Concierge-Software vorgestellt

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Mehr Durchblick an der Conciergerie mit C.I.S.

Organisationstalent und Kontakte von Concierges sind berühmt, aber in der Eile gerät schon mal etwas durcheinander. Welcher Kollege der letzten Schicht hat die Blumen für 233 bestellt, die jetzt nicht da sind? War es nun der Herr auf Zimmer 312 mit den Opernkarten, oder doch die Dame auf der 423? Und der neue Kollege findet auf die Schnelle nicht das Lieblingsrestaurant eines Stammgastes...

Einfache Bedienung – großer Nutzen
Schuld an solchen Situationen sind fast immer Unmengen von Zetteln am Concierge-Arbeitsplatz, die durcheinander geraten.
Das lässt sich mit dem Concierge In-formation System (C.I.S.) von Expertmedia verhindern. C.I.S. deckt alle Bereiche der Concierge-Arbeit systematisch ab. Die Software ist besonders einfach zu bedienen, da die Benutzeroberfläche der vertrauten Gestaltung des E-Mail-Programms Microsoft Outlook folgt. Design und Funktionsumfang machen, im wahrsten Sinne des Wortes, Schule:
Die renommierten Tourismusschulen Bad Gleichenberg (Österreich) haben C.I.S. bereits als Standard-Programm für die Concierge-Ausbildung eingeführt.

Die Vorteile im Überblick

•Gästeanfragen können schneller und zuverlässiger bearbeitet werden, was dem Ruf des Hauses beim Kundenservice zugute kommt und ihm ein modernes, professionelles Image verleiht.

•Alle für den Concierge relevanten Informationen lassen sich in einer Datenbank verwalten und über ein einziges Programm nutzen. Das zeitaufwändige Zusammensuchen entfällt; die Concierge-Arbeit wird effizienter.


C.I.S.-Kernfunktionen

Die Software ist modular aufgebaut. Jedes Modul adressiert einen wichtigen Be-reich der Concierge-Tätigkeit:

Modul „Guests“:
Alle Gäste freuen sich über die persönliche Ansprache – VIPs erwarten das sogar. Eine wichtige Voraussetzung ist die Kenntnis persönlicher Vorlieben. Dafür lassen sich in „Guests“ Gästelisten mit persönlichen Daten und Anmerkungen anlegen und verwalten, die auch als Basis für zielgerichtete Mailing-Aktionen an Gäste mit entsprechenden Interessen nutzbar sind. C.I.S. erlaubt dazu beispielsweise das Erstellen eines Serienbriefs über Vorlagen (Templates), die in Microsoft Word generiert wurden.

Modul „Tasks“:
Concierges müssen oft verschiedene Aufgaben parallel bearbei-ten. Alle Gäste erwarten aber, dass ihr Auftrag mit höchster Priorität ausgeführt wird. Hier sorgt „Tasks“ für den nötigen Überblick. Das Modul führt alle anstehenden Aufgaben in Verbindung mit dem jeweiligen Gast auf und kann sie priorisieren.
„Tasks“ enthält außerdem eine Erinnerungsfunktion. C.I.S. kann über eine spezielle Schnittstelle direkt Informationen aus Hotelsystemen wie Micros Fidelio importieren. Damit lassen sich auch sehr umfangreiche Gästelisten in die Concierge-Datenbank überführen und verwalten. In diesem Umfang ist das mit den meisten anderen Planungs- und Organisationssystemen nicht möglich.
Zusätzlich bietet das Modul „Tasks“ eine umfassende Reportingfunktionalität. Anhand des „Logbuchs“ lassen sich Aufgaben, ihr Status und Bearbeiter jederzeit nachvollziehen. Das ist besonders wichtig in Häusern, die mehrere Concierges beschäftigen. Beim Schichtwechsel ist der übernehmende Kollege immer auf dem aktuellen Stand. Die Reportingfunktionen lassen sich über das Modul „Settings & Tables“ einstellen, das auch eine detaillierte Nutzer- und Nutzerrechteverwaltung enthält und die Einstellungen zu den verschiedenen Software-Funktionen verwaltet. Hotels können über das Modul z.B. auch Logos eingeben und zuweisen.

Modul „Vendors“:
Ob ein alltäglicher oder extravaganter Gästewunsch ansteht: Das A und O der Concierge-Arbeit sind gute Kontakte und viele Adressen. Bei ihrer Verwaltung hilft „Vendors“. Die Abfrage ist nach verschiedenen Kategorien möglich, z.B. Branche oder Lage der „Quelle“. Integriertes Kartenmaterial sorgt dafür, dass der einzige Blumenladen mit Abendöffnung mit einem Klick lokalisiert werden kann. Der Kartenausschnitt inklusive Wegbeschreibung und Adresse lässt sich ausdrucken, so dass sich die Gäste mit einer handlichen Beschreibung und nicht mehr mit dem voluminösen Stadtplan auf den Weg machen können.

Modul „Events“:
Die größte Concierge-Herausforderung ist die Gästefrage „Wo kann ich heute Abend hingehen?“. Jeder Vertreter der Zunft sollte da nicht nur die passenden Veranstaltungstipps parat haben, sondern und auch die richtige Nummer für die Kartenbestellung. Das geht jetzt ohne langes Blättern in Broschüren und Verzeichnissen. In „Events“ lassen sich Termine verwalten und detaillierte Informationen zu den Veranstaltungen und Kontaktadressen hinzufügen und aus-drucken. Für ganz aktuelle Informationen lässt sich auch das Web zu Rate ziehen.
Wichtige Adressen können im Modul „Internet Favorites“ abgelegt und direkt aufgerufen werden.

