'Handy statt Stundenzettel reißt heute niemanden mehr vom Hocker'

Dortmund, 11.09.2014 - FÜNF FRAGEN AN ?

Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH & Co. KG

Zehn Jahre Zeitwirtschaft: Die Dortmunder virtic GmbH & Co. KG gehört seit 2004 zu den Pionieren unter den Anbietern mobiler Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsysteme für Außendiensteinsätze. In der kommenden Woche feiert das Unternehmen das zehnjährige Firmenjubiläum. Was unter dem Motto 'Handy statt Stundenzettel' begann, hat sich zu einer Komplettlösung für die servergestützte Zeitdatenerfassung und -verarbeitung entwickelt. In Zukunft ist mit weiteren Innovationen zu rechnen.

Herr Stausberg, zehn Jahre virtic bedeuten auch zehn Jahre mobile Zeitwirtschaft. Was hat sich seither geändert?

Sehr viel. 2004 sind wir mit einer einfachen Arbeitszeiterfassung auf Siemens-Mobiltelefonen gestartet. Die Buchungsmöglichkeiten waren damals auf Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und Fahrzeiten beschränkt. 'Handy statt Stundenzettel' lautete das Motto, denn vor allem in Handwerksbetrieben wurde noch viel mit Papier gearbeitet und wird es ? kaum vorstellbar ? auch heute noch. Heute werden natürlich nach wie vor Arbeitszeiten erfasst, aber das ist nur noch ein Teil eines wesentlich größeren Sets von Daten, die automatisch aufbereitet werden, um sie als Buchungssätze in andere Programme, vor allem die Lohnsoftware zu übergeben.

Worum geht es Ihren Kunden heute im Wesentlichen?

Das sind einerseits die Dinge, die auch vor zehn Jahren schon gefragt waren: Abrechnungsgenauigkeit auf die Minute, Manipulationssicherheit durch die automatischen Plausibilitätsprüfungen und die Vermeidung der aufwändigen Nachbereitung im Büro. Früher mussten die Stundenzettel, so sie denn endlich eingereicht wurden und vollständig waren, immer noch händisch abgetippt werden. Heute haben sie alle Arbeitszeiten kontinuierlich sofort vorliegen.

Andererseits nutzen die Anwender heute zahlreiche Funktionen, die weit über die reine Arbeitszeiterfassung hinausgehen und eine deutliche Vereinfachung der Workflows vor Ort und in der Verwaltung ermöglichen. An dieser Stelle sei die automatisierte Reisekostenabrechnung oder unser Dispositionstool genannt.

Grundsätzlich aber gilt: Eine mobile Zeitwirtschaft muss modular aufgebaut sein, um die erforderliche hohe Anpassungsfähigkeit an individuelle Kundenbedürfnisse zu besitzen. Der Tiefbauer mit 50 Angestellten hat andere Anforderungen als das international tätige Großunternehmen mit 1000 Leuten im Außendienst.

Wo unterscheiden sich die Bedürfnisse der Kunden?

Für international tätige Unternehmen ist es zum Beispiel erforderlich, Spesen im Ausland in der jeweiligen Landeswährung zu erfassen und diese dann automatisiert zu den aktuellen Umrechnungskursen in Euro an die entsprechende Buchhaltungssoftware zu übergeben.

Für regional tätige Handwerksunternehmen ist stattdessen vielleicht eine unkomplizierte Geräteverwaltung per NFC-Tag entscheidend, damit keine Bohrmaschine mehr liegen bleibt und die Kosten verursachungsgerecht auf den betreffenden Kostenträger gebucht werden. Grundsätzlich ist es möglich, jede tarifliche und abrechnungstechnische Regelung über das System abzubilden.

Wie hat sich die Branche der mobilen Zeiterfassung in den letzten Jahren entwickelt?

Wir sehen bereits seit einiger Zeit, dass immer mehr Anbieter auf den Markt drängen und den Wettbewerbsdruck erhöhen. Dies geschieht vor allem über den Preis. Aber, um nochmal auf den Anfang unseres Gesprächs zurückzukommen, mit 'Handy statt Stundenzettel' reißen Sie heute niemanden mehr vom Hocker. Vielmehr bedarf es ausgefeilter Lösungen, die exakt den Bedürfnissen der Kunden entsprechen. Nur so schaffen sie einen maximalen Nutzen ? und genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen.

Denken wir einmal zehn Jahre in die Zukunft. Wo sehen Sie die Technik dann?

Das ist angesichts der rasanten Entwicklungen bei der Hardware schwer zu sagen. Aber virtic wird alle technologischen Entwicklungen aufgreifen, wenn sie die Zeitwirtschaft als unseren Kernprozess oder benachbarte Prozesse wie Auftragsabwicklung und Dokumentation verbessern können.

Denkbar ist beispielsweise die Integration mobiler Zahlungsvorgänge in die ERP-Software: Der Mitarbeiter auf Dienstreise zahlt seine Spesen direkt mit dem Mobiltelefon. Oder die Erweiterung der Dokumentationsmöglichkeiten über die bekannte Fotofunktion hinaus ? Videos oder Live-Streaming von Arbeitsorten sind Anwendungsmöglichkeiten der Zukunft.

Weitere Informationen: www.virtic.com

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