Warum Projektassistenz im Projektmanagement?

Zeit ist in den meisten Projekten knapp. Gleichzeitig ist der Verlauf eines Projekts aufgrund seiner Komplexität schwer einschätzbar. Die Verantwortlichen erwarten qualitativ hochwertige Ergebnisse bei überschaubaren Kosten. Und dies in einer vorgegebenen Zeit. Jedes Projekt bringt Qualitäts-, Kosten- und Terminrisiken mit sich. Die Zeit und Ressourcen der Projektleitung sind begrenzt, sie kann nicht alle Risiken abdecken. Diese Risiken im Projekt zu minimieren, ist jedoch nicht schwer: Professionelle Projektassistenz im Projektmanagement verbessert die Ergebnisse, senkt die Kosten und spart bis zu 40 Prozent der benötigten Zeit.

Projektassistenz sichert Projektqualität

Beim Abwickeln von Projekten dreht sich alles um Effizienz. Es ist wichtig, Entscheidungen schnell und zielführend zu treffen und Prozesse rechtzeitig aufeinander abzustimmen. Dies ermöglicht dem Team, Aufgaben planmäßig zu erledigen. Der Erfolg eines Projekts steht oder fällt mit der Leistungsfähigkeit seines Managements. Entscheidungen zu treffen und Prozesse zu koordinieren, ist hier jedoch nicht der einzige Job. Das Projektmanagement ist auch dafür verantwortlich, das Projekt zu dokumentieren. Dies kostet wertvolle Zeit und Nerven. Wegen zeitlicher Engpässe fällt es einem Projektleiter ohne Assistenz häufig schwer, den eigentlichen Job fristgerecht und in geforderter Qualität zu erfüllen. Die Folgen für das Unternehmen sind Zeitverlust und Mehrkosten in Form von Überstunden. Falsche Entscheidungen im Projektmanagement wegen Überlastung sind keine Seltenheit. Die Betroffenen haben mit Stress, schlechter Stimmung oder Burnout zu kämpfen. Während die Kosten im Management steigen, sinkt die Motivation. Dies gefährdet die Qualität. Eine freiberufliche Projektassistenz entlastet das Projektmanagement in administrativen Aufgaben.

Projektassistenz beugt Burnout vor

Studien zufolge sehen Projektleiter in Deutschland Burnout im Projektmangement als größte Gefahr für ein Projekt an. Mehr als ein Drittel fühlt sich regelmäßig ausgebrannt. Das hat Erschöpfung und sinkende Effizienz zur Folge. Für die Mehrheit der Betroffenen ist zu hohe Belastung im Job der Grund ihres Burnouts. Dies führt im Projekt zu höheren Kosten und Unsicherheit. Befragungen zeigen, dass 40 Prozent dieser Belastung durch administrative Aufgaben entsteht. Diesen Job übernimmt ein freiberuflicher Projektassistent bei deutlich niedrigeren Kosten.

Wie sich Burnout im Projektmanagement verhindern lässt, erfahren Sie übrigens hier.

Projektassistenz Aufgaben im Projektmanagement

Was macht also ein Projektassistent? Die Erwartungen sind hier in den letzten Jahren stark gestiegen: Der Job entspricht nicht mehr dem einer besseren Sekretärin. Heute stehen persönliche Kompetenzen wie unternehmerisches Denken, Organisationstalent und die Übernahme von Verantwortung im Vordergrund. Ein guter Projektassistent ist belastbar und selbstständig. Während die Projektleitung das Projekt plant und führt, behält die Assistenz den Überblick über die Gesamtorganisation. Sie ist verantwortlich für kleinere Teilaufgaben, die sie eigenständig erledigt. Anfragen an die Projektleitung filtert und ordnet sie nach Priorität. Solche die sie nicht selber bearbeiten kann, leitet sie weiter. Die Assistenz ist somit Schnittstelle zwischen Team und Projektleiter. Diese Filterfunktion entlastet das Management.

Alles was Sie zum Thema Aufgaben einer Projektassistenz wissen müssen, erfahren Sie übrigens hier.

Projektassistenz spart Zeit und Kosten

Ein guter Projektassistent übernimmt also bis zu 40 Prozent der Aufgaben im Projekt. Da die Tagessätze des Managements deutlich höher sind als die einer Projektassistenz, sind hier große Einsparungen möglich. Neben dem finanziellen Vorteil ist die frei gewordene Zeit des Projektmanagers von hohem Wert: Die Projektleitung erledigt ihren Job und wendet sich weiteren Herausforderungen zu. Das Ergebnis ist ein früherer Projekterfolg.

Die Vermittlung von Projektassistenz ist Pionierarbeit

Umfragen zeigen, dass die meisten Projektleiter sich die Zusammenarbeit mit einem Projektassistenten gut vorstellen können. Trotzdem steht dem Projektmanagement in den meisten Projekten kein Projektassistent zur Seite. Im Bereich Projektassistenz ist die Vermittlung trotz bestehendem Interesse noch nicht sehr entwickelt. Bei Dienstleistern wie GULP finden sich zwar Stellenangebote für jeden Job im Projekt. Der Fokus liegt dort jedoch nicht auf Projektassistenz. Wir sehen es als Pionierauftrag, diese Lücke zu schließen und unseren Teil zu Ihrem Projekterfolg beizutragen.

Was kostet ein Projektassistent?

Die Kosten für einen professionellen Assistenten richten sich nach Ihren Anforderungen. Wie viel ein Assistent verdient, ist abhängig von der gewünschten Qualifikation und dem Projekt. Ein geeigneter Projektassistent erledigt administrative Aufgaben jedoch günstiger als ein Manager. Die Kosten für Ihr Projekt sinken also deutlich. Gleichzeitig entlasten Sie Ihre Projektleitung. Wie viel Geld Projektassistenz tatsächlich spart, zeigt unser simples Rechenbeispiel.

Unternehmensprofil

intelliExperts ist spezialisiert auf die Vermittlung professioneller Projektassistenten und gehört in diesem Bereich zu den führenden Agenturen in Deutschland. In einem speziellen Auswahlverfahren filtern wir für Sie passgenau die richtige Assistenz. Zu unserem Service gehört die Erstellung von detaillierten Profilen, die wir in internationalen Datenbanken speichern. Dies ermöglicht uns, garantiert passende Kandidaten zu vermitteln. In München, Frankfurt, Hamburg oder weltweit. Auch kurzfristig.

Weitere Informationen über unser Angebot und das Potential von Projektassistenten im Projektmanagement finden Sie auf unserer Website.

Autor: Aaron Niemeyer, Marketing und PR

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