Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme gibt einen Leitfaden zur Durchführung von Projekten heraus, mit dem die gesetzlichen Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllt werden können. Das 30 Seiten umfassende Werk steht Interessierten auf der Web-Seite www.voi.de zum kostenlosen Download zur Verfügung.
Durch die Änderung der Abgabenordnung (AO) wurde den Finanzbehörden erstmalig ausdrücklich das Recht eingeräumt, im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen direkt auf die Unternehmens-EDV und deren Datenbestände zuzugreifen. Die Neuregelung findet grundsätzlich ab dem 1.1.2002 auf Betriebsprüfungen, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und Lohnsteuer-Außenprüfungen Anwendung und soll dem Erfordernis Rechnung tragen, die Prüfungsmethoden an den modernen Buchführungstechniken auszurichten und die Überprüfbarkeit der zunehmend papierlosen Buchführung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen. Ergänzend zur gesetzlichen Neuregelung sind die viel diskutierten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001 ergangen. Diese stellen die Sicht und Interpretation der Finanzverwaltung dar. Dabei ist entscheidend, dass dieses Verwaltungsschreiben eine Meinungsäußerung des Ministeriums darstellt, die gegenüber den nachgeordneten Dienststellen Verbindlichkeitscharakter hat. Es besteht dagegen keine Rechtsverbindlichkeit für die Unternehmen oder die Finanzgerichte. Andererseits kann das steuerpflichtige Unternehmen darauf vertrauen, dass sich die Außenprüfung an diese Interpretation hält.
Der VOI-Leitfaden soll denjenigen eine Hilfe sein, die der Verantwortung um die organisatorische und technische Abdeckung der Anforderungen, die durch die GDPdU entstanden sind, gerecht werden müssen. Dabei gehen die Autoren strukturiert auf alle Projektphasen ein:
Stufe 1: Ermittlung der steuerrelevanten Daten
Stufe 2: Ermittlung der betroffenen Systeme
Stufe 3: Prüfung der möglichen Zugriffsarten
Stufe 4: Festlegung der Speicherorte und Formate
Stufe 5: Prüfung und Evaluierung der Vorgehensweise
Stufe 6: Migration von GDPdU-relevanten Systemen
Zu jeder Projektstufe werden die Vorgehensweise und Ziele beschrieben und auf typische Fragestellungen eingegangen. Viele Inhalte der GDPdU sind erklärungsbedürftig. Der VOI leistet mit diesem Leitfaden herstellerneutrale Aufklärung und wird als Fachverband seiner Rolle als voice of information einmal mehr gerecht.
Die Autoren:
Thorsten Brand: Zöller & Partner GmbH
Thorsten Brand ist Senior-Berater der Zöller & Partner GmbH. Sein Spezialgebiet sind die rechtlichen Grundlagen der elektronischen Archivierung.
Stefan Groß: Peters, Schöneberger & Partner GbR
Stefan Groß ist Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner GbR, München und Leiter des Arbeitskreises "Recht und Steuern" des VOI.
Bernhard Lindgens: Bundesamt für Finanzen
Bernhard Lindgens hat die Ausführungsvorschriften zur Neuregelung des Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung maßgeblich mitgestaltet.
Bernhard Zöller: Zöller & Partner
Bernhard Zöller ist Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH. Als Vorstand im VOI und langjähriges Mitglied in der AIIM beteiligt sich Bernhard Zöller aktiv an der Gestaltung der DMS-Industrie.
Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)
Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) repräsentiert zur Zeit fast 200 Mitgliedsfirmen des deutschen Anbietermarktes für Dokumenten Management Systeme (DMS). Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness - Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten. Das VOI Credo lautet: Unsere Mitglieder bieten Technologien zur Informationslogistik an, die es jedem überall und zur richtigen Zeit ermöglichen, Informationen in der gewünschten Qualität aus Dokumenten oder dem Internet bereitstellen und aus diesen Informationen nutzbringendes Wissen herzuleiten. Damit gestaltet der Verband den weltweiten Wandel zur Wissensgesellschaft aktiv mit.
VOI Voice-of-Information (http://www.voice-of-information.org)
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