos ineinandergreift.

Dabei reicht es nicht aus, Aufgaben einfach abzuarbeiten. Gute Projektmanager denken mehrere Schritte voraus und erkennen potenzielle Probleme, bevor sie entstehen.
Ein typisches Beispiel: Der Caterer benötigt Starkstrom genau an der Stelle, die der Veranstaltungstechniker bereits für seine Lichtinstallation eingeplant hat. Oder ein Projekt wirkt sauber kalkuliert, bis nach Abschluss zusätzliche Kosten wie die Künstlersozialabgabe auftreten.

Wer solche Zusammenhänge frühzeitig erkennt, vermeidet Konflikte, spart Kosten und sorgt für einen reibungslosen Projektablauf. Genau dieses Gespür entwickelt sich allerdings erst mit der Zeit.

Wie findet man sich als Berufseinsteiger in dieser Komplexität zurecht?

_Bernard:_ Zunächst einmal sollte man akzeptieren, dass niemand diesen Beruf von Anfang an beherrscht.

Jedes Projekt ist anders, jedes Team arbeitet anders und jede Veranstaltung bringt neue Herausforderungen mit sich. Gerade zu Beginn kann das durchaus überwältigend wirken.
Deshalb hilft ein solides technisches Grundverständnis enorm. Wer beispielsweise Pläne lesen kann oder die Grundlagen der Versammlungsstättenverordnung kennt, gewinnt schneller Sicherheit und versteht Zusammenhänge besser.

Mir persönlich hat außerdem geholfen, andere Perspektiven kennenzulernen. Nach meinem Studium habe ich zunächst Praktika bei einem Eventtechnik-Dienstleister und einem Catering-Unternehmen absolviert, bevor ich in eine Berliner Eventagentur eingestiegen bin. Dieses Verständnis für die Anforderungen anderer Gewerke hilft mir bis heute.

_Leah:_ Und genauso wichtig ist die Bereitschaft, Fragen zu stellen. Niemand erwartet von Berufseinsteigern, dass sie bereits alles wissen.

Viele Dinge lernt man erst im Projektalltag. Deshalb sind erfahrene Kollegen, die ihr Wissen teilen und als Ansprechpartner zur Verfügung stehen, gerade in den ersten Berufsjahren unglaublich wertvoll.

Wie lernt man Eventmanagement am effektivsten?

_Leah:_ Vor allem durch Praxis.

Natürlich gibt es theoretisches Wissen, das man sich aneignen kann. Wirklich verstehen lernt man Eventmanagement aber erst in realen Projekten. Deshalb gehört Learning by Doing untrennbar zu diesem Beruf. Und dazu gehören auch Fehler.

Mir ist beispielsweise vor Kurzem im Versuch, besonders effizient zu arbeiten, eine wichtige Angabe in einem Technical Rider durchgerutscht. Die Folge: Es wurde zusätzliches Personal gebucht, das letztlich gar nicht benötigt wurde. Das war ärgerlich und hat unnötige Kosten verursacht. Gleichzeitig war es aber auch eine wertvolle Lernerfahrung.

Professionalität bedeutet nicht, niemals Fehler zu machen. Professionalität bedeutet, Fehler früh zu erkennen, offen damit umzugehen und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen.

Was hilft Berufseinsteigern dabei, sich möglichst schnell weiterzuentwickeln?

_Bernard:_ Offene Kommunikation.

Viele Berufseinsteiger glauben, sie müssten von Anfang an auf alles eine Antwort haben. Das Gegenteil ist der Fall. Wer Unsicherheiten früh anspricht und aktiv um Unterstützung bittet, lernt deutlich schneller.

Ebenso wichtig ist der Austausch mit anderen. Gute Veranstaltungen entstehen nie allein. Sie sind immer das Ergebnis einer engen Zusammenarbeit zwischen Kunden, Dienstleistern, Partnern und dem Projektteam.

Deshalb bedeutet Netzwerken in unserer Branche weit mehr als Visitenkarten zu sammeln. Es geht darum, langfristige Beziehungen aufzubauen und voneinander zu lernen.
Und schließlich hilft eine ehrliche Nachbereitung jedes Projekts. Wer sich regelmäßig fragt, was gut funktioniert hat und was beim nächsten Mal besser laufen könnte, entwickelt sich kontinuierlich weiter.

Welche Haltung sollte man mitbringen, um langfristig erfolgreich zu sein?

_Leah:_ Neugier, Teamfähigkeit und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
Genauso wichtig ist aber die Bereitschaft, dort mit anzupacken, wo gerade Unterstützung benötigt wird. Wer im Eventmanagement erfolgreich sein möchte, sollte sich für keine Aufgabe zu schade sein.

An manchen Tagen arbeitet man an Budgets und Projektplänen, an anderen trägt man vor Ort Material, beschriftet Namensschilder oder löst kurzfristig Probleme im laufenden Betrieb.
Gerade dadurch entwickelt man ein tiefes Verständnis für die Abläufe eines Projekts.
Dazu kommen Organisationstalent, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Vor allem aber braucht es die Bereitschaft, kontinuierlich dazuzulernen.

Denn die Eventbranche verändert sich ständig. Neue Technologien, neue Anforderungen und neue Veranstaltungsformate sorgen dafür, dass man selbst nach vielen Jahren Berufserfahrung nie ausgelernt hat.

Euer Fazit für Menschen, die in die Eventbranche einsteigen möchten?

_Leah:_ Eventmanagement ist deutlich weniger Glamour, als viele zunächst erwarten. Stattdessen prägen Planung, Kommunikation und Verantwortung den Arbeitsalltag.
Mit jedem Projekt lernt man dazu, übernimmt mehr Verantwortung, sammelt Selbstvertrauen und entwickelt sich weiter.

Im Eventmanagement wird man nicht schnell gut. Aber genau das macht diesen Beruf so spannend. Man lernt nie aus.

_Bernard:_ Und gerade auf Agenturseite wird es nie langweilig. Heute arbeitet man an einem Automotive-Event, morgen an einem Healthcare-Kongress und übermorgen an einem Incentive für einen Finanzdienstleister.
Jedes Projekt bringt neue Menschen, neue Herausforderungen und neue Perspektiven mit sich.

Wer einen Beruf sucht, in dem man nie aufhört zu lernen, findet in einer Eventagentur genau dieses Umfeld. Erfahrung lässt sich nicht abkürzen - aber genau darin liegt der Reiz. Mit jedem Projekt wächst man fachlich und persönlich. Und genau das macht Eventmanagement für mich bis heute so faszinierend.

_Neugierig geworden?_
_Wenn du mehr über den Berufseinstieg im Eventmanagement erfahren möchtest oder Fragen hast, wie der Arbeitsalltag in einer __Berliner Eventagentur__ wirklich aussieht, freuen wir uns auf den Austausch._
_Schreib uns unter: career@gpm-live.de_