2,6 Millionen Unternehmen in Deutschland zählten laut Statistischem Bundesamt 2022 zu den sogenannten Kleinstunternehmen – eine Bezeichnung für Firmen mit weniger als zehn Mitarbeitern. Gerade hier ist die effiziente Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung häufig essenziell, um Personalkapazitäten nicht unnötig zu binden. Als Lösung kommen digitale Tools infrage, die dabei helfen, die Buchhaltung zu organisieren und zu optimieren. Von der damit einhergehenden Zeitersparnis profitieren auch Selbstständige und Soloselbstständige.

Darum ergibt es Sinn, die Rechnungs- und Auftragsverwaltung zu digitalisieren

Die Buchhaltung kostet Unternehmen viel Zeit. Laut einer 2023 veröffentlichten Studie aus Großbritannien sind es monatlich bis zu elf Stunden, die für das Ausgabenmanagement aufgewendet werden. Das entspricht bei einer durchschnittlichen 40-Stunden-Woche rund eineinhalb Arbeitstagen. Insbesondere in kleinen Unternehmen können solche Zeitverluste durch langwierige Buchhaltungs- und Organisationsaufgaben die Produktivität beeinträchtigen und dadurch wirtschaftliche Folgen nach sich ziehen. Als sinnvolle Gegenmaßnahme sind eine digitalisierte Rechnungsstellung und Auftragsabwicklung essenziell.

Mit leicht bedienbaren Tools können Rechnungen geschrieben, versendet, erfasst und verarbeitet werden. Dieser Automatisierungsprozess wirkt einer ineffizienten Buchhaltung entgegen. Ebenso kann eine hochwertige Software Aufträge erstellen und verwalten, was eine zusätzliche Zeitersparnis bedeutet.

Welche Vorteile hat die digitalisierte Buchhaltung?

Im Hinblick auf Digitalisierung tut Deutschland sich schwer. Das gilt auch für viele Unternehmen, in denen vornehmlich die Buchhaltung noch händisch erledigt wird. Einer der Hauptgründe: Das Wissen um digitale Lösungen sowie das Geld, um diese zu realisieren, fehlen. Auch Innovationsunlust steht einer digitalisierten Buchhaltung oft im Weg. Besonders in kleinen Unternehmen fallen jedoch die Nachteile, die eine manuelle Buchhaltung mit sich bringt, stark ins Gewicht, denn sie

●       ist zeitintensiv

●       ist fehleranfällig

●       kann bei vielen Transaktionen unübersichtlich werden

Von den Mitarbeitern, die die Buchhaltung manuell in Angriff nehmen, werden kontinuierliche Sorgfalt und Aufmerksamkeit gefordert. Schleichen sich kleine Fehler ein, die sich im Laufe der Zeit summieren, können erhebliche finanzielle Schäden für das Unternehmen daraus erwachsen. Dadurch stehen die Verantwortlichen unter einem hohen Druck, der mitunter zu einer gesteigerten Stressbelastung und einer krankheitsbedingt höheren Ausfallquote führt.

Die Lösung: die Digitalisierung der Buchhaltung. Diese wird dadurch zeiteffizienter und übersichtlicher gestaltet, was eine Entlastung für die zuständigen Arbeitskräfte bedeutet. Doch das ist nicht der einzige Vorteil, den die Innovation mitbringt.

Rechnungstools erleichtern die Integration der E-Rechnung

Die Papierrechnung geht in Deutschland langsam ihrem Ende zu. Ab 2025 greift im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht und bereits ab Neujahr müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Rechnungsstellung nach dem XML-Datenformat gilt eine Übergangszeit bis Ende 2027. Firmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro dürfen bis zu diesem Zeitpunkt weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen statt der E-Rechnung verschicken.

Elektronische Rechnungen in Form der X-Rechnungen bieten gegenüber anderen Rechnungsformen jedoch bereits jetzt mehrere Vorteile: Sie ermöglichen eine medienbruchfreie Verarbeitung, manuelle Eingaben entfallen und die Fehleranfälligkeit sinkt. Zudem führen elektronische Rechnungen zu kürzeren Durchlaufzeiten und einem geringeren Papierverbrauch. Der letzte Punkt spart einerseits Ressourcen, was die Nachhaltigkeit im Unternehmensalltag steigert; andererseits können die Anschaffungskosten für Büromaterial gesenkt werden.

Ein hochwertiges Rechnungstool unterstützt Unternehmen in der Einführung der E-Rechnung. Besonders für Kleinstunternehmen ohne eigene IT- oder Finanzabteilung ist dieser Faktor relevant. Durch die daraus resultierende Automatisierung gelingt es, die Rechnungen elektronisch:

●       einzulesen

●       zuzuordnen

●       zu prüfen

●       zu verbuchen

Ebenso können Zahlungen schneller angewiesen werden. Das senkt das Risiko von Zahlungsverzügen und sich daraus ergebenden Mahngebühren.

