Ist Ihr Maklerverwaltungsprogramm SEPA-Fähig?

Primstal, 09.12.2013 - Ab dem 01.Februar 2014 müssen elektronische Zahlungen im SEPA-Format abgewickelt werden. Viele Finanzdienstleister beschäftigen sich jetzt mit der Umstellung ihrer Prozesse in Ihrer Softwarelösung. Aber gerade der Mittelstand ist mit solch gravierenden Änderungen im Tagesgeschäft oftmals überfordert. Daher hat die IWM Software AG nicht nur Ihr Maklerverwaltungsprogramm IWM FinanzOffice rechtzeitig mit der SEPA-Fähigkeit ausgestattet, nein die Kunden der IWM Software AG werden zusätzlich durch Kundenbetreuer und Webinare auf dem Weg zur Umstellung aktiv begleitet.

Die Einführung von SEPA betrifft IT- wie Fachabteilungen gleichermaßen. Denn es ist keineswegs mit der Einführung neuer Felder in Formularen getan. Es sind sämtliche Abteilungen eines Unternehmens betroffen, die mit bargeldlosem Zahlungsverkehr zu tun haben, und das heißt längst nicht nur IT-Abteilung und Buchhaltung.

Wenn Unternehmen ihren Zahlungsverkehr nicht rechtzeitig angepasst haben, werden ab dem 01.Februar 2014 weder aus- noch eingehende Zahlungen erfolgen. D.h. ist Ihr aktuelles Maklerverwaltungsprogramm nicht in der Lage SEPA zu unterstützen, so können Sie am elektronischen Zahlungsverkehr ab 01.02.2014 nicht mehr teilnehmen.

Die folgenden Tipps zur Umstellung im Zahlungsverkehr hat die IWM Software AG für Sie zusammengefasst. Bitte sprechen Sie aber unbedingt mit Ihrer Hausbank, um Ihre individuelle Situation zu berücksichtigen.

1. Ernennen Sie einen internen SEPA-Verantwortlichen!

Dieser kümmert sich als Manager des "SEPA-Projekts" um einen Zeitplan und dessen Umsetzung. Die Übergabe des Verantwortungsbereichs an eine zentrale Stelle ist ein Weg, den schon bei der Euro-Umstellung viele Unternehmen verfolgten und damit gut gefahren sind.

2. SEPA ist nicht gleich SEPA: Unterschiede zwischen Überweisung oder Lastschrift

Die Umstellung auf das neue Zahlungsverfahren kann unterschiedlich umfangreich ausfallen. Dabei macht es bereits einen großen Unterschied, ob sich Ihr Zahlungsverkehr aus Überweisungen oder aus Lastschriften speist: Lastschriften erfordern eine umfangreichere Umstellung, dies betrifft alle Inkassomakler, Assekuradeure und Honorarberater.

3. Überweisungen

Zwischen Oktober 2013 und Dezember 2013 stellt die IWM Software AG allen Kunden eine Softwareversion zur Verfügung welche alle Notwendigkeiten der SEPA-Überweisung berücksichtigt. Somit können Sie sicher sein, dass z.B. der Übergang im Rahmen der Provisionsabrechnung von heutigen DTA-Verfahren zum SEPA-Verfahren reibungslos ablaufen kann. Zudem ist die Verwaltung der Kontoverbindungen in IWM FinanzOffice bereits seit Jahren IBAN und BIC- fähig, so dass der Anwender bereits heute die entsprechenden Bankverbindungen SEPA-konform pflegen kann. Des weiteren hat die IWM Software AG einen Bankverbindungskonverter entwickelt, der automatisch bei fehlender IBAN diese aus der Kontonummer und BLZ nach einem Standardverfahren erzeugt. Somit müssen auch nicht hunderte oder gar tausende von Kontoverbindungen manuell angepasst werden.

