Projektassistenz Aufgaben und Definition

 

Projektassistenz - Unterstützung für das Projektmanagement 

 

Projekte sind komplexe Unterfangen. Dutzende oder Hunderte von Mitarbeitern ziehen am selben Strang, um bestimmte Ziele zu erreichen. Alle Mitarbeiter im Projektteam haben klar definierte Aufgaben. Wie diese aussehen, hängt vom jeweiligen Projekt ab.

 

Die Aufgaben eines Projektleiters folgen einem klaren Muster: Er ist primär dafür verantwortlich Kosten zu überwachen, Termine einzuhalten und Sachziele zu erreichen. Außerdem ist er für administrative Aufgaben zuständig. Hier kommt ein professioneller Projektassistent ins Spiel.

 

Studien zeigen, dass Projektmanager bis zu 40 Prozent ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen. Das bedeutet Mehrarbeit und unnötige Zusatzkosten. Weitere Studien belegen, dass dies für über ein Drittel aller Projektmanager zu Burnout im Projekt führt. Eine überlastete Projektleitung widmet administrativen Aufgaben nicht die nötige Aufmerksamkeit. Darunter leidet die Qualität. Ein professioneller Projektassistent befasst sich gezielt mit diesen Aufgaben. Der Tagessatz einer Projektassistenz ist deutlich niedriger als der eines Projektleiters. Der Einsatz von Projektassistenten spart also Kosten und wirkt Burnout im Projektmanagement effektiv entgegen.

 

Projektmanagement ist ein Burnout-Job. Wie ein Projektassistent hilft, Burnout im Projektmanagement zu vermeiden, erfahren Sie übrigens hier.

 

Projektassistenz Aufgaben und Stellenbeschreibung

 

Im Projekt erfüllt die Projektassistenz Aufgaben mit Organisations- und Filterfunktion. Die Projektleitung legt bei Projektstart zunächst Hierarchien fest und regelt Kommunikations- und Abstimmungsprozesse. Der Projektassistent übernimmt vor allem administrative Angelegenheiten.

 

Projektorganisation:

Ein Projektassistent ist von Projektstart an verantwortlich für das Who-is-Who des Projekts. Er gibt Auskunft über die Ansprechpartner der verschiedenen Bereiche. Damit erleichtert er die Orientierung der Projektmitarbeiter und sorgt für effizientere Kommunikation. Der Projektassistent ist außerdem verantwortlich für die Vergabe von Zugangsdaten und löst hierbei auftretende Probleme zeitnah. Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf, spart Zeit und schont die Nerven der Projektleitung.

 

Projektverwaltung:

Zu Beginn und während des Projekts übernimmt die Projektassistenz Aufgaben der Projektverwaltung. Sie koordiniert zum Beispiel die Einrichtung der IT-Infrastruktur. In ihrem Verantwortungsbereich liegt es, allen Mitarbeitern die richtige Hard- und Software bereitzustellen.

 

Bei Projektbeginn werden meist hunderte von Stunden für die IT-Einrichtung verschwendet. Zu den Aufgaben eines Projektassistenten gehört es, hier den Überblick zu wahren und somit Zeit einzusparen. Neben der Vergabe von Zugangsdaten, strukturiert er den Umgang mit dem Dokumentablagesystem. Außerdem sorgt er für einheitliche Kommunikation und Archivierung. Je größer ein Projekt ist, desto mehr wird kommuniziert. Entsprechend schwierig ist es, den Überblick zu behalten. Ein Projektassistent sorgt hier für Struktur.

 

Ein Projektassistent übernimmt im Projekt auch das Budgetcontrolling und die Ressourcenverwaltung.

 

Zum einen verwaltet er die Personalressourcen: Er prüft die Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter und erfasst und bewertet Personalkosten. Gegebenenfalls erstellt er für neue Bewerber Projekt- und Stellenbeschreibungen und entsprechende Anforderungsprofile. Je nach Wissen und Erfahrung, wirkt ein Projektassistent auch an der Teamzusammensetzung oder dem Hinzuziehen externer Spezialisten mit.

 

Auch Sachressourcen verwaltet der Projektassistent. Er regelt die Nutzung von Besprechungsräumen und sorgt dafür, dass alle Projektmitarbeiter die nötigen Softwarelizenzen bekommen. Außerdem ist er an der allgemeinen Kostenplanung beteiligt und hilft beim Differenzieren der Teilprojekte, Arbeitsblöcke und Arbeitspakete. Soweit nötig, übernimmt er die Rechnungskontrolle und überwacht die Aktivitäten externer Dienstleister. Über kleinere Ausgaben entscheidet der Projektassistent eigenverantwortlich. Durch diese effiziente Verwaltung wird die gesamte Kostensituation transparent. Die Projektassistenz kann durch die Zuarbeit der Projektassistenz Aufgaben schnell erledigen und fundiert über nötige Investitionen entscheiden.

