Optimierung des Kundenzahlungsverhaltens: Unternehmen mit 10 Mrd. Umsatz erzielen Einsparungen von 35,8 Mio. pro Jahr

Führungskräfte von World-Class Finanzabteilungen bringen ihre Kunden dazu, ihre Rechnungen um nahezu 30 % schneller zu bezahlen als Unternehmen mit durchschnittlicher Performance. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Studie „Book of NumbersTM“ von The Hackett Group, einem strategischen Beratungsunternehmen und Tochterunternehmen von Answerthink (NASDAQ: ANSR). Demzufolge kann ein durchschnittliches Unternehmen bei einem 10 Milliarden US-Dollar Umsatz per Saldo pro Jahr über 35,8 Mio. US-Dollar einsparen. Dies ist durch Reduzieren der Days Sales Outstanding (DSO) möglich. DSO ist ein Standardmaß und bezeichnet die Anzahl der Tage, die ein Kunde zum Zahlen einer Rechnung benötigt. Aus der Hackett-Studie geht hervor, dass Unternehmen mit World-Class Finanzabteilungen ihre DSO in den vergangenen drei Jahren erheblich reduzieren konnten. Im gleichen Zeitraum erzielten Unternehmen mit durchschnittlicher Performance lediglich leichte Fortschritte. Eine wesentliche Strategie von World-Class Unternehmen besteht darin, die Anzahl fehlerhafter Rechnungen zu reduzieren, um jeglichen Grund für verzögerte Zahlungen auszuschließen. Zusätzlich haben die World-Class Finanzabteilungen durch den Einsatz von Hackett-Certified™ Practices, wie etwa einer optimierten Kosten- und Preisanalyse und einem beschleunigten Zahlungsverkehr, ihre Effizienz und Effektivität erhöht. Die von World-Class Finanzabteilungen mit diesen Methoden erzielten Kosteneinsparungen verbessern zum einen die Profitabilität und ermöglichen zum anderen, dass mit den frei gewordenen Mitteln wichtige strategische Vorhaben finanziert werden können. “Die besten CFOs leisten heutzutage Herausragendes, um die richtige Balance zwischen Effizienz und Effektivität herzustellen. Die CFOs beweisen, dass es möglich ist, sich auf Wertschöpfung zu konzentrieren und positive Ergebniseffekte für das Unternehmen zu erzielen, indem sie dafür sorgen, dass die Kunden schneller zahlen. Gleichzeitig gelingt es ihnen, trotzdem noch alle Möglichkeiten der Kosten­reduzie­rung auszuschöpfen,“ betont Mark Krueger, Geschäftsführer von Hackett Finance Practice. „Die Botschaft für die Finanzchefs ist gleichermaßen eindeutig wie beunruhigend: Um das Überleben ihres Unternehmens sicherzustellen, dürfen sie nicht länger damit warten, Effizienzlücken zu schließen und Maßnahmen zur Effektivitätssteigerung einzusetzen. Denn mit jedem ungenutzten Tag, ziehen Chancen vorbei, die die Profitabilität ihres Unternehmens wesentlich beeinflussen könnten.“ Laut Robert Smid, Berater bei Hackett-REL, gibt es außer der Zahlungsunfähigkeit zwei Hauptgründe, warum Kunden ihre Lieferanten spät zahlen: „Entweder bestehen Streitfälle oder weil sie durch Lieferanten ‚konditioniert’ wurden. In beiden Fällen können Unternehmen erhebliche Potentiale ausschöpfen. So können sie den Prozess optimieren, indem sie die Anzahl fehlerhafte Rechnungen reduzieren. Der ‚Konditionierungsprozess’ ist komplizierter: Hier müssen Unternehmen ein besseres Verständnis für ihre Kunden und deren Einfluss auf die eigene Profitabilität entwickeln. Daraus lassen sich gezielte Inkasso-Strategien entwickeln und so die DSO deutlich senken.