Was eine professionelle Inventarverwaltung von Baugeräten ausmacht

Bagger, Betonmischer, Bohrmaschinen oder Hammer – auf Baustellen finden die unterschiedlichsten Geräte und Werkzeuge – ob große oder kleine – ihren Einsatz. Eine Übersicht darüber zu behalten, wo sich welches Gerät gerade befindet, ist eine große Herausforderung: einerseits für die Baufirmen, die eventuell mehrere Bauaufträge gleichzeitig ausführen und planen möchten, welches Gerät wann und wo sinnvoll eingesetzt wird. Und andererseits für die Bauarbeiter:innen vor Ort, die immer wieder auf der Suche nach dem passenden Gerät oder Werkzeug sind. Den Bagger vor Ort zu sehen, ist natürlich weniger herausfordernd, als zu wissen, wo sich die passende Bohrmaschine oder Flex befindet oder wer sie gerade nutzt. Hilfreich ist hier eine Software, die alle Geräte, Werkzeuge, deren Gebrauchszustand und Einsatzort erfasst. Damit können die Arbeitenden auf den Baustellen mit ihrem mobilen Endgerät schnell und unkompliziert nachschauen, wo ihr gewünschtes Gerät gerade verweilt. Die Baufirmen wissen dies ebenfalls und können so den aktuellen Einsatz und zukünftige Aufträge sowie Wartungsauflagen effektiver planen.

Überblick behalten, Inventarisierung vereinfachen

Doch wie funktioniert ein solches Hilfsmittel wie beispielsweise der Wartungsplaner von Hoppe? Dieser Technologie liegt eine Kombination aus Software und Barcode- bzw. RFT-Scannern zugrunde, die es ermöglicht, alle Gegenstände mobil und bequem zu erfassen. Dabei können auch Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher, Sprachaufnahmen und/oder Geo-Daten zu jedem Gegenstand hinterlegt werden, was wichtig für das Auffinden bei der Arbeit auf dem Bau ist. Sind die Geräte bspw. via App erfasst, können die Daten als CSV-Datei per E-Mail oder DropBox verschickt werden. Da die empfangende Inventarsoftware über eine umfangreiche Im- und Exportfunktion für Excel-, CSV- oder Access-Dateien verfügt, können die Datensätze nun im integrierten Dokumentenmanagement abgelegt und zugeordnet werden. So erhalten die Mitarbeitenden in der Baufirma die komplette Übersicht sowie den aktuellen Ist-Bestand, den sie bei der Anlageninventur mit dem Soll-Bestand abgleichen. Hierzu lassen sich im Inventar-Check der Software die Daten zusammenfassen und in Säulen- oder Kuchendiagrammen grafisch darstellen.

Zudem sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ein Inventarverzeichnis zu führen und müssen bei Betriebsprüfungen Inventar- und Versicherungsnachweise vorlegen. Neben der Übersichtlichkeit und Vereinfachung der Anlageninventur übernimmt auch diese Aufgabe die Inventarsoftware für das Personal der Baufirma, denn auch diese Nachweise können hinterlegt werden. So erspart das Tool auf mehrfache Weise Zeit: zum einen bei der Inventarerfassung, da nicht händisch Listen bearbeitet und im Nachgang in eine Software manuell eingegeben werden müssen. Zum anderen im gesamten Inventur- und Dokumentenmanagement, beim Datenabgleichen und beim Einhalten von gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtungen.

Ein weiterer Vorteil: die im Laufe der Zeit entstehende Historie. Dadurch dass Anschaffungszeit, Reparaturen, eventuelle Beschädigungen und Wartungsmaßnahmen bei jedem einzelnen Vermögensgegenstand dokumentiert werden, lässt sich schnell erkennen, wann Garantiezeiten zu berücksichtigen sind, welche möglichen Reparaturen anstehen und welche Wartungen zu welchem Zeitpunkt nötig sind.

Wartungsmanagement optimieren

Und genau das macht ein professionelles Wartungsmanagement aus: zu wissen, wann welche Reparaturen und Wartungen durchgeführt wurden, hilft kommende Wartungen besser zu planen. Folglich ist neben der Übersichtlichkeit und der Vereinfachung der Inventarisierung gerade diese vorausschauende Planbarkeit der entscheidende Vorteil eines Wartungsplaners: das Überwachen der Maschinen, Geräte und Werkzeuge, das Planen von Wartungen und das Einhalten von gesetzlich vorgeschriebenen regelmäßigen Prüfungen wird deutlich übersichtlicher, einfacher und schneller. 

Da Baufirmen  für die reibungslose Funktionalität aller betrieblichen Gegenstände wie bspw. den Baugeräten verantwortlich sind, sind sie strengen Arbeitsschutzregelungen und gesetzlichen Prüfrichtlinien unterworfen, zu denen regelmäßigen Prüfungen mit festgelegten Intervallen und Wartungsauflagen gehören. Mit dem Wartungsplaner können mit wenigen Klicks Wartungsfristen und -vorschriften kontrolliert und Dokumente erstellt, archiviert und gepflegt werden. Zudem werden wichtige Instandhaltungskennzahlen grafisch aufbereitet und können in verschiedenen Formaten in- und exportiert werden. Ein integrierter Kalender zeigt desweiteren, wann welche Prüfungen durchgeführt werden müssen und die Erinnerungsfunktion per Email garantiert, dass kein Termin verpasst wird. So unterstützt das Tool die Mitarbeitenden bei der Einhaltung aller Prüffristen und vermeidet eventuelle Bußgelder, da der Zustand aller Baugeräte und Werkzeuge transparent ist.

Ein weiterer Pluspunkt: der Hoppe Wartungsplaner basiert auf DIN EN ISO 9001 und entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement, weshalb ein rechtskonformes Handeln bei  regelmäßigen gesetzlichen Prüfungen möglich ist. Zudem erleichtert er nicht nur die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, sondern unterstützt auch die Anforderungen aus ISO 14001 zum Umweltschutz und OHSAS 18001.

Wie bei anderen Softwarelösungen benötigt und erhält auch der Hoppe Wartungsplaner regelmäßige Updates, um sicher zu stellen, dass die Lösung immer auf dem neusten Stand und intuitiv zu bedienen ist. Optimiert werden dann beispielsweise mobile Darstellungen oder er erhält Erweiterungen wie zum Beispiel der Import- / Export-Assistent und die Sortierungsmöglichkeiten.

Fazit:

Mithilfe eines Wartungsplaners profitieren Unternehmen in mehrfacher Weise: Sie erhalten Übersichtlichkeit, vereinfachen ihre Inventarisierung und behalten den Überblick über ihr Wartungsmanagement. Damit meistern sie nicht nur die betrieblichen und gesetzlichen Pflichten, sondern optimieren mittels der entstandenen Transparenz auch ihre eigenen Arbeitsprozesse.

 

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Ulrich Hoppe, HOPPE Unternehmensberatung

Telefon: +49(0)6104/65327

Die HOPPE Unternehmensberatung hat sich mit dem Wartungsplaner zu einem bevorzugten Anbieter von Instandhaltungs-Lösungen für Industrieunternehmen in ganz Europa entwickelt, die ihre Bemühungen um die Reduzierung von Maschinenausfällen durch vorausschauende Wartung und  die Erhöhung der Betriebssicherheit mit geringen Kapitalausgaben beschleunigen wollen.

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