Innovative E-Mail-Management-Lösung schafft Ordnung und schützt vor Haftungsfallen

Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Businesspartnern wird immer häufiger über E-Mail abgewickelt. So laufen täglich Bestellungen, Rechnungen, Verträge und sonstige Informationen über die Datenautobahn. Was jedoch auf der einen Seite Prozessoptimierung, Zeit- und Kostenersparnis im Unternehmen bewirkt, kann sich schnell zu einem Bumerang entwickeln. Nämlich dann, wenn die elektronische Ein- und Ausgangspost nicht den gängigen Datenmanagement-Regeln entspricht, nicht zielgerichtet in den Workflow integriert oder unauffindbar für Dritte, unvollständig oder oft auch gar nicht archiviert wird. In der Praxis zeigt sich, dass viele Mitarbeiter relevante E-Mails nicht archivieren bzw. nicht informiert sind über die elektronische Aufbewahrungspflicht. Dabei gibt es durchaus rechtsverbindliche Mindestanforderungen in Bezug auf Sicherheit und Verfügbarkeit von E-Mails mit unternehmenskritischen Informationen. Lutz Krocker, Produktmanager PROXESS bei Akzentum: „Die Diskrepanz zwischen organisatorischem Anspruch und Wirklichkeit klafft in der Praxis weit auseinander. Unternehmen, die ihren Geschäftsverkehr nicht ausreichend dokumentieren können, laufen in juristische Haftungsfallen und wissen es nicht einmal. Aus gesetzlicher Sicht ist die Geschäftsführung eines Unternehmens in der Verantwortung, für hinreichende technische und organisatorische Maßnahmen für die Aufbewahrung von Daten und damit auch von E-Mails zu sorgen, da diese zum Beispiel in einem Rechtstreit oder im Rahmen einer Betriebsprüfung beweiserheblich relevant sein können.“ Sicherheit und Ordnung schaffen durch „TEAM UP!“ und „PROXESS“ Rainer Stecken, Geschäftsführer von Globolog: „Für den Anwender ist es immer von Vorteil, wenn Profis ihre Kompetenzen und Ressourcen bündeln und ihre speziellen Module zu einer schlagkräftigen Gesamtlösung formen. Durch unsere Kooperation mit Akzentum erhalten Unternehmen ein hoch leistungsfähiges E-Mail-Management-Paket.“ Dazu stellt Globolog die Softwarelösung „TEAM UP!“ bereit, mit der die in den jeweiligen Unternehmen vorhandene Infrastruktur vollständig erhalten bleibt. „TEAM UP!“ setzt die gesetzlichen und Firmenvorschriften so um, dass der elektronische Brief jeden Vergleich mit dem traditionellen Papierbrief besteht. Die Dokumententreue und Authentizität wird eindeutig nachgewiesen und die Vertraulichkeit bei der Vermittlung durch das Internet bewahrt. Letztendlich wird die gesamte Korrespondenz durch PROXESS gesetzeskonform archiviert. Alle archivierten Informationen stehen gemeinsam mit Dokumenten aus anderen Quellen zur weiteren Vorgangsbearbeitung zur Verfügung. Ein Beispiel aus der Praxis: Der Mitarbeiter erstellt eine Rechnung in seiner ERP-Software und sendet diese per E-Mail an die zentrale elektronische Poststelle. Die weitere Bearbeitung erfolgt zentral und voll automatisiert. Die Rechnung wird in eine angemessene Form gebracht, die digitale Unterschrift wird eingebaut, die Mail wird verschlüsselt und vor dem Absenden im Archiv abgelegt. Rainer Stecken: „Damit ist der Unternehmer auf der sicheren Seite. Denn automatisch wurde die E-Mail auf alle Formerfordernisse des E-Briefs überprüft, bei Bedarf optimiert und für jeden autorisierten Mitarbeiter sichtbar im entsprechenden Ordner des E-Mail-Archivs abgelegt. So unterstützt die gemeinsame Lösung von ’TEAM UP!’ und PROXESS alle Vorgänge im Unternehmen bei ein- und ausgehender Post.“ Zusätzlich zur sicheren Archivierung erhält der Anwender komfortable Suchfunktionen und einen schnellen Zugriff auf alle archivierten E-Mails und deren Anhänge. Lutz Krocker: „Parallel gibt es als Alternative auch einen client-basierten PROXESS Outlook-Link zur E-Mail Archivierung. E-Mails und deren Dateianhänge werden wahlweise manuell oder halbautomatisch vom MS Outlook Client aus in PROXESS archiviert. Sie stehen zur komfortablen Volltextsuche und zur schnellen Indexsuche sofort zur Verfügung. Überlaufende Postfächer gehören damit der Vergangenheit an.“ Fazit Wenn IT-Spezialisten zusammenarbeiten, ihre leistungsfähigen Systeme koordinieren und kompatibel verfügbar machen, kann sich der Anwender freuen – wie das Beispiel Globolog und Akzentum zeigt. Lutz Krocker und Rainer Strecken: „Das in vielen Unternehmen ungeliebte Thema „E-Mail-Management“ ist mit „TEAM UP!“ und „PROXESS E-Mail“ endgültig vom Tisch. Mit dieser zentralen elektronischen Poststelle mit integrierter Archivlösung werden die Themen gesetzeskonforme Aufbewahrung, Wissensmanagement, Vertraulichkeit, Authentizität und Erfüllung von Formerfordernissen perfekt erfüllt. Der elektronische Handelsbrief wird Wirklichkeit. Unternehmen gewinnen Rechtssicherheit und Anwender werden von lästigen Pflichten entlastet.“ Über Globolog: Die Globolog GmbH aus Bochum hat 15 Mitarbeiter und bietet Software, Dienstleistungen und Lösungen für die kommerzielle Nutzung des Internets an. Das Management verfügt über langjährige Erfahrung in den Bereichen Software, Internet, Telekommunikation und Zahlungsverkehr. Hauptsächlich hat sich das Unternehmen dem Thema E-Mail-Management verschrieben. Dabei setzt Globolog auf eigene Entwicklungen und die Zusammenführung existierender Komponenten aus einem umfangreichen Netzwerk mit leistungsstarken, sich ergänzenden Partnern. Mit „TEAM UP!“ bietet Globolog eine E-Mail-Management-Lösung für Unternehmen aller Branchen und Größen an. www.globolog.de Über Akzentum: Die Akzentum GmbH aus Rengsdorf im Westerwald ist langjähriger Spezialist für integrierte Dokumenten Management Lösungen. Zudem werden Lösungen zur automatischen Belegerfassung und -verarbeitung, Workflow und Content Management Systeme angeboten. Alle Systeme können miteinander kombiniert werden; ebenso werden Integrationen zu den gängigsten ERP-Systemen, sowie zu E-Mail-Serverlösungen angeboten. Mit dem eigenen DMS PROXESS arbeiten Tag für Tag rund 10.000 Anwender. Mit der aktuellen Version PROXESS 5 stellt das Unternehmen ein absolut sicheres Archiv für sensible Unternehmensbereiche wie Personal oder Unternehmensführung vor. Akzentum unterstützt den Anwender aktiv bei der Planung und Durchführung von DMS-Projekten. www.akzentum.de