“ Nach Angaben von Hackett wenden World-Class Unternehmen für die Abläufe des Finanzwesens 42 % weniger auf als Unternehmen mit durchschnittlicher Performance (0,73 % des Umsatzes im Vergleich zu 1,26 %) und haben weniger Personal (63 zu 112 Angestellten, jeweils pro Milliarde Umsatz). Außerdem stiegen die Kosten für das Finanzwesen bei Unternehmen mit durchschnittlicher Performance in den vergangenen zwei Jahren um 18 % – teilweise bedingt durch Ausgaben zur Einhaltung neuer Richtlinien. World-Class Unternehmen konnten jedoch im gleichen Zeitraum die Kosten in diesem Bereich weiterhin reduzieren. Große Unterschiede bei Außenständen Vergleicht man die DSO eines World-Class Unternehmens mit denen eines Unternehmens mit durchschnittlicher Performance, so werden große Unterschiede deutlich. So berichten die Finanzabteilungen führender Unternehmen von durchschnittlichen DSO von lediglich 33 Tagen im Vergleich zu 46 Tagen bei normalen Unternehmen, was einer Differenz von 28 % entspricht (vgl. Abb. 1). Ein Beispiel verdeutlicht die Auswirkungen: Geht man von Kapitalkosten von 10 % aus, würde ein Forderungsvolumen von einer Milliarde US-Dollar täglich Betriebskapitalkosten in Höhe von 275.000 US-Dollar verursachen. Führt man diese Rechnung weiter, ergibt sich, dass ein Unternehmen mit einem Jahresertrag von 10 Milliarden US-Dollar allein dadurch Einsparungen in Höhe von 35,8 Millionen US-Dollar erzielen kann, dass es die DSO der World-Class Unternehmen erreicht. Noch aufschlussreicher sind die Hackett vorliegenden Trenddaten: Während die DSO bei Unternehmen mit durchschnittlicher Performance seit 2002 nur unwesentlich zurückgegangen sind, ist es den Finanzabteilungen führender Unternehmen gelungen, diesen Wert um 18 % zu reduzieren. Ein weiterer Erfolgsfaktor von World-Class Unternehmen ist ihr Augenmerk auf korrekte Rechnungsstellung. Dadurch unterlaufen diesen Unternehmen 75 % weniger Fakturierungsfehler als Unternehmen mit durchschnittlicher Performance (vgl. Abb. 2). Treten weniger Fehler auf, bieten sich den Kunden auch weniger Gründe die Rechnung zu beeinspruchen – einer der Hauptgründe für verspätete Zahlungen. Zwei weitere Maßnahmen können zur Reduktion der DSO beitragen: Einerseits die Einrichtung einer speziellen Mahnfunktion in der Finanzbuchhaltung, die sicherstellt, dass dem Mahnwesen insgesamt Priorität eingeräumt wird. Andererseits kann durch den Einsatz geeigneter Ablaufinstrumente der Fortschritt der Mahnaktivitäten dar­ge­stellt, mit Prioritäten belegt und überwacht werden. Im Zuge der vorgenannten Aktivitäten bedienen sich die mit der größten Effizienz arbeitenden Unter­nehmen häufig bestimmter Techniken zur Kundensegmentierung, um die Struktur ihrer Kunden, deren Zahlungsverhalten und die Auswirkungen einzelner Kundensegmente auf das Gesamtergebnis zu analysieren. Auf dieser Basis kommen bei bestimmten Kundensegmenten eigens zugeschnittene Mahnverfahren zum Einsatz. Hackett-CertifiedTM Invoice-to-Cash Practices Neben der Verringerung der DSO setzen World-Class Finanzabteilungen auf eine Reihe weiterer bewährter Vorgehensweisen im Zusammenhang mit Forderungs­manage­ment. World-Class Finanzbuchhaltungen sichern sich klare finanzielle Vorteile, indem sie beim Eintreiben von Zielkaufforderungen innerhalb der gegebenen Fristen weit effizienter sind als Unternehmen mit durchschnittlicher Performance. Das Eintreiben von Zielkaufforderungen innerhalb der gegebenen Fristen ist für Unternehmen der erste Schritt, um den Zugang zu verfügbaren Barmitteln besser vorhersehen zu können. World-Class Unternehmen bieten ihren internen Kunden darüber hinaus präzisere Kosten- und Preisanalysen. Diese sorgen in der Folge mit einer höheren Wahrscheinlichkeit für gesicherte Margen und damit letztendlich für ein höheres Vertrauen bei den Geschäftspartnern. Unmittelbar nach ihrem Eingang verbuchen World-Class Unternehmen die Zahlung schnellstmöglich auf dem richtigen Konto; nahezu einen ganzen Tag schneller als Unternehmen mit durchschnittlicher Performance. Dabei bedienen sie sich immer häufiger automatischer