Spielbank Hamburg bearbeitet dank FibuNet jetzt Rechnungen auf spielerische Art

Die Spielbank Hamburg Jahr + Achterfeld GmbH & Co. KG hat sich seit Gründung im Jahr 1978 kontinuierlich zu einem mittelständischen Unternehmen mit vier Standorten und rund 300 Mitarbeitenden entwickelt. Die langjährig genutzte FibuNet-Software umfasst neben dem Buchungsmodul auszugsweise die Anlagenbuchhaltung, die Kostenrechnung, den Reportgenerator sowie das Banking-Modul BankBlitz XL für die automatisierte Bearbeitung und Verbuchung der vielzähligen Bankbewegungen. Der Nutzungsumfang wurde entsprechend der Unternehmensentwicklung sukzessive ausgeweitet und umfasst neun Stationen sowie die FibuNet Archivintegration zur Anbindung der bereits vorhandenen HS-Archivlösung.

Aufgrund der verteilten Standorte entwickelte sich die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen zunehmend zeitaufwändig. So mussten die zentral eingehenden Eingangsrechnungen physisch auf die verschiedenen Standorte verteilt werden. Bei Rückfragen kostete vor allem die Suche nach Papierbelegen unnötig Zeit. Neben der inzwischen unangemessenen Durchlaufzeit war zudem die Kontrolle des Beleg- und Kostenvolumens nur noch eingeschränkt gewährleistet. Ebenso konnte die Einhaltung der mit den Rechnungen verbundenen Fristigkeiten bei den Skonti und der Vorsteuer nicht mehr in vollem Umfang sichergestellt werden. Dies führte neben der gesetzlich verpflichtenden Einführung von E-Rechnungen Ende 2023 zu der Entscheidung, FibuNet webIC für die Automatisierung des Rechnungsworkflows einzuführen.

Bereits zum Jahresanfang 2024 wurde mit Hilfe der grafischen Designoberfläche die erste Version des Rechnungsworkflows vorkonfiguriert. Nach der unmittelbar danach folgenden Administratorenschulung wurde Anfang Februar 2024 die Testphase eingeleitet. Während der Testphase erfolgte neben den Zentralbereichen die schrittweise Einbeziehung aller dezentralen Einheiten sowie die Feinabstimmung des Workflows.

Der Rechnungsworkflow läuft nun wie folgt ab. Die überwiegende Zahl von Rechnungen geht zentral ein. Die übergangsweise noch auf dem Postweg eingehenden Rechnungen werden sofort eingescannt. Alle Rechnungen werden unmittelbar nach dem Eingang bzw. Scanvorgang digital in den Genehmigungslauf weitergeleitet und die zuständige Stelle optional per E-Mail benachrichtigt. Die formelle Prüfung erfolgt mit Unterstützung von FibuNet webIC durch die Buchhaltung. Die sachliche Prüfung der Eingangsrechnungen erfolgt nebst Zahlungsfreigabe durch die rund 20 berechtigten Mitarbeitenden in den verteilten operativen Einheiten standortübergreifend. Umfassende Warn- und Kontrollfunktionen unterstützen einen disziplinierten Bearbeitungsprozess. Die Übernahme der geprüften bzw. freigegeben digitalen Rechnungen erfolgt am Ende des Prozesses einschließlich Bearbeitungshistorie sowie sämtlicher Anhänge.

Laut Frau Czeski, Leiterin Rechnungswesen bei der Spielbank Hamburg Jahr + Achterfeld GmbH & Co. KG, machten sich die mit FibuNet webIC verbundenen Vorteile sehr schnell bemerkbar: "Die Durchlaufzeiten bei der Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen haben sich rasant beschleunigt. Wir haben jetzt alle Rechnungen sofort nach Eingang im Blick und die vollständige Kontrolle über den Bearbeitungs- und Freigabeprozess. Die Bedienung des Systems ist spielerisch leicht, alles funktioniert super. Wir sind froh, webIC im Einsatz zu haben."

 Über die Spielbank Hamburg Jahr + Achterfeld GmbH & Co. KG

Die Spielbank Hamburg Jahr + Achterfeld GmbH & Co. KG ist seit 1978 Konzessionsinhaberin der zum Betrieb von staatlich konzessionierten Spielbanken benötigten Lizenz in der Freien und Hansestadt Hamburg.

Mit dem zentral am Stephansplatz gelegenen Casino Esplanade als Haupthaus und ihren drei Dependancen auf der Reeperbahn, im Mundsburg Center und am Steindamm, präsentiert sie sich den Bürgerinnen und Bürgern Hamburgs als verlässlicher Partner für staatlich konzessioniertes Glücksspiel.

Knapp 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgen an insgesamt 360 Tagen im Jahr dafür, ein attraktives Spielangebot mit hoher Aufenthaltsqualität zu vereinen, um so den Fokus des glücksspielaffinen Teils der Bevölkerung auf das legale Glücksspielangebot zu richten.

Eng verbunden mit der Region, sieht sich die Spielbank Hamburg mit ihrer langjährigen Tradition darüber hinaus als Teil der Stadt und unterstützt als starker Partner regionale Projekte, Vereine und Institutionen.