Künstliche Intelligenz verändert den Arbeitsalltag in Assistenz, Sekretariat und Office Management. Texte lassen sich vorbereiten, Informationen strukturieren, Besprechungsnotizen zusammenfassen oder Ideen für Präsentationen entwickeln. Gleichzeitig halten KI-Funktionen Einzug in Programme, die in vielen Büros bereits täglich genutzt werden.

Damit entsteht ein neues Kompetenzfeld für Office Professionals. Entscheidend ist nicht, möglichst viele KI-Werkzeuge zu kennen. Wichtiger wird die Fähigkeit, geeignete Anwendungen für konkrete Aufgaben auszuwählen, präzise Arbeitsaufträge zu formulieren und Ergebnisse fachlich wie sprachlich zu überprüfen.

Die Wbildung Akademie greift diese Entwicklung mit verschiedenen Seminaren für Assistenz und Office Management sowie LIVE Online-Seminaren auf. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie sich Künstliche Intelligenz praktisch und verantwortungsbewusst in den Büroalltag integrieren lässt.

KI kann unterstützen – die Verantwortung bleibt beim Menschen

Ein KI-System kann innerhalb kurzer Zeit einen E-Mail-Entwurf erstellen, umfangreiche Informationen zusammenfassen oder eine erste Struktur für ein Protokoll vorschlagen. Ob das Ergebnis fachlich richtig, vollständig und für die jeweilige Situation angemessen ist, muss jedoch weiterhin geprüft werden.

Für Assistenzen ist diese Qualitätskontrolle besonders relevant. Sie arbeiten häufig mit vertraulichen Informationen, kennen interne Zusammenhänge und kommunizieren im Namen oder im direkten Umfeld von Führungskräften. Fehlerhafte Aussagen, ein unpassender Ton oder der unbedachte Umgang mit sensiblen Daten können deshalb weitreichende Folgen haben.

Zum professionellen Einsatz von KI gehören neben der Bedienung der jeweiligen Werkzeuge daher auch Urteilsvermögen, Datenschutzbewusstsein und ein kritischer Umgang mit den erzeugten Inhalten.

Eine Weiterbildung für Assistenz und Office Management zum Thema Künstliche Intelligenz sollte aus diesem Grund nicht nur Möglichkeiten zeigen. Ebenso wichtig ist die Auseinandersetzung mit Grenzen, Risiken und der Frage, welche Informationen für die Verarbeitung durch ein bestimmtes KI-System geeignet sind.

Prompting wird zur praktischen Office-Kompetenz

Wie brauchbar die Antwort eines KI-Systems ist, hängt wesentlich von der gestellten Aufgabe ab. Eine allgemeine Anweisung führt häufig zu einem entsprechend allgemeinen Ergebnis. Werden dagegen Ziel, Kontext, Zielgruppe, gewünschte Form und wichtige Rahmenbedingungen beschrieben, lässt sich die Ausgabe stärker auf den konkreten Bedarf ausrichten.

Professionelles Prompting ist damit mehr als das Erlernen bestimmter Formulierungen. Wer einer KI eine präzise Aufgabe stellen möchte, muss zunächst selbst klären, welches Ergebnis benötigt wird und welche Informationen dafür relevant sind.

Das LIVE Online-Seminar „KI-Prompts – Der Weg zum optimalen Prompt“ der Wbildung Akademie konzentriert sich gezielt auf diese Kompetenz. Andere Weiterbildungsangebote übertragen den Einsatz von KI auf konkrete Tätigkeiten im Office, beispielsweise auf Geschäftskorrespondenz oder Protokollführung.

KI und Microsoft Office im Arbeitsalltag verbinden

Besonders relevant wird Künstliche Intelligenz dort, wo sie mit bereits etablierten Arbeitsmitteln zusammenspielt. Outlook, Word, PowerPoint, Teams und weitere Microsoft-Anwendungen gehören in vielen Unternehmen zum täglichen Werkzeug von Assistenzen und Office Professionals.

Das LIVE Online-Seminar „Microsoft Office & Künstliche Intelligenz (KI)“ beschäftigt sich mit dem Zusammenspiel von Microsoft Office, ChatGPT, Copilot und weiteren KI-Werkzeugen bei typischen Aufgaben im Büro.

Einen breiteren organisatorischen Ansatz verfolgt das Präsenzseminar „Kompaktwissen Büroorganisation“. Hier wird KI gemeinsam mit Themen wie Zeitmanagement, Outlook, OneNote, Teams, digitaler Ablage und Aufgabensteuerung betrachtet.

