ITK Rheinland entscheidet sich für neues Kassensystem

Das Kassenrecht ist von dynamischen Veränderungen geprägt, die nun auch die Kommunen erreichen. Kassensicherungsverordnung und Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), zeitgemäße bargeld- und kontaktlose Zahlarten sind gefordert. Der Kommunale Zweckverband ITK Rheinland hat sich mit der Entscheidung für TopCash 2 zukunftssicher aufgestellt.

Das Rechenzentrum mit Sitz in Neuss hat die Kassenlösung für über 400 Arbeitsplätze in den zugehörigen Stadtverwaltungen beauftragt. Die Stadtverwaltungen der Landeshauptstadt Düsseldorf, Neuss, Kaarst und Meerbusch werden TopCash 2 flächendeckend nutzen. Beispielsweise Einwohnermelde- und Standesämter, Zulassungsbehörde und Wohnungsamt werden einen modernen Bürgerservice mit sicherem Payment umsetzen.

Dem Projektstartschuss ist ein intensiver Austausch zwischen den Beteiligten - ITK, Vertreter der Städte und dem Softwareentwickler EDV Ermtraud GmbH - vorausgegangen. In ersten Consulting-Terminen wurde mit den Systembetreuern der ITK die Infrastruktur, sowie technische und fachliche Administration abgestimmt.

Die weitere organisatorische Beratung mit den beteiligten Städten musste auf Grund der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie online in Angriff genommen werden. In mehreren Video-Konferenzen nahmen die Berater der EDV Ermtraud GmbH und Verfahrensverantwortlichen der ITK mit den Vertretern der Verwaltungen die derzeitige Kassenorganisation detailliert unter die Lupe und analysierten die jeweilige Ausgangssituation.

In diesem Rahmen haben die Beteiligten Optimierungsvorschläge zu den Kassenstrukturen eingebracht, die gemeinsam mit der ITK vertiefend erarbeitet wurden. Dazu zählt u.a. die Verbesserung des Workflows. Konkrete Erfahrungen aus der Praxis konnten erfolgreich zugrunde gelegt werden: Welche Abteilung, welcher Mitarbeiter nimmt Zahlungen entgegen? Welche Zahlarten (EC / Kreditkarten / Smartphone, Bar…) werden wo im Rathaus angeboten? Wie kann schnell und sicher Geld vereinnahmt werden? Wer führt Kassenabschlüsse durch?

In einer Testphase wird das organisatorische Pflichtenheft nun intensiv durch Schlüsselanwender auf Praxistauglichkeit getestet. Nach verfeinerter Konfiguration werden die Anwender sukzessive in den Produktivbetrieb überführt.

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