Was zeichnet ein gutes Change Management Konzept aus?

Warum ist ein konzeptioneller Ansatz so entscheidend?

Veränderungen in der Arbeitswelt sind komplexe Prozesse, die die verantwortlichen Führungskräfte sorgfältig planen und steuern sollten. Ein Wandel gehört nicht dem Zufall überlassen, denn es lauern Risiken, welche den Geschäftsbetrieb massiv beeinträchtigen könnten. Ein systematisches und strukturiertes Vorgehen gelingt über den Einsatz von Konzepten, wobei das Management zwischen verschiedenen Modellen wählen kann. Verzichten Führungskräfte auf ein konzeptionelles Vorgehen und führen Veränderungen ohne vorgängige Planungen ein, ist dies mit hohen Risiken verbunden. Die Mitarbeitenden könnten die Neuerungen ablehnen oder es entstehen nach der Umstellung chaotische und ineffiziente Prozesse, die das Unternehmen Geld kosten. Ein konzeptionelles Change Management hingegen führt zu den gewünschten Ergebnissen und reduziert die Risiken.

Inhalte der konzeptionellen Vorgehensweise

Ein gutes Change Management Konzept zeichnet sich durch eine Reihe von Inhalten aus, die den Führungskräften bei der Umsetzung helfen und zahlreiche Vorteile bieten. Diese Inhalte lassen sich in mehrere Kategorien einteilen.

·       Zielklarheit: Das Management muss die Ziele der Veränderung klar definieren, damit eine Fokussierung hierauf erfolgen kann. Durch die Definition der Ziele wissen die Beteiligten, was sie erreichen sollen und wie sich die vorgenommenen Veränderungen auf den Gesamtprozess auswirken.

·       Risikominimierung: Viele Prozesse im Unternehmen sind über Jahre gewachsen, sodass es für Führungskräfte oft schwierig ist, die Auswirkungen von Veränderungen abzuschätzen. Eine Risikobetrachtung im Vorfeld hilft, Gefahrenpotenziale zu minimieren und gibt Aufschluss darüber, was in der Zukunft zu erwarten ist.

·       Kommunikation: Vom Top-Management bis zu den Fachkräften muss eine offene Kommunikationskultur herrschen. Ein aktiver Informationsfluss stärkt die Akzeptanz von Veränderungen in der Belegschaft. Zudem wollen potenzielle Stakeholder von Anfang an mitgenommen werden.

·       Effiziente Ressourcennutzung: Veränderungen erfordern Zeit, Geld und Personal. Dank eines Konzeptes kann das Management die Ressourcen effizient nutzen und so Verschwendung vermeiden.

·       Erfolgskontrolle: Der Erfolg des Change Managements und die Einhaltung des geplanten Vorgehens sollte das Management regelmäßig überprüfen. Nur so werden Zielabweichungen transparent sichtbar und Planungen lassen sich kurzfristig anpassen.

Konzepte zum Change Management - eine Auswahl

Für das Change Management gibt es eine Vielzahl von Konzepten, die ein planvolles Vorgehen gewährleisten und damit den Veränderungsprozess systematisch gestalten. Führungskräfte haben die Möglichkeit, aus verschiedenen Theorien auszuwählen. Dabei ist es hilfreich, sich einen Überblick über die gängigen Konzepte zu verschaffen, die wir im Folgenden zusammengestellt haben. Jedes dieser Modelle hat seine Vor- und Nachteile, sodass die jeweilig vorliegende Veränderung die Auswahl beeinflusst.

Das 8-Stufen-Modell von J. P. Kotter

(Kotter, J. P. (1996). Leading Change. Harvard Business Review Press.)

Kotter hat ein achtstufiges Modell entwickelt, das ein sehr strukturiertes Vorgehen ermöglicht. Der Fokus liegt auf den Kernthemen Führung und Kommunikation, wobei kurzfristige Erfolge berücksichtigt werden. Als Nachteil sehen Experten die Starrheit und mangelnde Individualisierbarkeit. Zudem ist das Modell zeitaufwendig in der Vorbereitung.

