Digitalisierungstreiber Pandemie

1 Jahr Corona – Deutschland passt sich an. Schneller denn je schreitet die Digitalisierung voran. E-Government wird greifbar. Zugänge gemäß „Onlinezugangsgesetz“ (OZG) werden sichtbar. Amtsgänge und Prozesse in den Rathäusern erfolgen digital, da die Verwaltungen zur Vermeidung von Kontakten ebenfalls weitgehend geschlossen wurden.

 Wer ein Gewerbe ausübt, muss dies anzeigen. An-, Um- und Abmeldungen von Betrieben und Tätigkeiten stellen den Kern der meldepflichtigen Daten zum Gewerberegister dar. In der Krise erfolgen beispielsweise Neuanmeldungen von digital spezialisierten Betrieben. Zugleich eröffnen bislang lokale Geschäfte Online-Shops und melden diese neuen Geschäftstätigkeiten an. Auch Dienstleistungs- und Lieferdienste tauchen in aktuellen Gewerbeanzeigen auf. Aber auch Abmeldungen durch Geschäftsaufgabe oder -Reduzierung sind zu verzeichnen.

 Bis zur Schließung der Rathäuser für den allgemeinen Bürgerverkehr war es üblich, vor Ort im Gewerbeamt vorzusprechen. Die Gewerbemeldung wurde durch den Sachbearbeiter im direkten Dialog erfasst und bescheinigt.

 Die neuen Krisenkontaktwege zwischen Gewerbetreibenden und Amt sind vielerorts nun Brief, Telefon oder E-Mail. Ein Dokument herunterladen, ausfüllen und per E-Mail verschicken steht für eine erste Digitalisierungsstufe.

Darüber hinaus hat die Pandemie jedoch weitergehende medienbruchfreie Prozesse angestoßen. So erfolgten 2020 erheblich mehr Gewerbemeldungen kontaktlos online über die Weblösung der EDV Ermtraud GmbH aus Rheinbrohl. Der Assistent leitet den Gewerbetreibenden im Browser durch das Formular und unterstützt ihn fachlich-inhaltlich mit Hilfshinweisen. Beizufügende Unterlagen fotografiert der Meldende einfach mit dem Smartphone und lädt sie auf einfache Weise hoch.

 Die vollständige Meldung ruft der Sachbearbeiter in der jeweiligen Stadt automatisiert elektronisch ab. Nach Prüfung übernimmt er die Meldung ins Gewerberegister. Abschriften aus Papier oder PDF-Dateien entfallen. Auch Dokumente wie mitgeschickte Ausweiskopien oder Bescheinigungen sind auf Knopfdruck in der Verwaltung und dort gleich in der elektronischen Akte.

 Das papierlose Büro ist bereits seit Jahren ein strategisches Ziel der Kommunalverwaltung. E-Akten und Ablage von Dokumenten in der Fachsoftware sind nicht neu. Die zunehmende elektronische Dokumentenmenge im Zuge der neuen Corona-Kommunikation forciert die Umsetzung jedoch nun effektiv in der Breite. Insbesondere mit der Verlagerung von Verwaltungsarbeitsplätzen ins Homeoffice ist die elektronische Akte unumgänglich.

Dabei ist die Fachverfahrens-integrierte eAkte der EDV Ermtraud in der Gewerberegistersoftware ein Schritt, der langwierigere Einführungen von verwaltungsweiten Dokumentenmanagementverfahren (DMS-Software) vermeidet. Digitaler Workflow im Fachverfahren beschleunigt zudem ohne komplexe sog. ECM-Prozesse das flexible Agieren unter dem erhöhten Druck knapper personeller Ressourcen.

 Nicht zuletzt wird die Behördenkommunikation untereinander digital. Gewerbemeldungen sind vom örtlichen Fachamt an Statistik, IHK, HWK, Finanzämter, Überwachungsbehörden in den Kreisverwaltungen oder auf Landesebene zu übermitteln. Die Spanne der Umsetzung reicht vom standardisierten automatischen Übermittlungsformat bis zu nicht medienbruchfreien Dateien oder papiergebundenem Versand. Web-Auskunftssysteme und Schnittstellen machen nun einige zeitaufwendige Prozesse obsolet.

 Am Beispiel der Gewerbemeldelösungen der EDV Ermtraud GmbH, als führende spezialisierte Gewerberegistersoftware im Einsatz bei zahlreichen Städten und Gemeinden, wird deutlich, wie die seit über 10 Jahren verfügbaren Lösungen durch die neue Notwendigkeit aus dem „Dornröschenschlaf“ geweckt werden.

 Die Pandemie fördert als Digitalisierungstreiber effizienteres Verwaltungsarbeiten und das Angebot niederschwelliger Bürgerservices via Internet. Der Anfang ist gemacht. Die konsequente Fortsetzung der Digitalisierung mit Blick auf Bürger und Verwaltungsmitarbeiter bleibt 2021 weiter zentrale Aufgabe, um aus der aktuellen Krise gestärkt hervorzugehen.

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