Dokumenterfassung per Emailversand - PaperOffice DropMail, dem Chaos ein Ende

E-Mail ist der seit Jahren anerkannte Standard im Geschäftsverkehr, der inzwischen einen Großteil des analogen postalischen Briefwechsels ablöste und zugleich eine immer höhere Rechtssicherheit gewährleistet. Allerdings finden sich in vielen Unternehmen Strukturen in der Handhabung von E-Mails, die an die "guten" alten Zeiten erinnern, als der Briefträger den Postverkehr noch täglich im Briefkasten versenkte.

Sicher macht es die Suchfunktion des jeweiligen E-Mail-Clients relativ einfach, bestimmte E-Mails aufzurufen, wobei jedoch nicht vergessen werden darf, das heute viel mehr E-Mails geschrieben und versand werden als früher analoge Briefe. So kann es passieren, das eine Schlagwortsuche damit endet, das immer noch ein paar Dutzend E-Mails zur Auswahl stehen, wenn nur eine einzige gesucht wird. Dabei gibt es in jedem Unternehmen immer eine Reihe von wichtigen Geschäftsverkehren, die einer Kanalisierung und Priorisierung unterliegen sollten.

Immerhin wenden viele Firmen eine Dokumentenmanagementsoftware wie PapereOffice DMS an, um Geschäftsvorfälle zu ordnen, aufzubereiten und zu automatisieren. Bei PaperOffice DMS kann nun auch mittels der Funktion DropMail der E-Mailverkehr so gelenkt werden, das Wichtiges dort landet, wo seine schnellstmögliche Bereitstellung und Bearbeitung gewährleistet wird, und zwar ab dem Moment, indem die E-Mail eintrifft und nicht erst, wenn sich irgendjemand daran erinnert, das da doch irgendwann mal eine E-Mail eingetroffen ist, die jetzt wichtig ist, aber erst gesucht werden muss.

Was ist DropMail in der PaperOffice DMS?

Mit DropMail erhalten Sie Ihre persönliche Emailadresse, an welche Sie jederzeit und von überall notwendige Unterlagen zusenden und so automatisiert in PaperOffice ablegen können.

Das Grundprinzip von DropMail besteht darin, das E-Mails mit einer vorkonfigurierten E-Mail-Adresse im Posteingang des E-Mail-Clients automatisch im DropMail-Ordner von PaperOffice DMS landen und sich somit im Verwaltungs- und Bearbeitungsbereich von PaperOffice DMS befinden. Kein händisches Verschieben der E-Mail und auch der Gefahr, das wichtige E-Mails versehentlich im SPAM-Ordner landen, weil das E-Mail-Programm irgendetwas komisch findet, kann mit DropMail begegnet werden.

Das Kernstück dabei ist eine speziell für DropMail konfigurierte E-Mail-Adressse sowie ein entsprechender DropMail-Ordner im E-Mail-Client. Alle E-Mail-Eingänge mit dieser E-Mail-Adresse landen im DropMail-Ordner. Ein zugeordnetes Passwort sorgt dafür, das nur die E-Mails in diesem Ordner landen, die dort auch hinsollen.

Wie die Einrichtung verläuft wird auf dem paperOffice YouTube Kanal Schritt-für-Schritt beschrieben.

DropMail, ein Service von PaperOffice für sich selbst und Geschäftsfreunde

Die DropMail-E-Mail-Adresse kann nun einerseits genutzt werden, um beispielsweise bei Auswärtsterminen wichtige Unterlagen gleich selbst ans Büro zu senden, beispielsweise eine PDF mit einem Vertragsentwurf. Senden Sie einfach das zu speichernde Dokument an Ihre persönliche DropMail-Emailadresse um es zu archivieren.

Über DropMail ist gesichert, dass die Mail mit der PDF auch richtig zugeordnet ist und Prioritätsstatus besitzt, selbst wenn gerade Wochenende und alle Mitarbeiter in der Freizeit sind. Andrerseits kann diese E-Mail-Adresse auch direkt an wichtige Geschäftskunden gegeben werden, womit in der Folge alle deren E-Mails priorisiert werden. In der DropMail-Funktion von PaperOffice DMS kann zudem eingestellt werden, ob die jeweilige E-Mail zunächst nur dort abgelegt wird oder über die Massenspeicherfunktion von der KI weiter bearbeitet wird. Das ist beispielsweise eine Option, um regelmäßg anfallende E-Mails mit ähnlichem Inhalt in die Dokumentenverwaltung automatisch aufzunehmen.

Es hat zudem einen durchaus positiven psychologischen Effekt, wenn Kunden oder Geschäftspartner eine gesonderte E-Mail-Adresse erhalten und nicht wie alle anderen an die übliche info@xyz.de schreiben müssen.

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

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