 

Gemeinsam mit der Projektleitung erarbeitet die Assistenz außerdem die Agenda für Projektmeetings. Anschließend kümmert sie sich um die Einladung der Mitarbeiter. Sie erstellt Präsentationen und übernimmt die Durchführung und Moderation des Projektmeetings. Ebenso fällt ihr die Nachbereitung des Meetings in Form von Protokollen und Ergebnisdokumentation zu. Im Projekt übernimmt die also auch die Projektassistenz Aufgaben einer Führungskraft

 

Ein Projektassistent oder eine Projektassistentin ist im Projekt eine unverzichtbare Unterstützung für die Projektleitung und Ansprechpartner für das Projektteam. Sie erleichtert den Job aller Projektmitarbeiter. Nach Projektabschluss sorgt ein Projektassistent für das Ausstellen der Teammitglieder, archiviert sämtliche Dokumente und sorgt für deren Übergabe an den Kunden.

 

Wie Sie durch professionelle Projektassistenz bis zu 40 Prozent der Kosten im Projekt sparen, erfahren Sie übrigens hier. 

 

Projektassistenz Aufgaben – Anforderungen und Karrieremöglichkeiten

 

Die Anforderungen an Projektassistenten im Jahr 2016 sind hoch. Eine akademische Ausbildung und tiefgreifende Kenntnisse der gängigen Office-Programme sind obligatorisch. Projektleiter erwarten von ihrer Assistenz Grundkenntnisse des Projektmanagements. Idealerweise bringt ein Projektassistent bereits eigene Erfahrungen im Projektmanagement mit.

 

Für einen erfolgreichen Projektabschluss sind vertrauensvolle Zusammenarbeit und effiziente Kommunikation zwischen Projektleitung und Assistenz unverzichtbar. Für einen Projektassistenten ist eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit zwingend erforderlich. Im Jahr 2016 sind Social Skills gefragt wie nie.

 

Die hohen Anforderungen bringen vielfältige Karrieremöglichkeiten mit sich. Zwar sind die Kernaufgaben einer Projektassistenz am Anfang großteils administrativer Natur. Mit zunehmender Erfahrung übernimmt ein Projektassistent jedoch operative Aufgaben und gewinnt an fachlicher Kompetenz. Einer späteren Karriere im Projektmanagement steht somit nichts im Wege.

 

Fazit

 

Ein Projektassistent oder eine Projektassistentin ist die ideale Unterstützung für den Projektleiter. Sie hilft bei der Projektplanung und beim Projektcontrolling. Das erleichtert die Projektarbeit und führt zu einem schnelleren Projektabschluss. Ein Projektassistent arbeitet eng mit dem Projektmanagement zusammen und verbessert die Kommunikation mit dem Projektteam.

 

Für Unternehmen bedeutet ein Projektassistent insgesamt niedrigere Kosten, höhere Effizienz ihres Projektmanagements und bessere Ergebnisse. Für das Projektmanagement bedeutet ein Projektassistent eine unverzichtbare Unterstützung und niedrigere Belastung durch administrative Tätigkeiten. Für Projektassistenten bietet der Job große Verantwortung und vielfältige Karrieremöglichkeiten. Die Tätigkeit kann je nach Größe und Anforderungen des Projekts in Teilzeit oder Vollzeit ausgeführt werden.

 

In Anbetracht der Vorteile für alle Beteiligten ist Projektassistenz im Projektmanagement im Jahr 2016 nicht mehr wegzudenken.

 

Vermittlung professioneller Projektassistenz

 

intelliExperts ist spezialisiert auf die Vermittlung professioneller Projektassistenten und gehört in diesem Bereich zu den führenden Agenturen in Deutschland. In einem speziellen Auswahlverfahren filtern wir für Sie passgenau die richtige Assistenz. Unsere Projektassistenten unterstützen Ihr Projektmanagement bei der Projektplanung und helfen bei der Projektarbeit. Für Ihr Projekt bedeutet dies niedrigere Kosten, bessere Ergebnisse und einen schnelleren Abschluss.

 

Weitere Informationen über unser Angebot und das Potential von Projektassistenten im Projektmanagement finden Sie auf unserer Website.

 

Kontakt

Falk Janotta, Geschäftsführer

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