Rechnungstools optimieren die Büroorganisation

Rechnungen, die in Papierform eintreffen, sollten umgehend abgeheftet werden, damit sie weder verloren gehen noch Schreibtisch oder Aktenschrank ins Chaos stürzen. Dieser Arbeitsschritt entfällt bei digitalen Rechnungen und sie können mithilfe von Rechnungstools mit wenigen Klicks online verwahrt werden. Das entlastet die Mitarbeiter in der Buchhaltung. Die Systeme ordnen die Rechnungen zuverlässig ein, was eine mögliche Weiterverarbeitung erleichtert. Dadurch sind sie leichter auffindbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar sowie nachvollziehbar.

Ein weiterer Vorteil: Elektronische Rechnungen, die auf einer Server-Plattform oder in einer Cloud gespeichert sind, lassen sich ortsunabhängig abrufen.

Unternehmen, die ihre Rechnungen in elektronischer Form versenden, haben zudem einen Liquiditätsvorteil. Die Zahlungsaufforderung erreicht binnen Sekunden ihr Ziel. Auf dem Postweg kann es mehrere Tage dauern, bis sie dem Empfänger zugestellt wird – sogar länger, wenn der Rechnungsempfänger seinen Sitz im Ausland hat. Die rasche Rechnungszustellung erhöht die Chance eines zeitnahen Rechnungsausgleichs. Die Rechnungssteller erhalten dadurch schneller das ihnen zustehende Geld und sichern ihre Liquidität.

Rechnungstools verwahren Rechnungen sicher auf

Ein Aktenordner mit Rechnungen lässt sich ohne viel Aufwand aus dem Büro mitnehmen. Das wird spätestens dann zum Problem, wenn ihn Unbefugte in die Hände bekommen, denn sie gelangen dadurch schlimmstenfalls an Auftrags-, Kunden- und Zahlungsinformationen.

Diese Gefahr vermeiden Unternehmen, indem sie Rechnungen in einer Buchhaltungssoftware mit integrierten Sicherheitslösungen aufbewahren. Die Profil- und Berechtigungseinstellungen in den Tools verhindern, dass unberechtigte Personen Einsicht in Aufträge oder Rechnungen erhalten.

Mit wenigen Klicks Aufträge erstellen – Ein Game-Changer für Kleinstunternehmen und Selbstständige

Eine erfolgreiche Markenkommunikation kann KMU, Kleinstunternehmen sowie Soloselbstständigen bei der Neukundenakquise helfen. Bevor es jedoch zur Zusammenarbeit kommt, müssen Aufträge erstellt und später verwaltet werden. Hierbei handelt es sich um zeitintensive Aufgaben, die insbesondere in Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern die Produktivität bremsen. Rechnungstools mit integrierter Auftragsabwicklung helfen, indem die Unternehmen damit:

●       schnell und professionell Angebote erstellen

●       zeitnah Auftragsbestätigungen versenden

●       rechtskonforme und übersichtliche Rechnungen schreiben

●       Geldeingänge erfassen und verbuchen

Bei ausbleibenden Zahlungen eignen sich die Tools zudem, um Zahlungserinnerungen und später Mahnungen auszustellen.

Wie finden Unternehmen die für sie passende Softwarelösung?

Die Akzeptanz einer digitalisierten Buchhaltung in Unternehmen steigt, wenn die dafür vorgesehene Softwarelösung zu den unternehmensspezifischen Anforderungen und Bedürfnissen passt. Die Vielzahl an Anbietern und Tools kann den Auswahlprozess jedoch in die Länge ziehen, unübersichtlich gestalten und dadurch verkomplizieren. Daraus resultierende Zeit- und Personalbindungen belasten besonders kleine Unternehmen. Ebendies verhindert die Drei-Schritte-Methode:

1. Unternehmen analysieren ausgehend vom Status quo ihre Anforderungen. Dabei liegt das Hauptaugenmerk auf den Leistungen, die das Buchhaltungstool erbringen soll. Daneben sind eine leichte Integration in bestehende Systeme sowie die Benutzerfreundlichkeit ausschlaggebende Kriterien.
2. Unternehmen verschaffen sich einen Überblick über das Angebot. Dabei können sie Softwarelösungen, die nicht zu den analysierten Anforderungen passen, außer Acht lassen. Diese Taktik grenzt die Auswahl ein und spart in der Testphase Zeit.
3. Unternehmen vergleichen infrage kommende Softwarelösungen hinsichtlich Funktionsumfang, Support-Optionen und Preis. Ebenfalls lohnt ein Blick auf das zur Verfügung stehende Sicherheitsmanagement sowie die Update-Häufigkeit.

Fällt die theoretische Wahl auf eine zu den Unternehmensbedürfnissen passende Buchhaltungssoftware, sollte diese abschließend einem ersten Praxistest unterzogen werden. Test- und Demoversionen sind dabei eine große Hilfe.

Bei einigen Anbietern ist die Standardsoftware sogar kostenfrei nutzbar, was eine ausgiebige Testphase ermöglicht. Ob und welche Zusatz- oder Premiumleistungen Unternehmen später in Anspruch nehmen, kann im Laufe der Zeit individuell entschieden werden.