·         Schaffung eines Dringlichkeitsgefühls

·         Aufbau einer Führungskoalition

·         Entwicklung einer Vision und Strategie

·         Kommunikation der Veränderungsvision

·         Beseitigung von Hindernissen und Ermöglichung von Handeln

·         Generierung kurzfristiger Erfolge

·         Konsolidierung der Erfolge und Einleiten weiterer Veränderungen

·         Veränderung der neuen Ansätze in der Kultur

Das 3-Phasen-Modell von K. Lewin

(Lewin, K. (1947), Frontiers in Group Dynamics: Concept, Method and Reality in Social Science. Human Relations, 1(1), 5-41).

Lewins Modell gilt als einfach, da es nur drei Phasen umfasst. Der Schwerpunkt liegt auf der Stabilisierung, damit es nach Veränderungen nicht zu Rückschritten kommt und der Erfolg nicht in Gefahr gerät. Die drei Phasen lassen sich an viele Organisationsformen anpassen, allerdings gilt das Modell für komplexe Sachverhalte als zu einfach. Die fehlende Detailtiefe verhindert eine spezifische Anleitung mit notwendigen Werkzeugen. Zudem ist Agilität kaum möglich, wodurch die vorab geplanten Veränderung sich schwer anpassen lassen.

·         Unfreezing (Auftauen): Führungskräfte brechen momentan laufende Prozesse auf und suchen Veränderungsanwendungen.

·         Changing (Verändern): Implementierung der Verbesserungen und Optimierungen.

·         Refreezing (Einfrieren): Stabilisierung der neuen Methoden und Veränderungen innerhalb der Organisation.

ADKAR-Modell

(Hiat, J. M. (2006). ADKAR: A Model for Change in Business, Government and our Community. Prosci Research.)

Das ADKAR-Modell von Prosci gliedert sich in fünf Schritte und konzentriert sich auf die individuelle Reaktion der Mitarbeitenden. Es ist praktisch in der Anwendung, da die Veränderungsbereitschaft im Mittelpunkt steht. Positiv hervorzuheben ist, dass der Prozess skalierbar ist und nicht von der Unternehmensgröße abhängt. Allerdings ist das Modell stark auf einzelne Mitarbeitende zugeschnitten und erfordert ein Höchstmaß an Kommunikation zwischen Führungskraft und Arbeitskraft.

·         Awareness (Bewusstsein): Notwendigkeit für Veränderungen verstehen

·         Desire (Verlangen): Wunsch nach Verbesserungen fördern

·         Knowledge (Wissen): Das Wie der Veränderung vermitteln

·         Ability (Fähigkeit): Möglichkeit schaffen, die Veränderung umzusetzen

·         Reinforcement (Verstärkung): Veränderung verstärken und stabilisieren

7-S-Modell von McKinsey

(Waterman, R. H. (1980). "Structure is Not Organization. Business Horizons, 23(3), 14-26.)

Das 7-S-Modell betrachtet das gesamte Unternehmen und ist daher als ganzheitlicher Ansatz zu verstehen. Es stellt gemeinsame Werte und die Unternehmenskultur in den Vordergrund, die den langfristigen Erfolg sichern. Als nachteilig sehen Experten die Komplexität des Konzepts und die wenig konkreten Schritte für die praktische Umsetzung an. Zudem erfordert die Implementierung eine gründliche Analyse der Unternehmensstruktur. Im 7-S-Modell kommt es zur Betrachtung der Elemente Strategy (Strategie), Structure (Struktur), Systems (Systeme), Shared Values (Gemeinsame Werte), Style (Führungsstil), Staff (Mitarbeiter) und Skills (Fähigkeiten).

Transition-Modell von Bridges

(Bridges, W. (1991). Managing Transitions: Making the Most of Change. Da Capo Press.

Bridges stellt die Mitarbeitenden mit ihren Emotionen und Reaktionen in den Mittelpunkt. Das Konzept ist leicht verständlich und hat einen langfristigen Zeithorizont. Nachteilig sind die Subjektivität der Mitarbeitenden und die schwierige Messbarkeit. Außerdem befasst sich das Konzept nur wenig mit der Unternehmensstruktur. Das Bridge-Transition-Modell behandelt menschliches Verhalten in drei Phasen:

·         Ending: Loslassen alter und bewährter Prozesse.

·         Neutral Zone: Zwischenphase, in der mit dem Alten abgeschlossen wurde, das Neue jedoch noch nicht integriert ist.

·         New Beginning: Das Neue gilt als akzeptiert und integriert

Nudge Theorie

(Thaler, R. H. (2008). Nudge: Improving Decisions about Health, Wealth and Happiness. Yale University Press.