Modul „Currency Exchange“:
Der Geldwechsel gehört ebenfalls zu den Standard-Aufträgen eines Concierge. Und erfordert größte Sorgfalt. Der Gast schätzt es nicht, wenn, zusätzlich zum üblichen Hotelaufschlag, für die Umrechnung ein ungünstigerer Wechselkurs zugrunde liegt, weil die Aktualisierung vergessen wurde. „Currency Exchanges“ sorgt dafür, dass immer die tagesaktuelle Umtauschrate vorliegt und alle Belege korrekt ausgezeichnet sind. Die Aktualisierung des offiziel-len Wechselkurses erfolgt manuell, etwa über einen Link zu einer entsprechenden Internetseite.


Unkomplizierte Installation

C.I.S. lässt sich schnell und einfach auf dem PC installieren. Die Software läuft unter den Betriebssystemen Windows 2000 und Windows XP. Die menügesteuerte Benutzeroberfläche ist nahezu selbsterklärend. C.I.S. bietet optional erhältliche Schnittstellen für die direkte Anbindung an gängige Hotel-Management- und Buch-haltungssysteme. C.I.S. kann auf einem Rechner betrieben oder über das Netz-werk bereitgestellt werden. Zur Datensicherung ist eine automatisierte Backup-Funktion im System integriert.

Expertmedia bietet zwei Support-Modelle für die Concierge-Software an: Ein Jahr E-Mail-Support ist in jeder Produktlizenz enthalten. Das Premium-Angebot umfasst u.a. die 24Std/7Tage-Beantwortung der Anfragen.

Wer nutzt C.I.S.?
Die Software ist nicht ausschließlich zur Verwendung in Hotels bestimmt. Sie eignet sich für alle Bereiche, wo „Concierge-Leistungen“ in Anspruch genommen wer-den, z. B. in Wohnresidenzen, Krankenhäusern und im Empfangsbereich von Unternehmen. C.I.S. eignet sich aber auch für die Datenverwaltung in Unternehmen, z.B. in Event-Agenturen und Gärtnereien, die viel mit Kunden-, Adress- und Ter-minmanagement zu tun haben und sonst über keine Datenbank verfügen.

Preisbeispiele und Content Services
Die Einzelplatzlizenz für C.I.S. kostet 1400 Euro. In der Netzwerk-Version mit bis zu fünf Workstations sind es 800 Euro pro Lizenz, mit bis zu zwölf Workstations 600 Euro. Das Premium Support-Paket kostet pro Lizenz und Jahr 230 Euro. Weitere Konditionen auf Anfrage.

Expertmedia bietet die Möglichkeit, C.I.S. vor dem Erwerb 30 Tage lang ausführlich zu testen. Auf Wunsch übernimmt Expertmedia auch das Content Management, d.h. die Vorinstallation des Datenmaterials für die einzelnen Module (z.B. Adressen, Kontakte für den Standort des Anwenders) bzw. den Datenimport aus im Haus vorhandenen Systemen.

Referenzen
„Die Software ist intuitiv und übersichtlich, es braucht keine besonderen PC-Kenntnisse. Der Arbeitsablauf wird noch effizienter und effektiver, die Informationen sind übersichtlich dargestellt.“
Brenner´s Parkhotel, Baden-Baden
Concierge Josef Volmer
(Bewertung der Testphase)


„C.I.S. hilft dem Concierge, schnell und effizient den Gästen Informationen zur Verfügung zu stellen. Der Gästeservice lässt sich durch die effiziente Aufgaben-Verwaltung noch weiter verbessern.“
Hotel InterContinental, Zürich
Concierge Marina Gelmi


„C.I.S. ist eine Revolution in der Conciergerie. Endlich bekommen wir eine Software, die auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist und uns dazu verhilft, dass unser Image professioneller und zeitgemässer wird. Die Gäste freuen sich über einen schnellen, kompetenten Service ohne Zettelwirtschaft und ohne vorsintflutliches, handschriftliches Logbuch.“
Concierge Experts, Wien
Helmut Schöffl, Inhaber und ehem. Präsident Les Clefs d`Or Österreich


„Als erstes haben wir unser manuelles Logbuch in das Museum gegeben. Wir konnten unsere Prozesse an der Rezeption stark verbessern, sodass die Gäste einen moderneren und effizienteren Service bekommen.“
Hotel Drei Könige, Basel
Concierge Eric Immele


Über Expertmedia
Als Entwickler und Anbieter des Concierge Information System (C.I.S.) ist die Ex-pertmedia GmbH (www.expertmedia.ch). Teil der DATALYNX AG, Basel. Gegrün-det 1996, bietet das Unternehmen hochwertige IT-Dienstleistungen für mittlere und große Unternehmen. Das Portfolio reicht von Consulting Services und Projektmanagement bis zu Software-, Internet- und Intranetentwicklungen. Zu den Kunden der DATALYNX AG zählen Novartis, Ciba, swisscom und UBS. Web: www.datalynx.ch

Weitere Informationen zu C.I.S.
Expertmedia GmbH
Steffen Kroehl, Director of Sales & Marketing
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CH-4055 Basel
Tel.: +41-61-385 9306
E-Mail: cis@expertmedia.ch

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Kristina Esser, verantwortlich.