Pressemitteilungen richtig formulieren

Pressemitteilungen sind die Sprachrohre, die uns helfen, die richtigen Menschen zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen zu erreichen. Sie sind der Türöffner zu Medienberichterstattung, Kundenbindung und dem Aufbau einer starken Markenpräsenz. Wie Sie die ganze Kraft der Pressemitteilung nutzen können, erfahren Sie in unserem neusten Blogartikel.

Zielgerichtete Kommunikation: Wer ist Ihr Publikum?

Diese Frage ist entscheidend, um den Erfolg Ihrer Mitteilung sicherzustellen. Bei der Verfassung einer Pressemitteilung sollten Sie sowohl die Leser als auch die Journalisten im Blick behalten. Journalisten sind wichtige Multiplikatoren. Fallen Sie in dieser Gruppe positiv auf, haben Sie die Chance, Ihre Informationen in einem unabhängigen Medium zu lesen. Die Informationen sind dadurch deutlich glaubwürdiger als bei einem offensichtlich selbst veröffentlichten Text. Aber Journalisten sind nicht die eigentliche Zielgruppe Ihrer Mitteilung. Ihr Hauptaugenmerk liegt auf den Lesern, also den Endnutzern Ihrer Botschaft. Daher müssen Sie auch im Presseportal bereits Ihre Hauptzielgruppe ansprechen und überzeugen.

Tiefgreifendes Verständnis Ihrer Zielgruppe

Eine gründliche Analyse Ihrer Zielgruppe ist unerlässlich, um ihre Bedürfnisse, Interessen und Erwartungen zu verstehen. Welche Informationen sind für sie relevant? Welche Sprache und Tonalität spricht sie an? Indem Sie diese Fragen beantworten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Pressemitteilung genau auf die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Zielgruppe zugeschnitten ist.

•  Definieren Sie Ihre Zielgruppe klar und präzise.
• Sammeln Sie relevante Informationen über Ihre Zielgruppe, wie demografische Daten, Interessen, Verhaltensweisen und Präferenzen.
• Führen Sie eine Marktforschung durch, um ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Zielgruppe zu gewinnen.
• Nutzen Sie Tools wie Umfragen, Kundenfeedback und Datenanalyse, um wertvolle Einblicke zu erhalten.
• Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse und Interessen Ihrer Zielgruppe, um Ihre Botschaft entsprechend anzupassen.
• Passen Sie den Ton und die Sprache Ihrer Pressemitteilung an die Bedürfnisse und das Wissen Ihrer Zielgruppe an.
• Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen können und welche Call-to-Action am effektivsten sein könnte.
• Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Zielgruppenanalyse, um sicherzustellen, dass Ihre Pressemitteilungen immer zielgerichtet und relevant sind.

Formulieren Sie für Ihre Leser

Die Sprache Ihrer Texte muss passend zu Ihrer Zielgruppe gewählt werden. Oft lesen Sie Ratschläge, nach denen Fachbegriffe grundsätzlich vermieden oder erklärt werden müssen. Aber das stimmt nicht immer. Wenn Sie beispielsweise eine technische Neuerung in der IT-Branche bekanntgeben möchten, sollten Sie eine sachliche und präzise Sprache verwenden, die technisch versierte Leser anspricht. Zu viele Erklärungen oder zu einfache Sprache stellen hier Ihr Licht unter den Scheffel.
Denken Sie daran, dass Ihre Pressemitteilung nicht nur informieren, sondern auch Interesse wecken und eine Handlungsaufforderung enthalten sollte. Indem Sie Ihre Zielgruppe kennen und gezielt ansprechen, können Sie die Wirksamkeit Ihrer Pressemitteilung steigern und eine stärkere Resonanz erzielen.

Struktur einer wirkungsvollen Pressemitteilung

Der Aufbau einer erfolgreichen Pressemitteilung folgt einem klaren und prägnanten Muster. Die Überschrift dient als Blickfang, gefolgt von einem Teaser, der die Neugier der Leser wecken soll. Die Absätze sollten maximal 150 bis 300 Wörter umfassen, um die Informationen leicht verdaulich zu präsentieren. Zwischenüberschriften können die Aufmerksamkeit lenken und den Text auflockern. Daher gelten Zwischenüberschriften zurecht als ein absolutes „Muss“ in einem guten Pressetext.

