Lange war es erwartet worden: Anfang Juli 2012 hat das Bundesministerium der Finanzen sein Anwendungsschreiben zur künftigen Regelung des elektronischen Rechnungsversands veröffentlicht. Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 war bereits Ende letzten Jahres rückwirkend zum 1. Juli 2011 verabschiedet worden. Aus ihm ergeben sich deutliche Erleichterungen beim Versand elektronischer Rechnungen. Der Verband elektronische Rechnung Deutschland e.V. begrüßt die neue Rechtslage. Insbesondere aus der Möglichkeit künftig auch strukturierte Daten vereinfacht auszutauschen sind schlankere Prozesse sowie klare Einsparungen im Geschäftsverkehr zu erwarten. In Kürze wird der Verband entsprechende Checklisten und Leitfäden für den künftigen Rechnungsversand bereitstellen.
Die Gefahr einer möglichen Versagung des Vorsteuerabzugs war bislang der größte Hemmschuh für den einfachen Versand Rechnungen. Möglich war der Abzug insoweit nur bei qualifizierter elektronischer Signatur oder per EDI-Verfahren übermittelten Rechnungen. Das ändert sich nun: Die Neufassung des § 14 UStG durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 vereinfachen die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen rückwirkend zum 1. Juli 2011 deutlich. Das bedeutet: Auch per E-Mail übermittelte Rechnungen berechtigen nun zum Vorsteuerabzug.
Die Finanzverwaltung fordert, dass wie bei Papier-, auch bei elektronischen Rechnungen Folgendes gewährleistet sein muss: Echtheit der Herkunft (Authentizität), Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und Lesbarkeit der Rechnung. Künftig, so der Kern des neuen Gesetzes, genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, welches einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt. Steuerberater Stefan Groß, Partner der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner und Leiter des Arbeitskreises Qualität, Steuern und Recht beim VeR: Gemeint ist damit letztlich die klassische Rechnungseingangsprüfung. Dabei ist die Ausgestaltung im Detail den Unternehmen selbst überlassen.
Der Verband elektronische Rechnung Deutschland e.V. begrüßt diese Neuregelungen. Sie stehen für Bürokratieabbau und sind auch im Zusammenhang mit der jüngst von der EU beschlossenen Einführung eines europaweiten E-Procurement von Bedeutung. Der nächste logische Schritt wäre nun eine Rechnungstaxonomie, die über einen standardisierten Austausch strukturierter Daten die Prozesse insbesondere auf Seiten des Rechnungsempfängers einer weiteren Automatisierung zugänglich macht. VeR-Vorstand Marcus Laube: Es ist aber nicht damit getan, dass jeder Rechnungsversender nun einfach ein PDF verschickt. Das neue Gesetz ermöglicht nun noch mehr Varianten, den Rechnungsversand elektronisch und zugleich einfach zu gestalten. Wir empfehlen generell den Versand von PDF und Datensatz. Auf diese Weise kommen die Rechnungsdaten beim Empfänger strukturiert an und er kann sie viel schneller weiterverarbeiten. Für die Versender muss dies nicht aufwändig sein: Der Markt bietet heute viele günstige Lösungen zur Erstellung von Datensätzen als Software oder als Service über einen Dienstleister Derzeit erarbeitet der Verband gesetzesbegleitende Checklisten und Leitfäden für Unternehmen. Darin erfahren diese, was sie beim Rechnungsversand und -empfang beachten müssen.
Im Zuge der gesetzlichen Neuregelungen wird sich der VeR für eine entsprechende Standardisierung einsetzen und diese mit den maßgeblichen Interessensgruppen weiter vorantreiben. Hierzu ist er im Forum elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) aktiv, in den auch verschiedene Ministerien involviert sind. Marcus Laube: So haben wir einen direkten Draht zu den Entscheidern auf Regierungsebene und können unsere Expertise beim Thema elektronischer Rechnungsaustausch einbringen.
Über den VeR:
Der Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern und Beratungsunternehmen für den elektronischen Rechnungsaustausch sowie von Unternehmen, die E-Invoicing im Einsatz haben. Der Verband versteht sich somit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, so dass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Durch gezielte Aufklärung will der VeR die Akzeptanz von E-Invoicing bei Unternehmen und in der Öffentlichkeit erhöhen. Der Verband liefert aktuelle Informationen zu allen technischen und rechtlichen Fragen rund um E-Invoicing und engagiert sich für Vereinfachung im elektronischen Rechnungsaustausch auch auf internationaler Ebene. Im März 2010 hat der Verband einen Roaming-Standard für die bessere Zusammenarbeit zwischen E-Invoicing-Providern vorgestellt und damit eine Vorreiterrolle übernommen. Aktuell hat der VeR über 45 Mitglieder. Weitere Infos unter www.e-invoice-alliance.de.
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