Damit rückt eine zentrale Frage in den Vordergrund: An welcher Stelle eines bestehenden Arbeitsprozesses bringt KI tatsächlich einen Nutzen? Nicht jede Aufgabe muss mit einem zusätzlichen Werkzeug gelöst werden. Sinnvoll wird der Einsatz vor allem dann, wenn Arbeitsschritte gezielt unterstützt, Informationen schneller verarbeitet oder wiederkehrende Tätigkeiten vereinfacht werden können.

Vom Protokoll bis zur Geschäftskorrespondenz: konkrete Einsatzfelder für KI

Im Assistenzalltag gibt es zahlreiche mögliche Einsatzfelder. KI kann beispielsweise beim Brainstorming helfen, Informationen strukturieren, erste Formulierungen erstellen, umfangreiche Notizen zusammenfassen oder unterschiedliche Textvarianten vorschlagen. Auch bei der Vorbereitung von Einladungen, Tagesordnungen, internen Mitteilungen und Präsentationen kann sie unterstützen.

Ein spezielles Anwendungsgebiet ist die Protokollführung. Digitale und KI-gestützte Werkzeuge können dabei helfen, Besprechungsinhalte aufzubereiten und den Dokumentationsprozess zu beschleunigen. Zuständigkeiten, Beschlüsse, Termine und fachliche Aussagen müssen jedoch zuverlässig kontrolliert werden. Das LIVE Online-Seminar „KI-gestützte Protokollierung: Vom Wort zum perfekten Protokoll“ behandelt diesen Einsatzbereich gezielt.

Auch bei der Geschäftskorrespondenz kann KI als Werkzeug eingesetzt werden. Sie kann Formulierungsalternativen entwickeln, Texte strukturieren oder Entwürfe an unterschiedliche Zielgruppen anpassen. Das LIVE Online-Seminar „Mit Künstlicher Intelligenz zum perfekten Schreiben“ verbindet diese Möglichkeiten mit den Anforderungen an professionelle schriftliche Kommunikation.

Menschliche Kompetenzen gewinnen durch KI zusätzlich an Bedeutung

Mit dem Einsatz Künstlicher Intelligenz verändern sich nicht nur einzelne Arbeitsschritte. Beschäftigte müssen auch einschätzen, welche Aufgaben sie an ein KI-System delegieren können, wann eine Kontrolle erforderlich ist und an welchen Stellen menschliches Urteilsvermögen unverzichtbar bleibt.

Für Assistenzen sind dabei Fähigkeiten gefragt, die bereits bisher zu ihrem Berufsbild gehören: Organisation, Kommunikationsstärke, Sprachgefühl, Verantwortungsbewusstsein und das Verständnis für Situationen und beteiligte Personen.

KI kann beispielsweise einen Text formulieren. Ob dieser Text gegenüber einer bestimmten Führungskraft, Kundin oder einem Geschäftspartner angemessen ist, lässt sich jedoch nicht allein anhand einer sprachlich korrekten Ausgabe beurteilen. Kontextwissen und Beziehungskompetenz bleiben wesentlich.

Gleichzeitig kann der technologische Wandel Unsicherheit auslösen. Fragen nach veränderten Aufgaben, neuen Erwartungen und der eigenen beruflichen Rolle beschäftigen viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Mit dem LIVE Online-Seminar „Gelassen durch den KI-Wandel“ greift die Wbildung Akademie deshalb auch die persönliche Seite der Veränderung auf.

Weiterbildung für Assistenz: KI-Kompetenz bedeutet mehr als Toolwissen

Für Assistenz und Office Management dürfte künftig weniger entscheidend sein, jedes neue KI-Angebot zu kennen. Wichtiger ist ein grundlegendes Verständnis dafür, welche Aufgaben sich für KI-Unterstützung eignen, wie gute Arbeitsaufträge formuliert werden und nach welchen Kriterien Ergebnisse geprüft werden müssen.

Dazu gehört auch, neue Möglichkeiten nicht isoliert zu betrachten. KI wird vor allem dann zum nützlichen Arbeitsmittel, wenn sie zu den vorhandenen Prozessen, technischen Rahmenbedingungen und Anforderungen eines Unternehmens passt.

Die Seminare und Weiterbildungen für Assistenz und Office Management der Wbildung Akademie setzen deshalb unterschiedliche Schwerpunkte: vom Prompting und dem Zusammenspiel mit Microsoft Office über KI-gestützte Protokollführung und Geschäftskorrespondenz bis zum Umgang mit den persönlichen Herausforderungen des technologischen Wandels.

Die Präsenzseminare und LIVE Online-Seminare richten sich an Assistenz, Sekretariat und Office Management und arbeiten mit konkreten Aufgaben und Beispielen aus dem beruflichen Alltag. KI wird dabei nicht als isoliertes Technologiethema betrachtet, sondern dort eingesetzt, wo sie die tägliche Arbeit von Office Professionals konkret unterstützen kann.