Sie fangen Ihre SEPA-Umstellung heute an, damit Ihnen nach hinten nicht die Zeit davonläuft? Sehr gut, aber geben Sie Ihren Geschäftspartnern die Chance, es ebenso zu handhaben: Informieren Sie sie so bald wie möglich über Ihre neue Bankverbindung. Ergänzen Sie IBAN und BIC auf allen analogen und digitalen Geschäftsunterlagen, die Ihre Kontoverbindung tragen. Zugleich sollten Sie auch Ihre Kunden und Lieferanten bitten, Ihnen ihre Daten mitzuteilen. Überprüfen Sie rechtzeitig die Aktualität all Ihrer Geschäftskontakte und -daten.

4. Beantragen Sie noch heute Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer

Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann online angefordert werden über www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Die Gläubiger ID wird immer benötigt egal ob Sie mittels SEPA nur Überweisungen (z.B. Provisionsabrechnung) oder auch Lastschriften (Inkasso/Assekuradeur) ausführen.

5. Drahtseilakt Lastschrift: Sprechen Sie mit Ihrer Bank

Gegenüber den bei der Überweisung nötigen Änderungen, erfordern Lastschriften noch einigen Mehraufwand: Hier macht es der SEPA-bedingte Mix aus gesetzlichen und privatwirtschaftlichen Änderungen auf jeden Fall ratsam, Ihre Bank zu konsultieren und deren gegebenenfalls speziellen Vorgaben zu berücksichtigen. So gibt es durch SEPA beispielsweise künftig Fristen, wann eine Lastschrift bei der Bank eingereicht sein muss.

Zukünftig ist es erforderlich sogenannte SEPA-Mandate von Kunden einzuholen. Diese müssen in einer Mandatsverwaltung ihres Maklerverwaltungsprogrammes verwaltbar und einfach auffindbar sein. Die IWM Software AG hat hier in IWM FinanzOffice eine Lösung geschaffen, welche Ihnen jederzeit Zugriff auf diese Daten gewährt.

6. Vorsicht Fristen! Lastschriften erfordern Pre-Notifications

Nicht zuletzt verlangt das neue europäische Lastschriftverfahren eine Vorankündigung ("Pre-Notification") an den Schuldner: Wenn nicht anders vereinbart, muss der Gläubiger den Lastschrifteinzug mindestens 14 Tage vorher ankündigen und dabei seine Gläubiger-ID, die individuelle Mandats-Referenznummer, die Summe der Abbuchung und den exakten Termin der Ausführung mitteilen. Diese Pre-Notifikation kann aber auch einfach auf dem Rechnungsdokument hinterlegt werden. Wenn man zusätzlich bedenkt, dass ein prozessorientiertes Maklerverwaltungsprogramm wie IWM FinanzOffice die Möglichkeit bietet Rechnungen im Fälligkeitslauf automatisiert zu erzeugen und per Mail zu versenden, sorgt diese Prozessorientierung dafür dass sich der Verwaltungsaufwand auch durch die SEPA-Einführung in Grenzen hält.

IWM FinanzOffice, die zukunftssichere Lösung.

Um die SEPA-Umstellung prozessorientiert und somit für den Anwender nutzbringend umzusetzen, muss ein Softwarehaus ca. 50 Mann-Tage an Entwicklungsaufwand investieren. Solche gravierenden Anpassungen welche der Gesetzgeber vorgibt, stellen Eigenentwicklungen und kleine Softwarehäuser vor schier unlösbare Probleme. Über alle Branchen gehen Experten davon aus, dass die SEPA-Umstellung von vielen kleinen Softwareherstellern nicht gestemmt werden kann und somit den Anwender vor enorme Probleme stellt. Fragen Sie Ihren Softwarehersteller nach dem Stand der SEPA-Umstellung in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm und lassen Sie sich die Umsetzung spätestens zum 01.01.2014 verbindlich zusichern.

Fordern Sie kostenlos den SEPA-Leitfaden der IWM Software AG unter vertrieb@iwm-software.de an.

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