Braucht der Text einen Call to action?

Viele Ratgeber setzen den Call-to-action als sinnvolle Ergänzung einer Pressemitteilung voraus. Doch dieser Kniff, Leser zu bestimmten Handlungen zu animieren, passt besser zu anderen Textarten. Eine Pressemitteilung versucht möglichst seriös glaubhafte Informationen an die Öffentlichkeit zu bringen. Ein werblicher Aufruf würde diese Seriosität stören. Bleiben Sie bei sachlichen Ausführungen und sparen Sie die (durchaus sinnvollen) Call-to-actions für andere Veröffentlichungen auf.

Kontaktdaten und Datumsangabe

Das Datum und die Kontaktdaten werden bei Portalderwirtschaft.de immer mit angegeben. Sie müssen diese also nicht zusätzlich im Hauptteil Ihrer Veröffentlichung einfügen. Sinnvoller ist es, Ihr Unternehmensprofil vollständig auszufüllen und eventuell auch mit Logo und Bildergalerie zu vervollständigen. Ihr Logo erscheint dann auch in der Auflistung aller Pressemitteilungen neben der Überschrift und dem Teaser.

Auf diese Weise erscheint Ihr Text professionell und für den Leser angenehm anzuschauen. Inhalt und Kontaktdaten sind klar voneinander getrennt. Sie können sich ganz auf das Wesentliche konzentrieren.

Die richtige Länge der Pressemitteilung

Die Pressemitteilung sollte eine Gesamtlänge von mindestens 300 Wörtern haben, jedoch nicht über 1000 Wörter hinausgehen. Kürzere Texte haben meist nicht genug Substanz, um als relevant erkannt zu werden. Überlegen Sie noch einmal genau, was Sie den Lesern mitteilen wollen und welche Hintergrundinformation hierfür relevant sein könnte. Längere Texte überfordern dagegen die Aufmerksamkeit vieler Leser. Am Bildschirm liest es sich schlicht anstrengender als in einem Buch. Wahrscheinlich können Sie den einen oder anderen Absatz deutlich kürzen. Wenn nicht, reicht der Inhalt vermutlich aus, um gleich zwei voneinander unabhängige Pressemitteilungen zu veröffentlichen.

Ein Bild sagt mehr als, ach Sie wissen schon

Bilder sind ein essentieller Bestandteil einer Pressemitteilung und können dazu beitragen, das visuelle Interesse zu wecken und den Text zu verstärken. Ein Foto im Querformat ist ideal, da es sich harmonisch in Online-Publikationen und gedruckte Medien einfügt. Um ein ansprechendes visuelles Element zu gewährleisten, ist es ratsam, auf professionelles Material oder hochwertige Stockfotos zurückzugreifen.
Bei der Auswahl des Motivs ist es wichtig, dass es zur Botschaft der Pressemitteilung passt. Das Bild sollte die Kernbotschaft unterstützen oder das beschriebene Ereignis, Produkt oder die Dienstleistung veranschaulichen. Es sollte visuell ansprechend sein und beim Betrachter eine positive Wirkung erzeugen. Vermeiden Sie Bilder, die verwirrend, unklar oder irrelevant sind.
Achten Sie auf die Qualität des Bildes. Es sollte eine ausreichend hohe Auflösung haben, um eine klare Darstellung zu gewährleisten, und gut beleuchtet sowie scharf sein. Bilder haben die Kraft, den Text einer Pressemitteilung aufzulockern, die visuelle Anziehungskraft zu steigern und das Interesse der Leser weiter zu erhöhen. Wählen Sie daher sorgfältig passende und hochwertige Bilder aus, um die Wirkung Ihrer Pressemitteilung zu verstärken.

Wenn Sie besondere Bildformate oder Effekte einfügen möchten, buchen Sie unseren Einstellservice. Wir können das HTML für Sie entsprechend einstellen.

Wann ist ein guter Zeitpunkt für eine Pressemitteilung?