Funktionen zum Überweisungsabgleich. Dies führt zu einer erheblichen Verkürzung der Transaktions­zeiten. Ausblick Wie bisher dargestellt, können CFOs zweifellos zusätzliche Wert­schöpfung generieren, indem sie ihr Augenmerk auf Effizienzsteigerungen legen, die zur Reduzierung der DSO führen. Hackett empfiehlt zur Erreichung dieses Ziels die folgenden Maßnahmen: - Erweitern Sie Ihren Fokus über die Effizienz hinaus. Es genügt heute nicht mehr, dass sich CFOs auf die Verringerung der Finanzkosten beschränken. Wirkliche Wert­schöpfung wird erst durch Effektivitätssteigerungen erzielt sowie über strate­gische Verbesserungen, mit deren Hilfe das Unternehmen ausgezeichnete Renditen erwirtschaften kann. Dazu gehört auch die Reduzierung der DSO. - Verstehen Sie die mit der Reduzierung der DSO verbundenen Positiveffekte. Verschaffen Sie sich ein klares Bild davon, was Sie alles zur DSO-Reduzierung benötigen und welche Vorteile sich dadurch für das operative Geschäft Ihres Unternehmens ergeben. Nur so können tragfähige Entscheidungen auf der Basis von aussagefähigen Informationen getroffen werden. - Involvieren Sie auch andere Abteilungen in Ihre Überlegungen. Die DSO geben nicht selten auch Aufschluss über zugrunde liegende Prozesse. Will man in diesen Prozessen Verbesserungen erzielen, müssen die angestellten Über­legungen weit mehr umfassen als reine Finanzaspekte. Dazu ist die Einbindung der Geschäftsleitung genauso wichtig wie die Koordinierung von Aktivitäten über verschiedene Geschäftsfunktionen hinweg. So wird etwa der Vertrieb an der Entwicklung neuer Inkassoverfahren mitwirken wollen, sofern sich diese auf die Kunden auswirken. Liegen die Ursachen für höhere DSO in Produktion oder Versand, so sind auch diese Bereiche nicht nur in die Strategien mit einzube­ziehen, es muss ihnen auch ein Mitspracherecht bei der Zielerreichung eingeräumt werden. Pressekontakte: Lucy Turpin Communications Eva Hildebrandt / Isabelle Lissel-Erhard Prinzregentenstr. 79 81675 München Tel.: +49 (0)89 417761 -14 / -29 Hackett@LucyTurpin.com The Hackett Group Rathausplatz 1 65760 Eschborn/Frankfurt Tel.: +49 (0)6196 77726 -0 info.europe@thehackettgroup.com Über The Hackett Group Das auf Geschäftsprozesse spezialisierte Advisory-Unternehmen The Hackett Group (www.thehackettgroup.com), ein Unternehmen von Answerthink, ist Weltmarktführer in den Bereichen Best-Practices-Forschung, Benchmarking und Transformations-Beratungsdienst­leistungen. Hackett verfolgt das Ziel, es Unternehmen zu ermöglichen, World-Class Performance zu erreichen. Seit dem Zusammenschluss mit der REL Consultancy Group, einem weltweit führenden Working Capital Spezialisten, bietet Hackett seit dem Jahr 2005 zusätzlich Services im Total Working Capital Management an, um durch verbessertes Working Capital, verringerte Kosten und gesteigerte Servicequalität den Cashflow in Firmen zu verbessern. Allein in den letzten zehn Jahren konnte REL bei Kunden in über 60 Ländern mehr als 25 Mrd. US-Dollar durch optimiertes Working Capital Management freisetzen. Einzig The Hackett Group definiert „World-Class Performance“ in den Bereichen Vertrieb, Verwaltung und Supply Chain. Die Definition basiert auf empirischen Analysen, die das Unternehmen in den vergangenen 14 Jahren durch 3.500 Benchmarking-Studien bei nahezu 2.000 der weltweit führenden Unternehmen durchführte. Heute zählen 70 % der DAX-30-Unternehmen, 97 % der Dow-Jones-Industrials-Unternehmen, 77 % der Fortune 100 und 90 % des Dow-Jones-Titans-Index zu den Kunden von The Hackett Group. Weitere Informationen zu The Hackett Group finden Sie unter www.thehackettgroup.com oder wenden Sie sich per Mail an info.Europe@thehackettgroup.com.