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Versicherungskonzern Gerling schafft effizientere Prozesse in seiner HR-Abteilung

Von Ingentis

Versicherer nutzt org.manager von Ingentis

Automatisierte und tagesaktuelle Erstellung von Organigrammen erhöht die Transparenz im Gesamtkonzern
(Nürnberg/Köln, 08.12.2003) Der Versicherungskonzern Gerling nutzt den org.manager der Ingentis GmbH zur effizienteren Abbildung seiner Abteilungs- und Mitarbeiterstrukturen. Mit Hilfe der neuen Software können die Beschäftigten der HR-Abteilung des Versicherers tagesaktuelle Organigramme mit zahlreichen Personal- und Abteilungsinformationen direkt aus dem internen SAP-System heraus abbilden. Dank der neuen Lösung ist der multinationale Konzern – mit über 8.000 Mitarbeitern allein in Deutschland – in der Lage, sein Personalmanagement übersichtlicher und damit effizienter zu organisieren. „Es gibt“, so Holger Sommerfeld aus der HR-Abteilung von Gerling, „zwar auch in SAP ein kleines Tool zur Darstellung von Organigrammen. Dieses war jedoch für unsere Anforderungen nicht ausreichend“. Daher habe sich Gerling entschlossen, eine Lösung einzuführen, die einfach an SAP anzuschließen sei und das System um die Organigramm-Funktionen sinnvoll bereichern könne. Inzwischen werden mehrere hundert Organisations-Einheiten vom org.manager dargestellt. Wobei neben allgemeinen Informationen zur Unternehmensstruktur auch Mitarbeiterlisten zu den jeweiligen Abteilungen mit entsprechender Kennzeichnung des Leiters ausgewiesen werden. „Mittelfristig“, skizziert Sommerfeld das Ziel, „sollen auch erweiterte Informationen wie die E-Mail-Adressen und Telefonnummern abrufbar sein, so dass die Organigramme die bereits vorhandenen Outlook- und Intranet-Adressbücher ergänzen können. Denn die Daten werden tagesaktuell gepflegt: Dies entspricht einer Aktualität, wie sie kaum ein anderes Medium erlaubt.“ Dabei wird streng darauf geachtet, dass Daten nur an einer Stelle gepflegt werden. Durch die leichte SAP-Integration des org.managers können Organigramme per Mausklick direkt aus dem ERP-System erzeugt und wenn gewünscht sofort im Intranet publiziert werden. Aufgrund der internationalen Aufstellung des Konzerns gibt es einen weltweiten Zugriff aller Mitarbeiter auf die im Intranet zur Verfügung gestellten org.manager-Daten, die über einen Standard-Internet-Browser angezeigt werden können. „Die Übersichtlichkeit und Transparenz unserer Konzern- und Mitarbeiterstrukturen, die wir so mit Hilfe des org.manager erreichen, ist heute also deutlich höher, als es früher der Fall war.“ Mehr Transparenz bei geringeren Kosten Da die Organigramme bisher per Hand von den einzelnen Abteilungen in PowerPoint oder Excel erstellt wurden, spielte die Einführung des org.manager auch im Zuge allgemeiner Kostensenkungsmaßnahmen eine wichtige Rolle. „Schließlich war dieses Prozedere nicht nur extrem umständlich und zeitaufwändig, sondern dazu auch noch teuer“, so HR-Spezialist Sommerfeld. „Zudem konnten die Grafiken mit dieser Methode konzernweit gar nicht aktuell gehalten werden, so dass sie teilweise schon veraltet waren, ehe man sie bereitstellen konnte.“ Heute ist Gerling dank des org.managers in der komfortablen Situation, die benötigten Abbildungen automatisiert zu generieren – und dies wahlweise für den Gesamtkonzern oder nur für einzelne Abteilungen. „Dabei können die Organigramme bequem gespeichert oder ausgedruckt werden“, zeigt sich Sommerfeld zufrieden. Auch die Fehlerquote innerhalb der Dokumente habe sich rapide verringert, weil keine manuellen Eingaben mehr vorgenommen werden müssen. Die Vorteile liegen auf der Hand Mit der leichteren Aktualisierbarkeit, geringeren Fehlerquote und höheren Transparenz der Organigramme liegen die größten Vorteile klar auf der Hand. Darüber hinaus ist auch die Suchfunktion des org.managers ein echtes Highlight des Produktes, weil es diese Funktionalität so bisher nicht gab. Eine weitere Optimierung ist das einheitliche Layout der Organigramme: „Heute sind alle Datenfelder identisch angelegt und enthalten die gleichen, einheitlichen Informationen.“ So konnte selbst das Corporate Design von Gerling umgesetzt werden. „Da sich die Mitarbeiter über die neu erstellten Organigramme in der Unternehmensstruktur wiederfinden, erfolgt über den org.manager auch eine Qualitätssicherung der Struktur“, findet Sommerfeld lobende Worte. ÜBER INGENTIS 1997 als Team aus sechs IT-Spezialisten gegründet, ist die Ingentis Softwareentwicklung GmbH mit Sitz in Nürnberg heute eines der innovativsten Dienstleistungsunternehmen der deutschen IT-Branche. Das Leistungsspektrum umfasst sowohl die Entwicklung individueller und maßgeschneiderter Unternehmensanwendungen – beispielsweise zur Ablaufautomatisierung oder dem Informationsmanagement – als auch das Softwareengineering von Datenbanken und Internet-/Intranetapplikationen. Besonderes Highlight ist der von Ingentis in Kooperation mit der KWP entwickelte org.manager, der zur automatisierten Organigramm-Erstellung dient. Als Plug-and-play-Lösung bietet der org.manager eine direkte SAP-Anbindung sowie offene Datenschnittstellen für praktisch alle Personalwirtschaftssysteme. Zu den namhaften Kunden der Ingentis GmbH zählen unter anderem Hewlett Packard, Siemens AG, Stadt Nürnberg, Raab Karcher Baustoffe GmbH, DATEV eG, Ernst Meck GmbH und andere. KONTAKT Ingentis Softwareentwicklung GmbH Thomas Eichinger Breslauer Str. 396, 90471 Nürnberg Tel.: 0911/989759-0; Fax: -99 eMail: te@ingentis.de www.ingentis.de Agentur Denkfabrik Jörg Wassink Pastoratstr. 6, 50354 Hürth Tel.: 02233/6117-75; Fax: -71 eMail: wassink.denkfabrik@meetbiz.de www.agentur-denkfabrik.de
09. Dez 2003

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