Natürlich immer dann, wenn Sie etwas zu berichten haben. Doch manchmal gehen die Neuigkeiten ein wenig unter. Dann gilt es, einen passenden Zeitpunkt für eine Erinnerung zu finden. Waren Sie mit Ihrem Produkt der Zeit ein wenig voraus? Dann verfolgen Sie die Trends und starten Sie einen neuen Versuch, wenn die Öffentlichkeit soweit ist. Haben Sie zum Beispiel im letzten Sommer eine Innovation in Sachen Heizung auf den Markt gebracht? Verfolgen Sie die Diskussion zum Thema Heizungsgesetz genau, und bringen Sie Ihre Innovation noch einmal ins Gespräch. Einen falschen Zeitpunkt kann es für eine Veröffentlichung kaum geben. Wenn der erste Zeitpunkt zu früh war, kommt eine neue Gelegenheit, die Sie ebenfalls ergreifen können.
Beachten Sie dabei immer auch die Jahreszeiten und andere wiederkehrende Ereignisse. Mit Heizungen liegen sie zum Beispiel im frühen Herbst richtig, wenn die Heizungen erstmals eingeschaltet werden. Wenn Sie Ihre Kunden von bestimmten Energieträgern unabhängig machen, suchen Sie zu jeder Preiserhöhung nach dem Licht der Öffentlichkeit. Mit einem kostenlosen Standardprofil bei PortalDerWirtschaft.de können Sie bis zu sechs Pressemitteilungen pro Jahr veröffentlichen. Nutzen Sie das aus, denn für eine gut funktionierende Öffentlichkeitsarbeit ist das gerade einmal das Minimum.

Follow-Up nach der Veröffentlichung

Nachdem Sie Ihre Pressemitteilung veröffentlicht haben, endet Ihr Engagement hier nicht. Ein professionelles Follow-Up ist entscheidend, um den Erfolg Ihrer Pressemitteilung zu maximieren. Bei Anfragen von Journalisten oder Redakteuren sollten Sie immer schnell und transparent reagieren. Dies zeigt nicht nur Ihre Professionalität, sondern stärkt auch die Beziehung zu Medienvertretern. Halten Sie alle relevanten Informationen bereit und seien Sie auf eventuelle Nachfragen vorbereitet. Ein proaktiver Ansatz, wie das Anbieten von zusätzlichen Interviews oder Hintergrundinformationen, kann zudem Ihr Medienecho erheblich verbessern.

Entwicklung einer Langzeitstrategie für Pressemitteilungen

Eine einzelne Pressemitteilung kann schon viel bewirken, aber der wahre Wert zeigt sich in einer durchdachten Langzeitstrategie. Planen Sie Ihre Pressemitteilungen im Voraus und denken Sie darüber nach, wie sie sich in Ihr allgemeines Kommunikationskonzept einfügen. Bei wiederkehrenden Mitteilungen, etwa zu Quartalsergebnissen oder regelmäßigen Produktankündigungen, sollten Sie Konsistenz in Format und Tonalität wahren. Dies schafft ein vertrautes Bild in den Medien und bei Ihrer Zielgruppe. Überlegen Sie auch, wie sich Ereignisse in Ihrem Unternehmen oder in der Branche auf Ihre Pressemitteilungsplanung auswirken könnten und bleiben Sie flexibel genug, um auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können.

Inhalte vorausplanen

Sie können das Veröffentlichungsdatum Ihrer Pressemitteilung frei wählen. Mit einem Datum in der Zukunft können Sie exakt bestimmen, wann die Inhalte auf den vorderen Plätzen landen. Sie haben einen Premium-Account? Dann ist der Zeitpunkt beliebig wählbar. Die Pressemitteilung wird automatisch zum gewünschten Zeitpunkt freigegeben. Alle anderen müssen beachten, dass jemand aus unserem Team die Meldung prüfen muss, bevor die Freigabe erfolgt.

Eine Veröffentlichung zum Wochenende muss also rechtzeitig vor Redaktionsschluss eingestellt werden.

Übrigens: Nicht jede Ihrer Veröffentlichungen auf PortalDerWirtschaft.de muss eine Pressemitteilung sein. Sie können hier auch Blogartikel, Anleitungstexte oder sogar WhitePaper einstellen. Wählen Sie das Format, das am besten zu Ihrem  Content-Marketing-Konzept passt.