Böllhoff automatisiert Rechnungsworkflow mit bpi solutions

Bielefeld, 24.06.2014 - Die Böllhoff Gruppe, ein internationales, familiengeführtes Unternehmen der Verbindungs- und Montagetechnik, optimiert schrittweise die Geschäftsprozesse im Rechnungswesen. bpi solutions führt die hocheffiziente Workflowlösung auf Basis von BPM inspire und smart FIX ein.

Als internationaler Dienstleister mit eigener Produktion und Entwicklung gehört die Böllhoff Gruppe zu den führenden Anbietern von Verbindungselementen, Montagetechnik und Verarbeitungssystemen. Gegründet 1877 als Eisenwarengroßhandel mit überregionalem Direktvertrieb, ist das in vierter Generation geführte Familienunternehmen heute weltweit tätig. Ein Netzwerk aus 41 Gesellschaften an 37 Standorten in 23 Ländern mit über 2.300 Mitarbeitern leistet seinen Beitrag zu den Produktivitäts- und Prozessoptimierungen der Kunden. Darüber hinaus sichern Vertretungen auf 5 Kontinenten die Nähe zu allen wichtigen Märkten.

Böllhoff automatisiert die Prozesskette der Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis BPM inspire und smartFIX. Vom Eingang der Belege über die Freigabe bis zur Buchung der Rechnung im Warenwirtschaftssystem M3 und abschließenden Kontenabgleich im Rechnungswesen mit Diamant. Nach dem Vorsortieren und der Erfassung der Eingangsrechnungen mit bpi Scan Magic, werden die Belege mit smart FIX ausgelesen und im Archiv abgelegt. Dann wird der Rechnungsworkflow mit BPM inspire eröffnet. Die Prüfung der Belege wird gegen die Bestelldaten und den erfolgten Wareneingang durchgeführt. Die automatische Prüfung wird nächtlich wiederholt. Anschließend erfolgt die Dunkelbuchung im Warenwirtschaftssystem M3. Neben den eingehenden Papierbelegen werden auch die elektronischen Rechnungen der Lieferanten via Insiders E-Mail Konnektor elektronisch eingelesen, verifiziert und weiterverarbeitet. Die verschiedenen Reports und Statistiken stellen dem Einkauf und der Geschäftsleitung täglich die Auswertungen bereit, die für weitere Entscheidungen benötigt werden.

Die flexible Rechnungsbearbeitung führt bei Böllhoff zu einer spürbaren Reduzierung des Verarbeitungsaufwands. Die Durchlaufzeiten verkürzen sich, die Transparenz und Auskunftsfähigkeit ist jederzeit sichergestellt. Darüber hinaus werden die Prozesse durch die durchgehend elektronische Rechnungsverarbeitung nochmals schlanker und schneller, da auch die manuelle Postaufbereitung vollständig entfällt

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