In der Nudge-Theorie sind Veränderungen nicht erzwungen, sondern sanft herbeigeführt. Das Verhalten der Mitarbeitenden steht im Mittelpunkt und das Change Management benötigt kaum zusätzliche Ressourcen. Die Mitarbeitenden finden im Arbeitsalltag subtile Anreize, sogenannte Nudges, wodurch sie selbst Verhaltensänderungen wünschen. Die Nudge-Theorie gilt daher als Konzept mit begrenzter Wirkung und geringer Skalierbarkeit.

Kaizen

(Imai, M. (1986). Kaizen: The Key to Japan´s Competitive Success. McGraw-Hill.

Kaizen ist eine aus Japan stammende Theorie, die Veränderungen als kontinuierlichen Prozess betrachtet. Kontinuierliche Prozessanpassungen sichern den langfristigen Erfolg. Alle Mitarbeitenden sind permanent mit Kaizen beschäftigt und jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, Kaizen anzuwenden. Kaizen eignet sich jedoch weniger für geplante Veränderungen mit einem Endtermin. Zudem besteht die Gefahr der Stagnation, da die Mitarbeitenden durch die ständigen Veränderungen ermüden.

Tipps für die praktische Umsetzung im Unternehmen

Sie haben nun sieben Konzepte kennen gelernt, mit denen Sie das Veränderungsmanagement in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten können. Jedoch werden Sie schnell feststellen, dass der wahllose Einsatz eines der Konzepte kaum zum Ziel führen wird. Deshalb möchten wir Ihnen praktische Tipps mit auf den Weg geben, mit denen Sie Veränderungen noch besser umsetzen können.

1.   Analyse durchführen: Eine detaillierte Analyse der Ist-Situation und eine genaue Betrachtung der gewünschten Veränderungen helfen Ihnen, das für Sie passende Konzept auszuwählen. Handelt es sich um ein zeitlich befristetes Veränderungsprojekt, kann beispielsweise das 8-Stufen-Modell von Kotter zum Einsatz kommen. Geht es dagegen um die dauerhafte Optimierung von Prozessen, hilft Kaizen weiter.

2.   Unternehmenskultur berücksichtigen: Unternehmen sind sehr verschieden, daher sollte auch die jeweilige Arbeitsweise in die Entscheidung mit einbezogen werden. Mitarbeitende eines traditionellen Unternehmens kommen mit strukturierten Ansätzen wie dem 3-Phasen-Modell von Lewin gut zurecht, während moderne Start-ups eher auf agiles Change Management setzen sollten.

3.   Ziele kommunizieren: Eine starke Kommunikation hilft bei der Umsetzung von Veränderungen. Sichern Sie sich zunächst die Unterstützung der Geschäftsleitung und aller Führungskräfte. Im nächsten Schritt informieren Sie die Mitarbeitenden über die geplanten Ziele und halten Sie sie regelmäßig auf dem Laufen, was die Transparenz und Akzeptanz erhöht.

4.   Konzepte kombinieren: Aufgrund der komplexen Unternehmensstrukturen ist es unwahrscheinlich, dass Sie sich für ein einziges Konzept des Veränderungsmanagements entscheiden und damit vollkommen zufrieden sind. Wahrscheinlicher ist eine Kombination mehrerer Modelle, bei der Sie beispielsweise langfristige Konzepte mit kurzfristigen Zielen ergänzen.

Agiles Change Management als Zukunftsmodell

In einer sich immer schneller wandelnden Unternehmenswelt sind Veränderungen kaum noch planbar und stehen permanent an. Agilität in der Umsetzung wird daher die Zukunft des Change Managements bestimmen. Konzepte mit kontinuierlichen Verbesserungen und schnellen Anpassungen an die Unternehmensumwelt rücken schnell in den Betrachtungshorizont. Change Management muss zukünftig helfen, unmittelbar auf nicht planbare Herausforderungen zu reagieren. Dadurch wird das agile Change Management zu einem ständigen Begleiter im täglichen Berufsleben. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen stärken durch die neue Flexibilität ihre Innovationskraft, beteiligen sich aktiv und eigenverantwortlich an Prozessverbesserungen und sichern gemeinsam Wettbewerbsvorteile für das gesamte Unternehmen. Auf diese Weise leistet das konzeptionelle Change Management einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

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