Dokumente schnell im Zugriff Nürnberg, 12. Oktober 2010 - Schriftstücke sind in elektronischen Archiven schneller zur Hand als in der klassischen Papierablage. Davon profitieren kleinere Rechtsanwaltskanzleien ebenso wie große Kanzleinetzwerke. ...
Nürnberg, 12. Oktober 2010 - Schriftstücke sind in elektronischen Archiven schneller zur Hand als in der klassischen Papierablage. Davon profitieren kleinere Rechtsanwaltskanzleien ebenso wie große Kanzleinetzwerke. Neben der bewährten Dokumentenverwaltung, die die Kanzleisoftware Phantasy bereits für die Betrachtung der Historie beinhaltet, bietet die DATEV eG dafür auch eine schlanke Lösung zur Dokumentenorganisation an, die über eine Programmverbindung optimal mit Phantasy vernetzt ist.
Selbst in kleineren Anwaltsbüros beanspruchen die für die klassische Papierablage nötigen Aktenschränke meist eine beachtliche Stellfläche. Außerdem muss, wenn ein Dokument benötigt wird, der entsprechende Ordner oft erst gesucht und nach dem Gewünschten durchforstet werden. Mit einer digitalen Dokumentenorganisation sind alle wichtigen Informationen permanent verfügbar und lassen sich ohne Wartezeit sofort auf den Bildschirm holen. Der klassische Weg, um von diesen Vorteilen zu profitieren, liegt in der Einführung eines umfassenden Dokumenten-Management-Systems. Wer für seine Kanzlei eine kompakte Lösung bevorzugt, kann auf die DATEV Dokumentenorganisation zurückgreifen.
Damit lassen sich die Ablagestrukturen elektronisch nachbilden, die sich bereits bei den Nutzern in der Kanzlei etabliert haben. So ist eine schnelle und reibungslose Einarbeitung garantiert. Die abgelegten Dokumente stehen dann allen Mitarbeitern zentral zur Verfügung und lassen sich über die integrierte Suchfunktion um etliches schneller auffinden, als im klassischen Papier-Archiv. Durch einfache Scan-Funktionen können auch bislang in Papierform geführte Akten originalgetreu abgebildet werden. Eine schnelle Vorschau zeigt die Posteingangsdokumente nach dem Scanvorgang, so dass der geeignete Ablageort gewählt werden kann. Mittels einer Heftfunktion lassen sich die eingescannten Dokumente auch miteinander verknüpfen.
Über die Anbindung an DATEV-Phantasy entsteht eine durchgängige, einheitliche Datenbasis in der Kanzlei. Darüber hinaus sorgt die Integration in den Workflow im Kanzleiorganisationsprogramm dafür, dass die Auskunftsfähigkeit gegenüber Mandanten erheblich verbessert und Suchzeiten minimiert werden. Über Schnittstellen zu den Office-Anwendungen und zum E-Mail-Programm lassen sich elektronische Schriftstücke und E-Mails komfortabel archivieren.
DATEV eG
Benedikt Leder
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