Durch den Einsatz eines modernen Dokumenten-Management-Systems ist es dem amerikanischen Energiekonzern Valero gelungen, die Effizienz seiner Business-Prozesse in fünf seiner insgesamt 12 Petroleum-Raffinerien zu steigern. Ein wichtiger Bestandteil dieser Lösung ist der TOPCALL Server, durch dessen Einsatz alle Stand-Alone-Faxgeräte innerhalb der Raffinerien abgelöst und durch ein zentrales System ersetzt werden konnten. Durch die nahtlose Integration des TOPCALL-Servers mit der SAP-Umgebung und dem IXOS-Imaging-System reduzierten sich zudem die Kommunikationskosten in erheblichem Ausmaß.
Die Valero Energy Corporation hat alle Material- und Transportkosten, die zwischen den einzelnen Abteilungen der Raffinerien und den Wiederverkäufern (in 38 US-Staaten) an-fallen, täglich zu erfassen und abzurechnen. Dabei generiert jeder Geschäftsvorfall eine Vielzahl von Dokumenten und Kopien, die an die entsprechenden Sachbearbeiter weiter-geleitet und bearbeitet werden. In der Vergangenheit wurden viele der anfallenden Do-kumente durch herkömmliche Faxgeräte an die einzelnen Abteilungen übermittelt, die diese wiederum an andere Mitarbeiter weiterleiteten, was zu einer enormen Papierflut führte. Insbesondere die aufwändige Dokumentation aller Business-Prozesse verlang-samte das Abrechnungsverfahren erheblich.
Bob Barrar, Project Manager des IS-Departments von Valero, erläuterte, dass die täglich anfallenden Kosten für diese fünf Raffinerien 1,5 Mio. US-Dollar betrugen. Wenn sich durch den Einsatz einer Dokumenten-Management-Lösung die Business-Prozesse pro Jahr nur um einen Tag beschleunigen ließen, hätte Valero diese Summe hinzugewonnen. Um dies zu erreichen, wurden im ersten Schritt alle Faxgeräte durch zusätzliche Fax-Kanäle an dem zentralen TOPCALL-Server abgelöst, über den nun der gesamte ein- und ausgehende Faxverkehr abgewickelt und an die IXOS- und SAP-Umgebung übermittelt wird. Zusätzlich wurde eine Benutzeroberfläche entwickelt, um alle Dokumente zu verwal-ten und diese den jeweiligen Gruppen zur Verfügung zu stellen. Anschließend können die betreffenden Personen diese im IXOS-Image-Archiv ablegen. Dies hat für Valero den Vorteil, dass nun sämtliche Informationen zu jedem Business-Prozess innerhalb der SAP-Umgebung zur Verfügung stehen und von jedem Mitarbeiter abgerufen werden können.
Als weitere Vorteile dieser Lösung nennt Herr Barrar:
· Die Beschleunigung des Abrechnungsverfahrens und des Zahlungseingangs
· Reduktion des Papieraufkommens und Vermeidung unnötiger Kopien
· Senkung der Zinsverluste durch beschleunigte Abrechnung
· Einsparung von 2 Million US-Dollar pro Jahr
Den Angaben von Bob Barrar zufolge stellt der TOPCALL-Server definitiv eine kritische Applikation für das Unternehmen dar. Der Server trage wesentlich dazu bei, den Cash Flow und die Effizienz der Business-Prozesse zu verbessern.
Valero Energy Corporation: Der in Texas ansässige Energie-Hersteller besitzt und ar-beitet mit zwölf Petroleum-Raffinerien und ist als führender Anbieter von umweltfreundli-chen Kraftstoffen wie Reformolated Gasoline (RFG), CARB Phase II Gasoline, schwefel-armen Diesel und Oxygenate bekannt. Valero vertreibt seine Produkte sowohl im Busi-ness-to-Business-Bereich über Großhändler in 38 Staaten, als auch im Business-to-Consumer-Geschäft über Wiederverkäufer im Westen und Mittelwesten der vereinigten Staaten.
Der TOPCALL Server ist eine Gesamtlösung für die Geschäftskommunikation. Die Ar-chitektur der Lösung erlaubt Unternehmen, die gesamte Kommunikation auf einem einzi-gen, hochverfügbaren Server zu integrieren, zu verwalten und zu archivieren. Das Single Server-Konzept vereinfacht das Netzwerk-Management und vermeidet den Bedarf an Software-Installation bei Endgeräten. Das verfügbare Lösungsspektrum umfasst Unified Messaging, Network and Production Faxing, Interaction Management and Computer Te-lephony (IVR/CTI). Weiterhin bietet TOPCALL Kommunikationslösungen für ASPs und eine Produktpalette, welche den Ausbau von Call-Centern in multimediafähige Contact Center unterstützt.
TOPCALL (NASDAQ Europe: TOPC) ist ein weltweit tätiger Anbieter von geschäftskriti-schen Kommunikationslösungen (Unified Communication, UC). Diese Kommunikations-lösungen unterstützen Unternehmen bei der besseren Nutzung ihrer bestehenden IT-Umgebungen (z.B. ERP- oder CRM-Systeme), bei der Vereinfachung oder Beschleuni-gung von Geschäftsprozessen und bei der Erzielung besserer Ergebnisse sowie eines raschen ROI. TOPCALL ist in diesem Geschäftsfeld seit 25 Jahren tätig und zählt den Großteil der Fortune 500-Unternehmen zu seinen Kunden. Auf Basis dieser Erfahrun-gen ist TOPCALL heute in der Lage, alle Medientypen in alle IT-Umgebungen zu integrie-ren und dadurch Geschäftsprozesse über Kommunikation zu optimieren. Bisher wurden über 4.000 UC-Lösungen weltweit installiert und durch TOPCALLs weltweite Support- und Consulting-Services unterstützt. TOPCALL ist mit 24 Niederlassungen und 18 dedi-zierten Vertragspartnern weltweit präsent. Der Unternehmenssitz befindet sich in Wien, Österreich. Weitere Informationen sind unter http://www.topcall.com verfügbar.
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