Der Notfallkoffer – Daniel Schäfer berät, wie man überraschende Unternehmenskrisen umgeht

Herr Müller, 78 Jahre alt, ist der Besitzer eines erfolgreichen Unternehmens mit 20 Mitarbeitern. Eines Morgens hat er einen Herzanfall, kann aber mit letzter Kraft zum Telefon greifen – und wählt die Nummer seines Notars, anstatt den Krankenwagen zu rufen.

Der Grund: Herr Müller weiß, dass sein Unternehmen binnen 2 Wochen vor die Wand fahren wird, wenn er nicht mehr handlungsfähig ist. Niemand wüsste, wer wofür verantwortlich ist, die Erbschaft mit seinen Nachkommen ist ungeregelt, den Code für seinen Safe mit wichtigen Firmendokumenten kennt nur er.

Um einer solchen Situation vorzubeugen, kann ein Unternehmen einen so genannten Notfallkoffer vorbereiten. Dieser enthält alle Regelungen in den Bereichen Erbschaft, Unternehmensfortführung, Vermögen, Vollmachten und Betriebsaufspaltung.

Der Berliner Unternehmensberater und Fachberater für Unternehmensnachfolge Daniel Schäfer empfiehlt jedem Unternehmen, so schnell wie möglich einen solchen Notfallkoffer anzulegen. "Aktuell haben rund 15% der Unternehmen einen Plan für den Notfall", erklärt er. "Alle anderen kommen in ernste Schwierigkeiten bis hin zur Handlungsunfähigkeit, sobald Schlüsselpersonen nicht mehr tätig werden können, z.B. durch einen Unfall."

Die Inhalte des Notfallkoffers
Was genau gehört nun in den Notfallkoffer? Daniel Schäfer schlägt folgende Inhalte vor:

1. Vollmachten:
- Private Vollmachten (privates Vermögen, Patientenverfügung)
- Geschäftliche Vollmachten (wie z. B. Prokura)
- Vollmachten für alle Konten (plus Kontenaufstellung)
- Vollmachten über den Tod hinaus (Testament etc.)
2. Vertretungsplan
3. Wichtige Adressen (von Kunden, Lieferanten, Rechtsanwälten, Steuerberatern etc.)
4. Passwörter, Codes und PINs für Computer, Online-Banking etc.
5. Verzeichnis der wichtigsten Schlüssel (inkl. Aufbewahrungsort bzw. Person, die sie innehat)
6. Anweisung für wichtige Projekte (regelmäßig aktualisieren!)
7. Gesellschaftsverträge
8. Handelsregisterauszüge
9. Grundbuchauszüge
10. Ehevertrag
11. Testament, Erbvertrag
12. Lebensversicherungspolicen
13. Policen von Berufsunfähigkeits- und
14. ähnlichen Versicherungen (falls vorhanden)
15. Kreditverträge
16. Persönliche Daten der beteiligten Hauptpersonen
17. Bilanzen der letzten drei Jahre
18. Aktuelle BWA
19. Vermögensaufstellung
20. Zugang zu Rezepturen, Patenten etc.
21. Hinweise/Ratschläge für den Nachfolger/Vertreter (z. B. betreffend der wichtigsten Kunden, Lieferanten etc.)

Diese Daten sichern den Fortbestand eines Unternehmens im Notfall. Zusammengefasst werden sollten sie digital und analog, etwa auf einem USB-Stick und in einem Ordner. Diese Medien können dann in einem Schließfach, bei einer Vertrauensperson (Ehepartner, Notar etc.) oder direkt "am Mann" aufbewahrt werden.

"Der Notfallkoffer ist der Beginn einer Nachfolgeregelung und sollte jeden Unternehmensbesitzer spätestens ab dem 48. Lebensjahr beschäftigen", warnt Daniel Schäfer. Viele Unternehmer nehmen das Thema auf die leichte Schulter oder kümmern sich viel zu spät darum.

Wenn Sie mit Ihrem Notfallkoffer auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie jederzeit eine kostenfreie Erstberatung bei Daniel Schäfer in Berlin in Anspruch nehmen. Einen Termin können Sie dabei unter www.x-group.consulting/erstgespraech oder telefonisch unter 030 683 28 26 00 vereinbaren.

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